Täglich E-Mails manuell sortieren, Anhänge speichern und dabei nichts übersehen – das kostet Zeit und Nerven. Mit Microsoft Power Automate können Sie diesen Routineprozess jedoch mühelos automatisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eingehende E-Mails samt Anhängen automatisch erkennen, sortieren und ablegen. Das ist ideal für Teams in den Bereichen Projektarbeit, Vertrieb und Verwaltung. Mit Microsoft Power Automate lässt sich genau dieser Routineprozess zuverlässig automatisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einen Flow erstellen, der:

• neue E-Mails mit Anhang erkennt,
• die Anhänge je nach Dateiformat automatisch in SharePoint speichert,
• die E-Mail verschiebt
• und sie als gelesen markiert.

Welche Funktionen bietet der Flow genau?

Die folgende Automatisierung wird exemplarisch umgesetzt:

1. Eine neue E-Mail trifft im Posteingang ein.
2. Der Flow prüft, ob ein Anhang vorhanden ist.
3. Der Anhang wird abhängig vom Format (z. B. PDF) in einen passenden SharePoint-Ordner gespeichert.
4. Die E-Mail wird verschoben und als gelesen markiert.

Der Prozess wurde im Rahmen unseres Webinars zu Power Automate demonstriert: Der Vorgang lief innerhalb von Sekunden durch, die PDF-Datei wurde korrekt gespeichert und die E-Mail automatisch verarbeitet.  Wenn täglich zahlreiche E-Mails mit Anhängen im Posteingang landen, wird das manuelle Sichten, Speichern und Ablegen schnell zur zeitraubenden Routine. Die Gefahr: Wichtige Informationen können übersehen, falsch abgelegt oder verspätet bearbeitet werden. Mit Microsoft Power Automate lässt sich dieser wiederkehrende Prozess effizient automatisieren. In diesem Kapitel erhalten Sie eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung, die den Ablauf praxisnah und nachvollziehbar macht. Sie lernen, wie eingehende E-Mails automatisch erkannt, Anhänge je nach Dateityp gespeichert, die Nachrichten verschoben und als gelesen markiert werden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schafft auch mehr Struktur und Zuverlässigkeit im Arbeitsalltag – ideal für Teams im Vertrieb, in der Projektarbeit oder in der Verwaltung. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie den Flow schnell und unkompliziert selbst einrichten – und direkt davon profitieren können.

1. Flow erstellen

• Gehen Sie zu Power Automate
• Melden Sie sich an, falls Sie das noch nicht getan haben.
• Klicken Sie auf „Meine Flows“ > „+ Neuer Flow“ > „Automatisierter Cloud-Flow“

• Vergeben Sie einen Namen, z. B. „E-Mail-Anhänge speichern“
• Wählen Sie als Trigger: „Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3)“. Hier ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Version V3 ausgewählt wird, da diese für Office 365 Outlook geeignet ist.

2. Anhang abrufen

• Klicken Sie auf „+ Neuer Schritt“ und fügen Sie die Aktion „Anlage abrufen V2“ hinzu.
• Geben Sie als Eingabe die Nachrichten-ID der E-Mail an, suchen Sie nach „Nachrichten-ID” und wählen Sie diese aus.
• Geben Sie anschließend die Anlagen-ID der E-Mail ein und suchen Sie nach „Anlagen-ID“. Wählen Sie diese aus.
• Sowohl die Nachrichten-ID als auch die Anlagen-ID beziehen sich auf eindeutige Kennungen innerhalb von E-Mails. Die Nachrichten-ID ist eine eindeutige Kennung für eine bestimmte E-Mail-Nachricht, die Anlagen-ID eine eindeutige Kennung für eine einzelne Anlage innerhalb einer E-Mail.

3. Dateityp prüfen

• Klicken Sie in Ihrem Flow auf „Aktion hinzufügen”. Durch das Hinzufügen einer Steuerung kann nun folgende Bedingung hinzugefügt werden: (z. B. „Anlagename endet mit ‚.pdf‘“ – damit wird geprüft, ob es sich um eine PDF-Datei handelt).
• In Power Automate können Sie eine Bedingung (Condition) verwenden, um den Ablauf eines Flows abhängig von bestimmten Werten oder Prüfungen zu steuern (z. B. ob der Betreff einer E-Mail ein bestimmtes Wort enthält oder in unserem Fall, ob der Name einer Anlage mit .pdf endet). Eine Bedingung können Sie hinzufügen, indem Sie nach der Aktion „Bedingung“ (engl. „Condition“) suchen oder innerhalb der Aktionsgruppe „Steuerung“ (engl. „Control“) die entsprechende Option auswählen.
• Geben Sie im linken Feld (Wert auswählen) den Anlagennamen als Wert ein. Wählen Sie anschließend als Bedingung „endet auf“ aus und tragen Sie im rechten Feld „.pdf“ ein.
• Mit dieser Bedingung stellen wir sicher, dass Anlagen, deren Name auf .pdf endet (also PDF-Dateien), anders verarbeitet werden als andere Dateitypen.

4. Datei in SharePoint speichern

Power Automate erstellt eine Bedingung mit zwei Wegen: einen für den Fall, dass die Bedingung zutrifft (“Wenn ja”), und einen für den Fall, dass sie nicht zutrifft (“Wenn nein”).

