Wie modernisiert man einen über 20 Jahre alten Prozess und senkt gleichzeitig die Kosten? Ein veraltetes System und steigende Lizenzkosten zwangen unseren Kunden, den Dienstreiseprozess zu überdenken. Durch die maßgeschneiderte Integration der Microsoft Power Platform konnten wir ein optimiertes, kostensparendes System schaffen, das sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt. Lesen Sie, wie unsere Lösung die Effizienz deutlich gesteigert hat.

Ausgangssituation: Die Herausforderung – ein veraltetes System ohne Zukunftsperspektive

Die bestehende Dienstreiseanwendung des Kunden, die auf der Plattform Lotus Notes lief, war nicht nur technologisch veraltet, sondern auch kostenintensiv geworden. Mit der Übernahme von Lotus Notes durch einen neuen Eigentümer waren die Lizenzgebühren für den Betrieb der Anwendung drastisch gestiegen. Gleichzeitig entsprach die Plattform weder den modernen Anforderungen an Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, noch konnte sie mit den heutigen Standards an IT-Sicherheit und Effizienz mithalten. Um dem steigenden Druck und den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, war für unseren Kunden klar: Eine neue Lösung musste her, die nicht nur die Kosten senkt, sondern auch die Mitarbeitenden mit einem benutzerfreundlichen, modernen System unterstützt.

Projektziel: Effizienzsteigerung durch nahtlose Microsoft-Integration

Das Hauptziel des Projekts bestand darin, den gesamten Dienstreiseprozess auf eine Microsoft-basierte Umgebung umzustellen. Dabei wurde auf die Power Platform gesetzt, eine flexible und skalierbare Lösung, die das Potenzial hat, viele administrative Hürden zu beseitigen. Die Anwendung sollte es den Mitarbeitenden ermöglichen, Dienstreiseanträge intuitiv zu erstellen und in Echtzeit zu verfolgen – bis hin zur Abrechnung. Ziel war es, nicht nur den Prozess zu digitalisieren, sondern eine Lösung zu entwickeln, die den Anwendern eine deutliche Zeitersparnis bietet und eine genaue Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte ermöglicht. Dank der Microsoft-Integration sollte das System zudem eng mit den täglich genutzten Tools wie Teams und Outlook verknüpft sein, so dass relevante Benachrichtigungen und Status-Updates direkt dort angezeigt werden, wo die Mitarbeitenden arbeiten.

Unsere Lösung: Umfassende Prozessoptimierung durch gezielte MS-Anbindung

Die Umstellung auf ein neues System ist immer eine Herausforderung – vor allem, wenn jahrzehntealte Prozesse abgelöst werden. Wir starteten daher mit einer gründlichen Ist-Analyse, um den gesamten Prozess der bisherigen Anwendung in Lotus Notes zu durchdringen. Dabei kristallisierten sich zentrale Pain Points heraus, die wir im neuen System gezielt adressierten.

Unsere Lösung baute auf einer Kombination von PowerApps, Power Automate, Dataverse, SharePoint und den kollaborativen Werkzeugen Microsoft Teams und Outlook auf. Im Detail:

• PowerApps diente uns als Grundlage für eine maßgeschneiderte Benutzeroberfläche, die Anträge schnell und einfach erstellt und zur Genehmigung weitergeleitet werden kann.
• Power Automate übernahm die Automatisierung der Prozessschritte, sodass Routineaufgaben wie Genehmigungen und Erinnerungen den Mitarbeitenden sofort angezeigt werden. Hierdurch entfällt der manuelle Aufwand und Entscheidungen werden sofort an die richtigen Stellen weitergeleitet.
• Dataverse und SharePoint dienen als zentrale Speicherorte für alle relevanten Daten. Dies bietet nicht nur eine hohe Übersichtlichkeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Daten DSGVO-konform und sicher verfügbar sind.
• Mit der Integration von Teams und Outlook haben wir den Informationsfluss weiter optimiert: Die Anwendenden erhalten automatisch Benachrichtigungen und Status-Updates zu ihren Dienstreiseanträgen und -abrechnungen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

Mit diesem Ansatz konnten wir eine intuitive, reibungslose Benutzererfahrung schaffen, die sich perfekt in den Arbeitsalltag unserer Kunden einfügt und die Notwendigkeit für umständliche manuelle Schritte eliminiert.

Konkreter Mehrwert für den Kunden: Zeitersparnis und Kostenreduktion im Alltag

Für den Kunden bedeutet die neue Dienstreiseanwendung mehr als nur eine Modernisierung. Durch die Ablösung der alten Lotus-Notes-Lösung konnte er die Lizenzkosten signifikant senken und den Prozess grundlegend vereinfachen. Der Dienstreiseprozess ist nun vollständig digitalisiert, schneller und transparenter als je zuvor:

• Kostensenkung: Die Ablösung der Lotus-Notes-Anwendung spart erhebliche Lizenzgebühren und entlastet damit das Budget nachhaltig.
• Prozessvereinfachung und Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung und Vereinheitlichung der Prozessschritte werden Dienstreiseanträge nun effizienter genehmigt und abgerechnet. Manuelle Schritte und Fehlerquellen wurden minimiert, was den Mitarbeitenden mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten lässt.
• Verbesserte Transparenz und Echtzeit-Status: Jeder Mitarbeitende kann den Status seiner Dienstreiseanträge jederzeit einsehen. Auch die Buchhaltung hat einen klaren Überblick über den gesamten Prozess, was die Abrechnungen beschleunigt und die Nachverfolgbarkeit deutlich vereinfacht.

Die Microsoft Power Platform in Aktion: Die richtige Technologie für moderne Dienstreiseprozesse

Die Microsoft Power Platform mit ihren Modulen PowerApps, Power Automate, SharePoint, Dataverse, Teams und Outlook bot die ideale Grundlage, um den Dienstreiseprozess vollständig zu digitalisieren und zu optimieren. Mit einer maßgeschneiderten Oberfläche und automatisierten Prozessen bietet das System heute nicht nur eine intuitive Benutzerführung, sondern auch ein Höchstmaß an Flexibilität. Der Dienstreiseprozess läuft nun reibungslos und ist jederzeit anpassbar, so dass das Unternehmen problemlos auf zukünftige Anforderungen und Veränderungen reagieren kann. Die moderne Lösung hat sich im täglichen Einsatz bewährt und stellt für den Kunden einen echten Wettbewerbsvorteil dar – die Arbeitsabläufe sind schlanker, die Effizienz höher und die Kosten geringer.

Fazit: Mehr Effizienz, weniger Aufwand – und ein echter Mehrwert für den Kunden

Durch die Einführung der neuen Dienstreiseanwendung konnte das Unternehmen seine Prozesse modernisieren, Kosten senken und die Effizienz steigern. Die Mitarbeitenden profitieren von einer intuitiven und benutzerfreundlichen Lösung, das Unternehmen von einer besseren Kontrolle und Transparenz des Reiseantragsprozesses. Mit der Migration von Lotus Notes auf die Microsoft Power Platform haben wir dem Kunden eine Lösung an die Hand gegeben, die seine Arbeitsprozesse nachhaltig vereinfacht und zukunftssicher macht. Die Investition in eine moderne, integrierte Lösung zahlt sich jeden Tag aus und hilft dem Unternehmen, die internen Abläufe spürbar zu verbessern. Wenn auch Sie darüber nachdenken, Ihre Altsysteme durch moderne Technologien wie die Microsoft Power Platform abzulösen, sprechen Sie uns an. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre Anforderungen und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse – von der Antragstellung bis zur Abrechnung.