Die Digitalisierung beschäftigt Unternehmen weltweit schon eine ganze Weile. Im Grunde beschreibt Digitalisierung die Erfassung analoger Daten und deren Umwandlung in ein digitales Format. Sie verbessert damit geschäftliche und soziale Prozesse und ermöglicht eine effizientere Durchführung im Unternehmen. Das typischste Beispiel ist hier wohl das Einscannen unzähliger Dokumente für den digitalen Gebrauch.
Mehr zum Thema Digitalisierung finden Sie in unserem Blog „Was ist Digitalisierung?„.
Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Mit der Digitalisierung durchschreiten Unternehmen die wohl größte Veränderung der letzten Zeit. Das digitale Arbeiten bietet Unternehmen einen maßgeblichen Schub an Effizienz und viele weitere damit zusammenhängende Veränderungen.
Arbeit und Ressourcen
Mit der Digitalisierung werden viele Unternehmensprozesse automatisiert und von Robotern uns Software übernommen. Die Ressource „Mensch“ rückt damit in der ausführenden Tätigkeit in den Hintergrund und kümmerst sich eher um die Koordination von Prozessen.
Bildung
Gerade in den letzten Jahren wurde im Bereich Bildung viel in Richtung Digitalisierung verändert. Durch die anhaltende Pandemie waren viele Bildungsinstitute wie Schulen oder Universitäten dazu gezwungen, ihre Lehrmethoden in kürzester Zeit auf ein Fernlehr-Modell zu ändern. So wurden Schüler und Studenten zuhause unterrichtet und sogar Arbeiten und Klausuren wurden teilweise remote durchgeführt.
Kommunikation
Wurden noch vor ein paar Jahren viele Meetings in dafür vorgesehenen Büroräumen durchgeführt, trifft man sich heute eher in Microsoft Teams, Zoom und Co. Kollegen sind mit nur einem Klick angerufen und das digitale Meeting ist zum Standard geworden. Auch nach dem Hoch der Pandemie halten viele Unternehmen an dieser Art der Unternehmenskultur fest, da sie den Vorteil davon direkt erfahren haben.
8 Vorteile der Digitalisierung
1 – Zeitliche und örtliche Flexibilität
Mit der Digitalisierung erhält vor allem das „Remote-Arbeiten“ Einzug in die Arbeitswelt. Arbeit wo und wann Du willst. Für viele Arbeitnehmer heißt das: Weniger Zeit für An- und Abfahrt vom Büro. Mehr Zeit für Familie und andere Tätigkeiten am Tag. Einige Arbeitnehmer nutzen dies auch, um ihre Arbeitszeiten zu ändern und mehr an ihr Leben anzupassen – und arbeiten einfach Abends oder Nachts. All das trägt einen großen Teil zur Work-Life-Balance und der Zufriedenheit der Arbeiter statt. Arbeitnehmer erfreuen sich hingegen zum Teil über Einsparungen im Büro, z.B. geringere Mietkosten durch Auflösung von Büros oder bei laufenden Kosten wie Heizkosten oder Verpflegung.
2 – Erweiterung des Angebots
Gerade kleinere Unternehmen leiden unter den Marktgiganten, die zum Teil innerhalb weniger Stunden Produkte direkt vor die Haustür liefern. Mit der Digitalisierung erhalten insbesondere KMUs die Chance, auf dem Online-Markt mitzumischen. Online-Shops lokaler Betriebe ermöglichen einen nationalen oder sogar internationalen Verkauf ihrer Produkte und damit eine Vervielfachung des Umsatzes. Neben haptischen Produkten können auch Dienstleistungen wie Beratung oder Kundenbetreuung auf Webseiten oder mit Videokonferenzen angeboten werden.
3 – Schnellere Datenverarbeitung
Viele wichtige Unterlagen werden heute zentral auf Servern verwaltet und sind sowohl vom Büro als auch von Unterwegs oder Zuhause immer zugreifbar. Oft werden solche Zugriffe durch einen VPN gesperrt, was einen sicheren Zugriff problemlos möglich macht. Ob man lediglich auf ein Dokument zugreifen möchte oder etwas speichern oder herunterladen muss – heute ist das alles Sekunden bis Minuten möglich.
