8 Uhr morgens. Der Computer startet, der Posteingang füllt sich. Drei neue Aufträge per E-Mail – alle mit PDF-Anhang. Eine Kollegin ruft an: Im CRM hat sich eine Kundenadresse geändert, die auch ins ERP übertragen werden muss. Parallel kommen zwei neue Bewerbungen über das Webformular, die in SharePoint abgelegt und an die Personalabteilung weitergeleitet werden sollen. Dabei hat der Tag gerade erst begonnen. Solche Szenen erleben wir nicht selten bei unseren Kundinnen und Kunden. Der Datenfluss zwischen Systemen wie CRM, ERP oder Microsoft 365 ist zwar technisch möglich, erfolgt aber oft noch manuell. Informationen werden per E-Mail verschickt, in Excel-Listen übertragen oder per Copy & Paste zwischen den Anwendungen hin- und hergeschoben.

Ausgangslage: Manuelle Datentransfers bremsen Prozesse und Menschen

Kennen Sie das Gefühl, wertvolle Zeit mit dem Jonglieren von Daten zwischen verschiedenen Systemen zu verbringen? Ob Kundeninformationen im CRM, Bestelldaten im ERP oder Formulare in Microsoft 365 – oft fließen die Informationen nicht so reibungslos, wie sie sollten. Stattdessen sind manuelle Arbeitsschritte an der Tagesordnung. Viele Unternehmen und Organisationen berichten uns von genau diesem Problem. Informationen, die eigentlich zentral zur Verfügung stehen sollten, werden mühsam von Hand in andere Systeme übertragen. Ein typisches Beispiel: Die aktuellen Kontaktdaten eines Kunden im CRM müssen separat im ERP-System gepflegt werden. Der Weg dorthin? Häufig eine E-Mail mit den aktualisierten Informationen, gefolgt von manueller Eingabe. Auch die Bearbeitung eingehender Bestellungen, die als PDF-Anhang im Postfach landen, kostet wertvolle Zeit.

Die Datei muss manuell geöffnet, geprüft, gespeichert und in das Bestellsystem übertragen werden. Und wer kennt es nicht: Informationen aus internen Formularen in Microsoft Forms oder SharePoint landen in einer E-Mail und müssen dann manuell in Excel-Listen oder SharePoint-Tabellen eingetragen werden. Diese manuellen Prozesse erscheinen auf den ersten Blick nicht gravierend. In der Summe kosten sie wertvolle Arbeitszeit Ihrer Fachkräfte, die sie für ihre eigentlichen Kernaufgaben benötigen. Zudem steigt mit jedem manuellen Schritt das Risiko von Übertragungsfehlern, die wiederum zu Ineffizienzen und potenziellen Problemen führen können. Einige unserer Kunden haben uns berichtet, wie dadurch sogar wichtige Freigabeprozesse ins Stocken gerieten, was sich letztlich negativ auf die Reaktionszeiten gegenüber ihren Kunden auswirkte.

Automatisierung als Ausweg: Was Power Automate ermöglicht

Genau hier setzt Microsoft Power Automate an – als zentraler Bestandteil der Microsoft Power Platform. Die Plattform wurde entwickelt, um regelbasierte Prozessautomatisierung einfach und skalierbar umzusetzen – und zwar systemübergreifend, ohne aufwendige Schnittstellenprogrammierung und ohne lange Vorlaufzeiten. Power Automate ermöglicht es, digitale Workflows zu definieren, die manuelle Schritte durch automatisierte Aktionen ersetzen. Statt beispielsweise E-Mails mit Bestellungen manuell zu öffnen und den Inhalt in eine Excel-Tabelle zu übertragen, übernimmt ein Power-Automate-Flow diese Aufgaben automatisch: Er analysiert die E-Mail, extrahiert relevante Informationen aus dem Anhang, übergibt die Daten in strukturierter Form an ein ERP-System und archiviert die E-Mail revisionssicher in SharePoint.

Ein weiteres Beispiel: Über Microsoft Forms eingereichte Formularinhalte können automatisch geprüft, validiert und an die zuständigen Teams weitergeleitet werden. Gleichzeitig können automatisch Benachrichtigungen generiert, Aufgaben im Microsoft Planner angelegt oder Datensätze in CRM-Systemen aktualisiert werden – ohne manuellen Eingriff. Ein wesentlicher Vorteil: Die Plattform bietet hunderte Konnektoren zu Standardlösungen, darunter Microsoft 365, SAP, Salesforce, ServiceNow und viele mehr. So lassen sich unterschiedlichste Anwendungen und Services miteinander verbinden – schnell, sicher und transparent. Darüber hinaus kann Power Automate mit dem AI Builder erweitert werden, wodurch Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch intelligent gesteuert werden können. Beispielsweise kann Power Automate:

Texte in PDFs oder Bildern erkennen (OCR),
Inhalte automatisch kategorisieren,
Entscheidungsbäume auf Basis historischer Daten abbilden oder
Vorschläge zur nächsten Prozessaktion liefern.

