Es fängt ganz harmlos an: Eine Rechnung per E-Mail, ein Kundenfeedback im CRM, ein Scan der Spesenabrechnung – alles Es fängt ganz harmlos an: Eine Rechnung per E-Mail, ein Kundenfeedback im CRM, ein Scan der Spesenabrechnung – alles bekannte Abläufe. Doch plötzlich wird es kompliziert: Die Daten stehen nicht in festen Feldern, sondern irgendwo im Fließtext. Vielleicht als PDF-Anhang. Oder als Foto. Mal richtig benannt, mal nicht. Und dann auch noch in unterschiedlicher Qualität. Hier kapitulieren Standard-Workflows. Denn klassische Automatisierungen funktionieren nur dort, wo Prozesse klar, strukturiert und vor allem wiederholbar sind. Doch genau das ist in der Realität oft nicht der Fall. Die Folge: manuelle Nacharbeit, Frust im Team, Zeitverlust. Sobald unstrukturierte Daten, individuelle Inhalte oder komplexe Entscheidungen ins Spiel kommen, stoßen klassische Automatisierungen an ihre Grenzen. Und genau hier entsteht Raum für Neues – für intelligente Automatisierung mit KI-Unterstützung. Power Automate mit KI-Builder schafft genau hier Abhilfe: durch maschinelles Lernen, kontextbasierte Entscheidungen und automatisierte Intelligenz. Wie das in der Praxis aussieht und welchen konkreten Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen davon haben, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
Wie Power Automate mit KI-Builder Ihre Prozesse messbar beschleunigt
Der Power Automate KI-Builder erweitert bestehende Automatisierungen durch maschinelles Lernen. Das heißt: Er erkennt auf Basis von vorher definierten Trainingsdaten bestimmte Muster in Texten oder Bildern. Entscheidungen werden nicht kontextabhängig im Sinne einer Geschäftslogik getroffen, sondern basieren auf den Vorhersagen statischer Modelle Damit wird Power Automate zum flexiblen Enabler für Prozesse, die weit über einfache Wenn-Dann-Ketten hinausgehen. Statt starrer Regelwerke bringt der KI-Builder adaptive Intelligenz in Ihre Arbeitsabläufe. Das Ergebnis: In internen Tests von Pilotprojekten konnte durch den Einsatz von KI-gestützter Dokumentenverarbeitung eine signifikante Zeitersparnis erreicht werden. Die Ergebnisse hängen jedoch stark von Prozessreife, Datenqualität und Umsetzungsdetails ab. Konkrete Zahlen schaffen mehr Vertrauen.
Ob dynamische Inhalte, wechselnde Formate oder die Interpretation von Inhalten: Die integrierte KI passt sich an, lernt mit und löst Aufgaben, die bisher manuell erledigt werden mussten. Das Tool bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen effizient zu automatisieren – mit spürbarem Mehrwert. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben gewinnen Ihre Teams wertvolle Zeit für strategische Themen, kreative Ideen und das Tagesgeschäft. Und nicht zuletzt: mehr Zeit für Ihre Kundinnen und Kunden. Nutzen Sie das Potenzial, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt zu entlasten. Weniger Routine, mehr Raum für das Wesentliche: So fördern Sie Motivation, Innovationskraft und die Konzentration aufs Kerngeschäft. Der Einsatz lohnt sich auch wirtschaftlich:
- KI-gestützte Workflows sind jederzeit verfügbar – rund um die Uhr, sieben Tage die Woche, unabhängig von Ort und Uhrzeit.
- Sie übernehmen wichtige Vorarbeiten außerhalb der Geschäftszeiten, sodass Ihr Team nahtlos an die Ergebnisse anknüpfen kann.
- Die Fehlerquote sinkt spürbar – etwa bei der automatisierten Erfassung und Freigabe von Rechnungen.
- Bestehende Prozesse lassen sich gezielt verbessern und sukzessive weiterentwickeln – besonders dort, wo die tägliche Arbeitslast hoch ist.
So holt die KI das Beste aus Ihren Prozessen
Moderne Unternehmen stehen unter dem Druck, effizienter zu arbeiten und Ressourcen gezielter einzusetzen – ohne dabei an Qualität einzubüßen. Künstliche Intelligenz kann hier ein echter Gamechanger sein, vor allem wenn sie einfach zu implementieren ist. Der KI Builder der Microsoft Power Platform macht genau das möglich und unterstützt Sie dabei, wiederkehrende Prozesse intelligent zu automatisieren. Er bietet eine Vielzahl praxisnaher Funktionen, um Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren und zu optimieren. Nachfolgend ein Überblick über zentrale Einsatzbereiche:
- Formularverarbeitung und Texterkennung: Ob PDF, gescannter Beleg oder strukturiertes Formular – der KI Builder extrahiert automatisch relevante Informationen wie Adressen, Rechnungsnummern oder Beträge und stellt sie zur weiteren Nutzung strukturiert bereit. Power Automate KI-Builder kann mit benutzertrainierten Modellen für Formularverarbeitung arbeiten. Alternativ können externe Dienste wie der Azure Form Recognizer über APIs eingebunden werden, um komplexe Formulare mit einer höheren Erkennungsgenauigkeit zu analysieren. So lassen sich Formulare mit niedriger Erkennungswahrscheinlichkeit gezielt in alternative Workflows zur manuellen Prüfung überführen.