4 – Weniger bürokratischer Aufwand
Dokumente, insbesondere Verträge, wurden vor einigen Jahren noch standardmäßig ausgedruckt, zu entsprechenden Meetings mitgebracht, unterschrieben und dann von beiden Parteien abgelegt. Alternativ wurde hier auch der postalische Weg gewählt. Beide Varianten benötigen unnötig Zeit und verlangsamen damit Arbeitswege. Mit der Digitalisierung kamen Verbesserungen wie digitale Signaturen und Online-Formulare in den Umlauf. Das erleichtert gerade Arbeitsprozesse im Bereich der Verwaltung, die nun in Echtzeit stattfindet.
5 – Schneller Datenaustausch unter Kollegen
USB-Sticks, File-Uploads, Emails – Alles Möglichkeiten zum Datenaustausch, die entweder eine Übergabe vor Ort benötigen oder starke Limitierungen mit sich bringen. Mit Software wie Microsoft Teams, Skype oder Zoom können wichtige Unterlagen in Sekunden mit Kollegen geteilt und bearbeitet werden.
6 – Besserer Kundenservice
Es gibt viele Maßnahmen, Kunden von sich zu überzeugen und damit an sich zu binden. Eine davon ist ein guter Kundenservice. Mit Maßnahmen wie Chat Bots oder automatisierte Emails erhalten Kunden reaktionsschnelle Antworten auf ihre Anfragen und umgehen damit lange Warteschleifen am Telefon oder den Weg in’s Geschäft.
7 – Platzsparende Archivierung
Digitale Daten benötigen kein Büro, keine Aktenschränke oder ähnliches. Sie werden auf zentral auf dem Unternehmensserver gespeichert oder direkt in die Cloud geladen und haben damit keinen physischen Einfluss auf die Größe von Büros.
8 – Neue Produkte
Durch die Digitalisierung ist eine Vielzahl neuer Produkte auf den Markt gekommen. Mindestens genau so groß ist die Anzahl an Produkten, die durch die Digitalisierung noch ermöglicht werden. Angebote wie Online-Kurse, neue Software, Apps oder Streaming-Angebote sind nur ein kleiner Teil der potenziellen Produkte. Ein wichtiges Merkmal vieler neuer Produkte ist, dass die dafür benötigten Aufwände relativ gesehen gering sind durch die heute vorhandenen Möglichkeiten, diese anzubieten, wie beim Beispiel der Online-Kurse.
Herausforderungen der Digitalisierung
Neben vielen Vorteilen, die durch die Digitalisierung Einzug in Unternehmen gefunden haben, werden einigen Unternehmen dadurch aber auch Steine in den Weg gelegt. Da ist zum einen der „Zwang“ zur Veränderung. Wer nicht mit der Digitalisierung geht, wird von der Konkurrenz abgehängt. Dieser Schritt bedeutet aber gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen, die kein internes Team stellen können, einen enormen Aufwand. Meist haben diese Unternehmen darüber hinaus sehr starre Strukturen und Abläufe, aus denen sie nur sehr schwer herauskommen. Doch Veränderung bedeutet in diesem Fall Fortschritt und dieser Weg muss heute oder in Zukunft gegangen werden. Ein externer Dienstleister kostet zwar Geld, holt diese Kosten aber durch die Optimierung von Unternehmensprozessen und eine bessere Platzierung am Arbeitsmarkt sehr schnell wieder raus.
Aber auch die Kriminalität bekommt durch die Digitalisierung neue Möglichkeiten, an Unternehmen und deren Daten zu bekommen. Gerade in Zeiten von Cloud-Diensten ist es wichtig, die eigene Infrastruktur durch eine effiziente IT-Sicherheit abzudecken, aber auch die genutzten Dienstleister und Software zu durchleuchten, bevor man kritische Daten speichert.
Digitalisierung – lohnt sich das?
Auch, wenn die Digitalisierung des eigenen Unternehmens mit Aufwand und Kosten verbunden ist – es lohnt sich auf jeden Fall. Besser gesagt: Wer diesen Schritt jetzt startet, ist seiner Konkurrenz Voraus. In einigen Jahren wird das Digitalisierte Unternehmen der Standard sein und wer dann noch auf veraltete Technologien setzt, wird schlicht und einfach vom Markt abgehängt. Wie bei der Marktdurchdringung für ein bestimmtes Produkt ist es auch bei der Digitalisierung wichtig, früh mitzumischen, um Nischen ausnutzen zu können und sich einen Vorsprung zur Konkurrenz aufzubauen.
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