So entsteht eine neue Form der Prozessautomatisierung – intelligent, flexibel und zukunftssicher. Unternehmen gewinnen nicht nur an Geschwindigkeit, sondern auch an Transparenz, Datenkonsistenz und Entlastung ihrer Teams.

Anwendungsbereiche: Wo Automatisierung wirklich wirkt

Power Automate lässt sich vielfältig einsetzen. Besonders häufig profitieren Unternehmen von folgenden automatisierten Szenarien:

Synchronisation von CRM- und ERP-Daten

Änderungen in Kundenstammdaten oder neue Aufträge werden automatisiert zwischen den Systemen abgeglichen – in Echtzeit, fehlerfrei und nachvollziehbar.

Integration mit Microsoft 365

Automatisches Übertragen von Informationen aus Formularen (z.B. Microsoft Forms) in SharePoint-Listen, Teams-Kanäle oder Outlook.

Automatisierte Formularverarbeitung

Daten aus Onlineformularen werden direkt strukturiert gespeichert, mit Metadaten versehen und an die relevanten Systeme oder Teammitglieder weitergeleitet.

E-Mail-basierte Bestellabwicklung

Bestellungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch analysiert, relevante Informationen extrahiert und in SharePoint oder ERP-Systeme überführt.

Integration mit SAP

Beispielsweise für die Übergabe von Finanz- oder Bestelldaten: Power Automate verbindet SAP-Systeme sicher und effizient mit Microsoft- oder Drittanwendungen.

🛠 Anbindung externer Plattformen

Ob Salesforce, Dropbox, ServiceNow oder andere Tools – durch vordefinierte Konnektoren lassen sich externe Systeme nahtlos einbinden.

🔔 Automatische Benachrichtigungen

Fällt etwa der Lagerbestand unter einen definierten Schwellenwert, wird automatisch eine Nachricht an die zuständige Fachkraft in Microsoft Teams ausgelöst.

Praxisnah gedacht: Wie automatisierte Datenflüsse den Alltag verändern

Schon die Automatisierung weniger, aber häufig genutzter Prozesse kann spürbare Effekte haben. Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen erhält regelmäßig E-Mails mit Bestellungen. Statt diese manuell zu sichten, zu kopieren und im ERP-System zu erfassen, übernimmt Power Automate die komplette Prozesskette – inklusive Archivierung, Weiterleitung und Auftragserstellung. Ein anderes Szenario: In der Personalabteilung gehen Bewerbungsformulare über ein Webportal ein.

Power Automate legt jede Bewerbung direkt im richtigen SharePoint-Ordner ab, benachrichtigt den zuständigen Ansprechpartner per E-Mail und erstellt auf Wunsch automatisch einen ersten Prüfbericht. Die gemeinsame Erkenntnis aus diesen Anwendungsfällen: Automatisierung entlastet nicht nur die IT – sie bringt spürbare Verbesserungen für alle Fachbereiche. Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich mit Power Automate konkrete, wiederkehrende Prozesse automatisieren lassen – schnell implementiert, klar strukturiert und wirtschaftlich sinnvoll. Alle Szenarien basieren auf typischen Herausforderungen, wie sie in mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen täglich auftreten.

Use Case	Beschreibung	Vorteile
Automatisierte Kundendatenaktualisierung	Änderungen im CRM (z. B. Adressänderung) werden automatisch ins ERP-System übertragen.	Konsistenter Datenbestand, keine Doppelerfassung, geringere Fehlerquote
Lead-Management via Webformulare	Neue Leads aus Onlineformularen werden automatisch erfasst, validiert, kategorisiert und ins Vertriebssystem überführt.	Schnellere Reaktionszeiten, strukturierter Vertriebsprozess, klare Zuweisung
Vollautomatisierter Bestelleingang per E-Mail	Bestelldaten aus E-Mail-Anhängen werden automatisch extrahiert, in SharePoint gespeichert und ins ERP überführt.	Weniger manuelle Bearbeitung, Zeitersparnis, verbesserte Datenqualität
Intelligente Dokumentenablage	Vertragsanhänge werden automatisiert gespeichert, mit Metadaten versehen und archiviert – inkl. Folgeaktionen.	Revisionssichere Ablage, transparente Dokumentation, effizientere Verwaltung
Automatisierte Benachrichtigungen bei Schwellenwerten	SAP-Schwellenwertüberschreitungen lösen automatisch eine Teams-Nachricht an verantwortliche Mitarbeitende aus.	Schnelles Handeln, höhere Prozesssicherheit, Entlastung durch Automatisierung

