Viele Unternehmen kennen das: Die HR-Prozesse laufen reibungslos, bis sich die Systemlandschaft verändert. Es werden neue Cloud-Systeme hinzugefügt, ERP-Komponenten werden modernisiert und Schnittstellen verschieben sich. Was vorher reibungslos lief, wird plötzlich fragmentiert. Genehmigungen, Dokumente und Rückmeldungen sind über mehrere nicht synchronisierte Systeme verteilt. Genau hier haben wir bei einem unserer Kunden angesetzt. Gemeinsam mit ihm haben wir die Prozesse frühzeitig so ausgerichtet, dass sie später nahtlos in eine Cloud- und S/4HANA-Architektur überführt werden können. Anhand eines konkreten Beispiels zeigen wir, wie sich typische HR-Prozesse strategisch und zukunftssicher modernisieren lassen.
Vom „Läuft doch“ zur strategischen Modernisierung
Der Auslöser für das Projekt war weder ein akuter Fehler noch ein Ausfall oder Druck aus dem Tagesgeschäft. Es handelte sich um einen strategischen Schritt, der sich aus der SAP- und Systemstrategie ableitete. Der Kunde bewegt sich in Richtung Cloud-Hybrid-Landschaft, unter anderem mit SuccessFactors. Gleichzeitig steht perspektivisch die Umstellung auf S/4HANA an. Um zu vermeiden, dass Prozesse in dieser Zielarchitektur später mühsam nachgezogen werden müssen, sollten sie frühzeitig darauf vorbereitet werden. Deshalb wurde ein Proof of Concept gestartet. Die zentrale Frage dabei ist: Lässt sich die künftige Workflow-Orchestrierung sinnvoll über SAP BTP und insbesondere mit SAP Build Process Automation, SAP Build Apps in Kombination mit SAP Build Workzone abbilden? Dies ist auch vor dem Hintergrund relevant, dass parallel andere Workflow-Tools betrachtet werden, die Systemlandschaft jedoch stark von SAP und Microsoft geprägt ist.
Worum es strategisch konkret geht:
- Zielarchitektur (Cloud/Hybrid) frühzeitig prozessseitig absichern
- Workflow-Orchestrierung als Baustein der SAP-Strategie evaluieren
- SAP Build Process Automation, SAP Build Apps in Kombination mit der SAP Build Workzone als Option, gegen alternative Workflow Produkte prüfen.
Der konkrete Use Case: Arbeitszeitänderung als typischer HR End-to-End-Prozess
Ausgangspunkt ist ein auf den ersten Blick simpler, in der Realität jedoch häufig komplexer Prozess: die Änderung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden – beispielsweise von 40 auf 30 Stunden. Solche Anträge sind langfristig gedacht und werden nicht „mal eben durchgelassen“. In der Praxis bedeutet das mehrere Genehmigungsschritte, oft mit Beteiligung des Betriebsrats. Es entstehen Verträge, typischerweise als PDF. Am Ende muss außerdem die Arbeitszeit im HR-System korrekt angepasst werden. Zusätzlich stellt sich immer die Frage nach der sauberen Ablage: Die Verträge und Dokumente sollen revisionssicher in einem Archiv oder in der Personalakte abgelegt werden.
Was dieser Use Case typischerweise umfasst:
- mehrere Genehmigungsschritte (inkl. Betriebsrat)
- Vertragserstellung (PDF)
- Anpassung der Arbeitszeit im HR-System
- revisionssichere Ablage (Archiv / Personalakte)
Projektstatus
Das Projekt steht noch ganz am Anfang. Statt direkt mit dem “Bau” zu beginnen, ging es zuerst darum, eine solide Basis zu schaffen: eine klare Architektur, ein verständliches Vorgehen und eine Struktur, mit der sich das Projekt später zuverlässig umsetzen lässt. Konkret haben wir gemeinsam mit dem Kunden den Proof of Concept gestartet und die Zusammenarbeit aufgesetzt. Als fachliche Grundlage dienen modellierte BPMN-Prozesse. In regelmäßigen Abstimmungen wurden Anforderungen, Prozessschritte und offene Punkte geklärt..