• Wenn ja:
  • Aktion hinzufügen und als Aktion „Datei erstellen“ (SharePoint)

So gehen Sie vor

Webseitenadresse: Wählen Sie die gewünschte SharePoint-Seite aus.
Dateipfad: Navigieren Sie zum gewünschten Ordner, z. B. Dokumente/Webinar Anlagen/PDFs.
Dateiname: Tragen Sie hier den Namen der Anlage ein.
Dateninhalt (ContentBytes):
Hier wird die Dateigröße in Byte angegeben. Der Wert enthält den Dateiinhalt als Base64-codierten Text.
Dieser wird automatisch generiert, wenn eine Anlage abgerufen wird – zum Beispiel aus einer E-Mail – und kann anschließend verwendet werden, um die Datei z. B. in SharePoint neu zu erstellen.

Hinweis:
Falls die Datei nicht im gewünschten Ordner gespeichert wird, wiederholen Sie den Vorgang – diesmal mit einem alternativen Pfad, z. B. Documents/Others.

5. E-Mail verschieben und als gelesen markieren

• Mit + die Aktion„E-Mail verschieben V2“ hinzufügen.
  • Der Zielort ist der von Ihnen ausgewählte Archivordner.
• Mit + die Aktion „Als gelesen oder ungelesen markieren“ hinzufügen.

Test und Kontrolle

Um sicherzustellen, dass der Flow korrekt zwischen PDF-Dateien und anderen Anhängen unterscheidet und sie im richtigen OneDrive-Ordner speichert, führen Sie den folgenden Test aus:

1. Testvorbereitung:

• Erstellen Sie zwei Test-E-Mails:
  • E-Mail 1 mit einem PDF-Anhang (z. B. „Rechnung.pdf“)
  • E-Mail 2 mit einem anderen Dateityp, z. B. „Bild.jpg“ oder „Daten.xlsx“
• Stellen Sie sicher, dass:
  • Die OneDrive-Ordner „PDF files“ und „Other files“ vorhanden sind.
  • Der Flow aktiviert ist.

2. Testdurchführung:

1. Senden Sie E-Mail 1 (mit PDF-Anhang) an das Postfach.
2. Warten Sie, bis der Flow automatisch ausgelöst wird (Power Automate braucht höchstens eine Minute).
3. Überprüfen Sie bitte:
   • Wurde die PDF-Datei im richtigen OneDrive-Verzeichnis „PDF files“ gespeichert?
   • Wurde die E-Mail als gelesen markiert?
4. Wiederholen Sie den Vorgang mit E-Mail 2 (nicht-PDF-Anhang).
5. Überprüfen Sie dann erneut:
   • Wurde die Datei im Verzeichnis „Other files“ gespeichert?
   • Wurde auch diese E-Mail als gelesen markiert?

Alle Abläufe können Sie im Power Automate-Dashboard unter „Ausführungsverlauf“ transparent einsehen.

Klein starten, aber groß profitieren

Mit wenigen Bausteinen in Power Automate automatisieren Sie einen typischen Büroprozess, sparen täglich Zeit und schaffen Ordnung im Posteingang. Der gezeigte Flow ist flexibel erweiterbar, z. B. durch:

• eine automatische Benachrichtigung in Microsoft Teams, sobald wichtige Dokumente wie Verträge, Angebote oder Kundenanfragen eingehen
• eine Integration in Ihr CRM, sodass Anhänge automatisch in der jeweiligen Kundenakte abgelegt werden
• eine dynamische Ordnerstruktur nach Projektname oder Datum

Was auf den ersten Blick wie ein kleiner technischer Helfer wirkt, kann im Arbeitsalltag einen großen Unterschied machen.
Mit nur wenigen Schritten in Power Automate lässt sich der oft mühsame Prozess der Bearbeitung von E-Mails mit Anhängen vollständig automatisieren. Was früher manuell und mit hohem Zeitaufwand sowie Fehlerpotenzial erledigt werden musste, läuft nun zuverlässig im Hintergrund – ganz ohne zusätzliches Zutun. Sie sparen nicht nur täglich wertvolle Zeit, sondern schaffen zugleich mehr Struktur, reduzieren Stress und minimieren das Risiko, wichtige Dokumente zu übersehen.

Besonders praktisch: Der gezeigte Flow ist kein starres Konstrukt, sondern lässt sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.
Vielleicht möchten Sie beispielsweise automatisch eine Benachrichtigung in Microsoft Teams erhalten, sobald eine neue PDF eintrifft. Oder Sie benötigen eine direkte Integration in Ihr CRM-System, um Anhänge gleich der richtigen Kundenakte zuzuordnen. Auch eine dynamische Ordnerstruktur – z. B. basierend auf Projektname oder Eingangsdatum – ist problemlos möglich.

Mein Schlussfolgerung: Der Einstieg ist leicht, die Möglichkeiten sind vielfältig. Automatisierung beginnt nicht bei komplexen Großprojekten, sondern bei kleinen, konkreten Schritten, die im Alltag sofort Wirkung zeigen. Gerade diese „Quick Wins“ schaffen Akzeptanz im Team und machen Lust auf mehr. Wenn Sie diesen Flow in Ihrem Unternehmen nutzen oder individuell weiterentwickeln möchten, sind wir gerne für Sie da. Gemeinsam schauen wir, was zu Ihren Prozessen passt, und setzen Lösungen um, die Sie wirklich entlasten. Melden Sie sich einfach – wir freuen uns auf den Austausch!

Sie möchten diesen Flow für Ihr Unternehmen aufbauen oder erweitern lassen?

Sie wünschen sich effizientere E-Mail-Prozesse oder wollen Power Automate gezielt in Ihrem Arbeitsalltag nutzen? Wir unterstützen Sie dabei – von der ersten Idee über die individuelle Anpassung bis hin zur nahtlosen Integration in Ihre Systemlandschaft. Gemeinsam entwickeln wir Automatisierungslösungen, die exakt zu Ihren Abläufen passen und echten Mehrwert schaffen. Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf den Austausch und darauf, Ihre Prozesse gemeinsam smarter zu gestalten.