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Die Digitalisierung beschäftigt Unternehmen weltweit seit geraumer Zeit. Digitalisierung beschreibt im Wesentlichen die Erfassung analoger Daten und deren Umwandlung in ein digitales Format. Sie verbessert geschäftliche und soziale Prozesse und ermöglicht eine effizientere Umsetzung im Unternehmen. Ein typisches Beispiel ist die Digitalisierung von Dokumenten.
Mehr zum Thema Digitalisierung finden Sie in unserem Blog „Was ist Digitalisierung?„.
Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Mit der Digitalisierung durchschreiten Unternehmen die wohl größte Veränderung der letzten Zeit. Das digitale Arbeiten bietet Unternehmen einen maßgeblichen Schub an Effizienz und viele weitere damit zusammenhängende Veränderungen.
Arbeit und Ressourcen
Mit der Digitalisierung werden viele Unternehmensprozesse automatisiert und von Robotern und Software übernommen. Die Ressource „Mensch“ rückt in der ausführenden Tätigkeit in den Hintergrund und kümmerst sich um die Koordination von Prozessen.
Bildung
Gerade in den letzten Jahren hat sich im Bildungsbereich viel in Richtung Digitalisierung verändert. Durch die anhaltende Pandemie waren viele Bildungseinrichtungen wie Schulen oder Universitäten gezwungen, ihre Lehrmethoden innerhalb kürzester Zeit auf ein Fernlernmodell umzustellen. So wurden Schüler und Studenten zu Hause unterrichtet und auch Arbeiten und Prüfungen wurden teilweise aus der Ferne geschrieben.
Kommunikation
Wurden noch vor ein paar Jahren viele Meetings in dafür vorgesehenen Büroräumen durchgeführt, trifft man sich heute eher in Microsoft Teams, Zoom und Co. Kollegen sind mit nur einem Klick angerufen und das digitale Meeting ist zum Standard geworden. Auch nach dem Hoch der Pandemie halten viele Unternehmen an dieser Art der Unternehmenskultur fest, da sie den Vorteil davon direkt erfahren haben.
8 Vorteile der Digitalisierung
1 – Zeitliche und örtliche Flexibilität
Mit der Digitalisierung hält vor allem das „Remote Working“ Einzug in die Arbeitswelt. Arbeiten, wo und wann man will. Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bedeutet das: weniger Zeit für den Weg ins Büro und zurück. Mehr Zeit für die Familie und andere Aktivitäten am Tag. Einige Arbeitnehmer nutzen diese Möglichkeit auch, um ihre Arbeitszeiten zu ändern und besser an ihr Leben anzupassen – indem sie einfach abends oder nachts arbeiten. All dies trägt wesentlich zur Work-Life-Balance und zur Zufriedenheit der Arbeitnehmer bei. Auf der anderen Seite freuen sich die Arbeitnehmer über Einsparungen bei den Bürokosten, z.B. geringere Mietkosten durch den Wegfall von Büroräumen oder bei den laufenden Kosten wie Heizung oder Verpflegung.
2 – Erweiterung des Angebots
Gerade kleinere Unternehmen leiden unter den Marktgiganten, die zum Teil innerhalb weniger Stunden Produkte direkt vor die Haustür liefern. Mit der Digitalisierung erhalten insbesondere KMUs die Chance, auf dem Online-Markt mitzumischen. Online-Shops lokaler Betriebe ermöglichen einen nationalen oder sogar internationalen Verkauf ihrer Produkte und damit eine Vervielfachung des Umsatzes. Neben haptischen Produkten können auch Dienstleistungen wie Beratung oder Kundenbetreuung auf Webseiten oder mit Videokonferenzen angeboten werden.
3 – Schnellere Datenverarbeitung
Viele wichtige Dokumente werden heute zentral auf Servern verwaltet und sind jederzeit vom Büro, von unterwegs oder von zu Hause aus zugänglich. Oft sind diese Zugänge durch ein VPN abgesichert, so dass ein sicherer Zugriff problemlos möglich ist. Ob man nur auf ein Dokument zugreifen möchte, etwas abspeichern oder herunterladen muss – all dies ist heute innerhalb von Sekunden oder Minuten möglich.