Der messbare Mehrwert: Warum sich Automatisierung lohnt

Die Vorteile automatisierter Datenflüsse sind längst nicht mehr nur technischer Natur – sie wirken sich direkt auf betriebliche Kennzahlen aus:

Produktivitätssteigerung durch geringere Bearbeitungszeiten
Kostenersparnis durch Vermeidung redundanter Arbeitsschritte
Skalierbarkeit bei wachsendem Volumen ohne Personalaufstockung
Datenqualität und Konsistenz durch standardisierte Prozesse
Transparenz und Nachvollziehbarkeit dank lückenlos dokumentierter Abläufe

Grenzen kennen – und trotzdem profitieren

Wie bei jeder Technologie gilt auch für Automatisierungswerkzeuge wie Microsoft Power Automate: Nicht jeder Geschäftsprozess ist automatisch ein idealer Kandidat für eine vollständige, durchgängige Automatisierung. Es gibt typische Einschränkungen, die einer vollständigen Automatisierung entgegenstehen oder diese erschweren können. Dazu zählen beispielsweise:

Hohe Komplexität: Prozesse mit einer Vielzahl von Sonderfällen und Ausnahmen, deren Logik sich nur mit sehr hohem Aufwand oder gar nicht vollständig digital abbilden lässt.
Sehr geringe Latenztoleranzen: Anwendungen, die eine extrem schnelle Reaktion erfordern, wie sie typischerweise in sicherheitskritischen Systemen oder Echtzeitumgebungen notwendig sind. Hier kann die durch Automatisierungswerkzeuge bedingte Latenz ein Ausschlusskriterium sein.
Unstrukturierte oder nicht digitalisierte Eingangsdaten: Informationen, die in Form von handschriftlichen Dokumenten, Bildern oder freitextlichen Eingaben vorliegen und nicht maschinell gelesen und verarbeitet werden können.
Altsysteme ohne geeignete Schnittstellen: Systemlandschaften mit Legacy-Anwendungen, die keine modernen, standardisierten Programmierschnittstellen (APIs) für die systemübergreifende Kommunikation bereitstellen.

Doch selbst in diesen Fällen bedeutet dies nicht das Ende der Automatisierungsbestrebungen. Oft können auch hier Teilautomatisierungen, hybride Ansätze (eine Kombination aus menschlichen und automatisierten Schritten) oder der ergänzende Einsatz spezifischer Technologien (z. B. KI für Dateninterpretation, RPA für die Interaktion mit Altsystemen) sinnvolle “Brücken” schlagen und dennoch signifikante Effizienz- oder Qualitätssteigerungen erzielen. Eine gründliche und fundierte Analyse des jeweiligen Systems und Prozesses ist daher unerlässlich, um das tatsächliche Automatisierungspotenzial realistisch zu bewerten und den optimalen Automatisierungsgrad sowie die passenden Werkzeuge oder Ansätze zu identifizieren.

Zukunftssichere Prozesse beginnen mit durchdachter Automatisierung

In unseren Projekten zeigt sich immer wieder: Automatisierung ist dann am wirkungsvollsten, wenn sie konkrete Entlastung im Alltag bringt. Wenn keine E-Mails mehr manuell sortiert werden müssen, keine Excel-Listen mehr doppelt gepflegt werden müssen – und endlich wieder Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt. Viele unserer Kundinnen und Kunden starten mit einem klaren Ziel: weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Struktur. Und stellen schnell fest: Schon kleine Automatisierungen können große Wirkung entfalten – ob im Vertrieb, in der Verwaltung oder im Personalbereich. Entscheidend für uns: Wir setzen dort an, wo der Schuh drückt – nah an den Prozessen, gemeinsam mit den Teams. So entstehen Lösungen, die nicht nur technisch gut sind, sondern auch im Alltag funktionieren.

Mein Credo auch hier: „keepITsimple – aber smart“. Mit den richtigen Ansätzen können Unternehmen ihre digitale Transformation beschleunigen und echten, nachhaltigen Mehrwert generieren – für ihre Kunden und für die eigenen Teams.s.