- Textklassifizierung: Eingehende Anfragen – beispielsweise aus E-Mail-Postfächern oder Formularen – werden thematisch zugeordnet, priorisiert und automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Dies schafft spürbare Entlastung insbesondere in serviceorientierten Abteilungen mit hohem Anfragevolumen.
- Objekterkennung: In Lager- oder Produktionsumgebungen identifiziert die KI automatisch Objekte und zählt diese in Echtzeit. Das erhöht die Transparenz über Materialflüsse, beschleunigt Abläufe und reduziert manuelle Aufwände.
- Bilderkennung in visuellen Prüfprozessen: Für Qualitätskontrollen oder Wareneingangsprüfungen analysiert die Bilderkennung automatisch den Zustand von Produkten und erkennt Abweichungen oder Schäden – direkt im laufenden Prozess und ohne zeitliche Verzögerung.
- Datenextraktion aus Freitext: Auch aus unstrukturierten Prosatexten lassen sich gezielt Inhalte extrahieren. Die ermittelten Daten – sogenannte Slots – können nahtlos in Power Automate Flows eingebunden und automatisiert weiterverarbeitet werden.
Es zeigt sich, wie leistungsfähig und gleichzeitig praxisnah KI-Lösungen heute sein können. Durch gezielte Automatisierung sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewinnen auch an Qualität und Flexibilität. Damit KI-Prozesse optimal funktionieren, ist ein gutes Training entscheidend.
Praxisbeispiele: Wo Power Automate mit KI besonders wirkungsvoll ist
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in alltäglichen Geschäftsprozessen eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Besonders der KI Builder aus der Microsoft Power Platform überzeugt durch praxisnahe Anwendungsfälle und einfache Integration. Die folgenden Praxisbeispiele stammen aus konkreten Projekten und zeigen, wie die Plattform spürbare Mehrwerte schafft:
| Anwendungsszenario | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisiertes Auslesen von Eingangsrechnungen | Rechnungen in verschiedenen Formaten (PDF, Scan, Foto) werden per OCR und KI analysiert. Absender, IBAN, Beträge und Lieferdaten werden automatisch erkannt und ins ERP-System übertragen – das reduziert manuellen Aufwand und minimiert Fehler. |
| Bewerbungsprozesse effizient gestalten | Lebensläufe werden automatisiert ausgewertet, Kompetenzen extrahiert und mit offenen Stellen abgeglichen. Die Bearbeitungszeit pro Bewerbung sank in Projekten um bis zu 30 % – und die Rückmeldequote verdoppelte sich. |
| Analyse von Kundenfeedback | Feedback aus E-Mails, Formularen oder Social Media wird von der KI auf Stimmung und Inhalt analysiert. Themen werden automatisch zugeordnet – für schnellere Reaktionen und gezieltere Maßnahmen. |
| Spesenbelegbearbeitung leicht gemacht | Ein einfaches Smartphone-Foto genügt: Power Automate erkennt relevante Daten wie Datum, Betrag und Kategorie und validiert diese automatisch. Die Buchhaltung erhält alle Infos digital und ohne Medienbrüche – besonders hilfreich für mobile Teams. |
| Vertragsprüfung und -analyse | Verträge werden automatisch auf relevante Inhalte wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Vertragsparteien analysiert. Auffälligkeiten oder fehlende Angaben lassen sich durch definierte Regeln erkennen und zur Nachbearbeitung kennzeichnen. |
| Warenannahme mit visueller Prüfung | Beim Wareneingang analysiert die Bilderkennung automatisch Produktzustand, Vollständigkeit oder Beschädigungen. Abweichungen vom Soll-Zustand werden dokumentiert und können direkt an verantwortliche Stellen gemeldet werden. |
| Kategorisierung von Support-Tickets | Eingehende Support-Anfragen werden inhaltlich analysiert, automatisch priorisiert und den passenden Teams zugewiesen. So verkürzt sich die Reaktionszeit, und die Bearbeitung wird systematischer und effizienter und und das Team hat wieder mehr Zeit für die Gespräche mit Kundinnen und Kunden, die wirklich zählen. |
Kundennutzen im Überblick
Die Vorteile von KI in Unternehmen liegen auf der Hand – und werden doch oft unterschätzt. Einmal implementiert, arbeitet eine KI-Lösung rund um die Uhr: ohne Pause, ohne Krankheit und ohne Urlaub. Das sorgt nicht nur für eine enorme Skalierbarkeit, sondern auch für eine gleichbleibend hohe Qualität. Manuelle Fehlerquellen werden minimiert, Prozesse standardisiert und die Datenqualität kontinuierlich verbessert.
Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Entlastung von monotonen, immer wiederkehrenden Tätigkeiten. Sie gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten – und das Unternehmen schöpft seine Potenziale besser aus. Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung, die Analyse von Kundenfeedbacks oder die Bearbeitung von Supportanfragen laufen deutlich schneller ab – ein klarer Effizienzgewinn. Darüber hinaus ermöglicht KI den Blick hinter die Daten: Sie erkennt Muster, deckt Zusammenhänge auf und liefert wertvolle Erkenntnisse, die in der täglichen Informationsflut oft verborgen bleiben. Gerade in datengetriebenen Märkten kann dies zum entscheidenden Vorteil werden.
Grenzen der KI: Wo der Mensch unersetzlich bleibt
So leistungsfähig die Technik auch ist – es gibt Anwendungsfälle, in denen der Mensch weiterhin überlegen bleibt. Beispielsweise bei Prozessen mit einer hochkomplexen Entscheidungslogik, bei denen viele Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen. Hier kann eine regelbasierte Automatisierung robuster und nachvollziehbarer sein. Auch die Erkennung handschriftlicher Notizen ist nach wie vor ein Schwachpunkt vieler KI-Systeme – vor allem, wenn die Handschrift schwer lesbar oder inkonsistent ist. Und in sicherheitskritischen Echtzeitprozessen wie in der Medizintechnik oder Luftfahrt dürfen autonome KI-Entscheidungen aus regulatorischen Gründen nicht eingesetzt werden. Ein weiterer limitierender Faktor: unzureichende oder fehlerhafte Trainingsdaten. Denn selbst das beste Modell liefert nur dann brauchbare Ergebnisse, wenn es mit hochwertigen, konsistenten Daten gefüttert wird.
Intelligente Automatisierung mit Augenmaß
Mit dem Power Automate KI-Builder setzen Sie auf eine zukunftsweisende Technologie, die Ihre Prozesse stärkt und Ihr Unternehmen nachhaltig entlastet. Als Teil der Microsoft Welt lässt sich zum Beispiel auch Dynamics 365-Anwendungen wie Finance oder Supply Chain Management über Konnektoren und APIs verbinden – etwa zur Automatisierung von flankierenden Prozessen. Allerdings ist zu beachten: Eine direkte Integration des AI-Builder Moduls in diese Systeme ist standardmäßig nicht vorgesehen. Der KI-Builder in Power Automate ist kein Allheilmittel – aber ein sehr mächtiges Werkzeug. Wer seine Möglichkeiten und Grenzen kennt, kann damit Geschäftsprozesse intelligent umgestalten und gleichzeitig Menschen entlasten. Die große Stärke liegt in der Kombination: Automatisierung mit Kontextverständnis, maschinellem Lernen und klarer Zielorientierung. Wer mit einem sauberen Prozessdesign startet, realistische Erwartungen mitbringt und datenbasiert arbeitet, wird mit hoher Effizienz, mehr Transparenz und zufriedeneren Teams belohnt. Die Zukunft der Arbeit wird nicht nur schneller, sondern auch menschlicher.
Mit dem KI-Builder gewinnen Sie mehr als Effizienz: Sie gewinnen Zeit. Zeit für Kreativität, für strategisches Denken, für das, was Ihr Unternehmen wirklich voranbringt. So lassen sich wiederkehrende Aufgaben nicht nur automatisieren, sondern gezielt optimieren. Wer den Einstieg in KI-basierte Automatisierung sucht, findet hier einen leistungsstarken und flexiblen Begleiter. In einer Zeit, in der Qualität ein kostbares Gut ist, verschafft Ihnen der KI-Builder einen Vorsprung – indem er monotone Aufgaben übernimmt, Informationen intelligent aufbereitet und Ihre Teams gezielt entlastet. So wird die Technik zum Partner: unterstützend, lernfähig, zuverlässig. Denn die Zukunft beginnt dort, wo Künstliche Intelligenz den Menschen stärkt – und nicht ersetzt.
Mein Credo: „keepITsimple – aber smart.“ Klare Ziele, saubere Prozesse und datengetriebene Intelligenz schaffen echten Mehrwert – für Kunden, Mitarbeitende und das gesamte Unternehmen.