4 – Weniger bürokratischer Aufwand
Vor einigen Jahren wurden Dokumente, insbesondere Verträge, noch standardmäßig ausgedruckt, zu den entsprechenden Sitzungen mitgebracht, von beiden Seiten unterschrieben und dann abgelegt. Alternativ wurde der Postweg gewählt. Beide Varianten kosten unnötig Zeit und verlangsamen damit die Arbeitsabläufe. Mit der Digitalisierung kamen Verbesserungen wie digitale Signaturen und Online-Formulare auf. Dies erleichtert gerade im Bereich der Verwaltung die Arbeitsprozesse, die nun in Echtzeit ablaufen.
5 – Schneller Datenaustausch unter Kollegen
USB-Sticks, Datei-Uploads, E-Mails – alles Möglichkeiten des Datenaustauschs, die entweder eine Übergabe vor Ort erfordern oder mit starken Einschränkungen verbunden sind. Mit Software wie Microsoft Teams, Skype oder Zoom können wichtige Dokumente in Sekundenschnelle mit Kollegen geteilt und bearbeitet werden.
6 – Besserer Kundenservice
Es gibt viele Maßnahmen, Kunden von sich zu überzeugen und damit an sich zu binden. Eine davon ist ein guter Kundenservice. Mit Maßnahmen wie Chat Bots oder automatisierte Emails erhalten Kunden reaktionsschnelle Antworten auf ihre Anfragen und umgehen damit lange Warteschleifen am Telefon oder den Weg ins Geschäft.
7 – Platzsparende Archivierung
Digitale Daten benötigen kein Büro, keine Aktenschränke oder ähnliches. Sie werden auf zentral auf dem Unternehmensserver gespeichert oder direkt in die Cloud geladen und haben damit keinen physischen Einfluss auf die Größe von Büros.
8 – Neue Produkte
Die Digitalisierung hat eine Vielzahl neuer Produkte auf den Markt gebracht. Mindestens ebenso groß ist die Zahl der Produkte, die durch die Digitalisierung noch möglich werden. Angebote wie Online-Kurse, neue Software, Apps oder Streaming-Angebote sind nur ein kleiner Teil der potenziellen Produkte. Ein wichtiges Merkmal vieler neuer Produkte ist, dass der Aufwand für ihre Erstellung durch die heute vorhandenen Möglichkeiten, sie anzubieten, relativ gering ist, wie im Beispiel der Online-Kurse.
Herausforderungen der Digitalisierung
Neben vielen Vorteilen, die durch die Digitalisierung Einzug in Unternehmen gefunden haben, werden einigen Unternehmen dadurch aber auch Steine in den Weg gelegt. Da ist zum einen der „Zwang“ zur Veränderung. Wer nicht mit der Digitalisierung geht, wird von der Konkurrenz abgehängt. Dieser Schritt bedeutet aber gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen, die kein internes Team stellen können, einen enormen Aufwand. Meist haben diese Unternehmen darüber hinaus sehr starre Strukturen und Abläufe, aus denen sie nur sehr schwer herauskommen. Doch Veränderung bedeutet in diesem Fall Fortschritt und dieser Weg muss heute oder in Zukunft gegangen werden. Ein externer Dienstleister kostet zwar Geld, holt diese Kosten aber durch die Optimierung von Unternehmensprozessen und eine bessere Platzierung am Arbeitsmarkt sehr schnell wieder raus.
Aber auch die Kriminalität bekommt durch die Digitalisierung neue Möglichkeiten, an Unternehmen und deren Daten zu bekommen. Gerade in Zeiten von Cloud-Diensten ist es wichtig, die eigene Infrastruktur durch eine effiziente IT-Sicherheit abzudecken, aber auch die genutzten Dienstleister und Software zu durchleuchten, bevor man kritische Daten speichert.
Digitalisierung – lohnt sich das?
Es lohnt sich, auch wenn die Digitalisierung des eigenen Unternehmens mit Aufwand und Kosten verbunden ist. Besser gesagt: Wer diesen Schritt jetzt geht, ist der Konkurrenz einen Schritt voraus. In wenigen Jahren wird das digitalisierte Unternehmen Standard sein und wer dann noch auf veraltete Technologien setzt, wird schlichtweg vom Markt verdrängt. Wie bei der Marktdurchdringung eines Produktes ist es auch bei der Digitalisierung wichtig, frühzeitig dabei zu sein, um Nischen zu nutzen und sich einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz aufzubauen.
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