Architektur und Technologie
Wir haben ein „Big Picture“ erstellt, das die Zielarchitektur auf einen Blick zeigt. Es zeigt, welche Tools und Systeme wofür zuständig sind, wie sie miteinander kommunizieren und welche Arbeitspakete daraus entstehen. Für die Integration wurden unter anderem OData-Schnittstellen als Baustein genannt. Der Workflow soll über SAP Build Process Automation erfolgen. Dazu wird ein Frontend benötigt, also eine App oder ein Portal, über das der Prozess gestartet wird und über das Nutzer durch den Ablauf geführt werden (naheliegend z. B. ein Portal in der SAP Build Workzone mit einer SAP Build Applikation). Klar ist auch: An manchen Stellen wird weiterhin klassisch entwickelt, zum Beispiel im HR-Backend, damit Daten korrekt gelesen, geschrieben und abgesichert werden können.
Erwarteter Nutzen
Aktuell gibt es noch keine messbaren Kennzahlen, da noch nichts produktiv ausgerollt wurde. Das ist an dieser Stelle jedoch völlig normal. Absehbar ist jedoch, dass der Kunde Workflows stabil über mehrere Systeme hinweg abbilden möchte, die zu Cloud- und Hybrid-Landschaften passen. SAP-Standard-Workflows lassen sich mit SAP Build Process Automation effizient abbilden, während komplexere Anforderungen flexibel per Low-Code/No-Code umgesetzt werden können. Ein wichtiger Vorteil ist die Flexibilität: Ändern sich Systeme oder Schnittstellen, können bei einer modularen Lösung oft die Integrationspunkte angepasst werden, ohne dass der gesamte Prozess neu aufgebaut werden muss. So lassen sich nicht nur Entwicklungsaufwände langfristig reduzieren, sondern auch Wartungskosten und manuelle Fehler deutlich verringern. Zusätzlich bietet die Plattform eine Perspektive in Bezug auf Zukunftssicherheit, da sie perspektivisch auch KI-Funktionen für die Prozessentwicklung unterstützen kann.
Auch wenn der POC im Personalwesen startet, ist das Grundprinzip überall ähnlich: Viele Prozesse laufen heute nicht mehr in einem System, sondern über mehrere Anwendungen hinweg. Die zentrale Frage lautet deshalb nicht „Wie bauen wir einen Workflow?“, sondern: Wie orchestrieren wir End-to-End-Prozesse über mehrere Systeme, ohne dass die Lösung bei jeder Änderung teuer und starr wird?“ HR ist dafür ein gutes Beispiel. Dasselbe Muster gilt ebenso für die Bereiche Finanzen, Einkauf, Service oder Genehmigungsprozesse in der gesamten Organisation.
Erst Architektur, dann Tempo
Was unser Kunde hier macht, ist ein Schritt, den viele SAP-Unternehmen in den nächsten Jahren gehen werden. Nicht, weil „etwas nicht funktioniert“, sondern weil sich die IT-Landschaft verändert und Prozesse in einer Cloud- und Hybrid-Welt anders aufgesetzt werden müssen. Der POC startet bewusst früh und strukturiert. Zunächst wird die Architektur sauber definiert, bevor Entscheidungen festgezurrt werden. Dabei werden insbesondere die Plattformoptionen der SAP Business Technologie Plattform mit ihren unterschiedlichen Services geprüft.
Der Umsetzungsweg wird klar strukturiert, damit später nicht improvisiert werden muss. Genau diese Vorarbeit sorgt später für Tempo, weil die Grundlagen bereits stehen, bevor mit dem Bau begonnen wird. Wenn Sie gerade an einem ähnlichen Punkt sind, also wenn Cloud-Systeme hinzukommen, S/4HANA näher rückt oder Workflows über mehrere Systeme laufen sollen, dann lohnt sich ein Blick auf die SAP BTP und die Services rund um SAP Build. Der entscheidende Moment ist oft nicht der Go-Live, sondern die frühe Entscheidung, Prozesse so aufzustellen, dass sie die nächste Architekturphase ohne Reibungsverluste mittragen können.
