Microsoft Power BI ist eine Plattform für Self-Service- und Enterprise-Business-Intelligence, die Organisationen dabei unterstützt, ihre Daten besser zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Im Gartner Magic Quadrant für Analytics- und Business-Intelligence-Plattformen wurde Power BI im Jahr 2024 als einer der führenden „Leader“ positioniert. In diesem Blog möchten wir gerne die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Power BI beleuchten, die für Unternehmen jeder Größe geeignet sein können. Des Weiteren zeigen wir Ihnen anhand eines erfolgreich umgesetzten Projekts von IT-P auf, wie Power BI zur Optimierung komplexer Prozesse beitragen kann. In diesem Fall ging es um die Steuerung der Rücknahmelogistik für Altteile, eine zentrale Herausforderung in der Kreislaufwirtschaft. Wir vermitteln Ihnen gerne die Grundlagen, fortgeschrittene Funktionen und Best Practices, damit Sie Power BI effektiv nutzen können, um das volle Potenzial Ihrer Daten auszuschöpfen und Ihre Geschäftsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten.

Was ist Power BI? 

Power BI ist ein Business-Intelligence-Tool, das zur Analyse und Visualisierung von Daten genutzt wird, um umsetzbare Informationen bereitzustellen. Mit einer breiten Palette an Funktionen verwandelt Power BI verschiedene Datenquellen in interaktive und visuell ansprechende Dashboards, die datengetriebenen Entscheidungen unterstützen. Es wurde sowohl für Business-Analysten als auch für nicht-technische Anwender entwickelt und ist mit KI-Funktionen ausgestattet, die es ermöglichen, tiefere Einblicke in die eigenen Daten zu gewinnen.

Vorteile

Power BI bietet eine umfassende Lösung für die Datenanalyse, die sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für ganze Teams geeignet ist. Durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 und die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit wird eine datengetriebene Unternehmenskultur gefördert. Was sind weitere Vorteile?

Feature	Beschreibung
Datenintegration	Vielfältige Quellen: Verbindet mühelos Excel-Tabellen, Unternehmensdatenbanken, Cloud-Dienste und mehr. Einfache Verbindung: Intuitive Schnittstelle zur schnellen Anbindung verschiedener Datenquellen.
Plattformübergreifend	Desktop, Web, Mobil: Zugriff auf Daten und Analysen von überall.
Kollaboration	Echtzeit-Updates: Alle sehen immer die aktuellsten Daten. Kommentare und Feedback: Direkte Kommunikation über Berichte.
Skalierbarkeit	Flexibel: Anpassung an wachsende Datenmengen und Benutzerzahlen. Leistungsstark: Verarbeitung großer Datenvolumina in kurzer Zeit.

Grundlegende Komponenten und Workflow in Power BI

Power BI besteht aus drei zentralen Komponenten: der Windows-Anwendung Power BI Desktop, dem cloudbasierten Power BI-Service (SaaS) und den Power BI Mobile-Apps für Windows, iOS und Android. Ein typischer Workflow beginnt mit der Verbindung zu Datenquellen und der Erstellung eines Berichts in Power BI Desktop. Dieser Bericht wird anschließend in den Power BI-Dienst hochgeladen und dort geteilt, sodass Geschäftsanwender den Bericht im Dienst oder über die mobilen Apps einsehen und interaktiv nutzen können. Für Organisationen, die eine lokale Lösung bevorzugen, bietet Power BI Report Server die Möglichkeit, Berichte On-Premise zu speichern und bereitzustellen.

KI- und Maschinelles Lernen-Funktionen in Power BI

Power BI bietet Ihnen die Möglichkeit, interaktive Dashboards und Berichte zu erstellen, in denen Sie wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) visualisieren können. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, den Verlauf Ihres Unternehmens zu überwachen. Darüber hinaus verfügt Power BI über fortschrittliche Funktionen im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML), die Ihnen eine neue Dimension der Datenanalyse eröffnen.

• Q&A-Funktion (NLP): Ermöglicht die Beantwortung von Fragen in natürlicher Sprache und erstellt automatisch Visualisierungen.
• Key Influencers Visual: Identifiziert die Hauptfaktoren, die eine Kennzahl beeinflussen, z. B. Umsatz oder Kundenzufriedenheit.
• Decomposition Tree: Zerlegt komplexe Daten hierarchisch und zeigt die wichtigsten Einflussfaktoren für ein Ergebnis.
• Anomalieerkennung: Identifiziert ungewöhnliche Muster und warnt vor wichtigen Veränderungen in den Daten.
• Smart Narratives: Generiert automatisch textbasierte Erklärungen, die wichtige Trends und Ergebnisse in den Daten zusammenfassen.
• Integration mit Azure Machine Learning: Nutzt vorgefertigte oder benutzerdefinierte ML-Modelle für genauere Vorhersagen.
• AutoML: Automatisiert den Aufbau von maschinellen Lernmodellen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
• Azure Cognitive Services: Bietet KI-gestützte Funktionen wie Sentiment-Analyse, Schlüsselwortextraktion und Bildkennzeichnung zur Datenanreicherung.
• Copilot in Power BI: Nutzt Generative AI, um den Nutzern bei der Erstellung von Berichten und Dashboards zu helfen. Der Copilot bietet intelligente Vorschläge, stellt automatisch relevante Visualisierungen zur Verfügung und erleichtert die Datenanalyse durch KI-gesteuerte Interaktionen.

Lizenzanforderungen

 Viele dieser fortschrittlichen Funktionen, einschließlich Azure Cognitive Services und AutoML, sind nur mit Power BI Premium verfügbar. Für grundlegende Funktionen wie AI Insights und Q&A ist die Power BI Pro-Lizenz erforderlich.

Best Practices für optimale Ergebnisse in Power BI

Um das Beste aus Power BI herauszuholen, sind bestimmte Best Practices hilfreich:

• Performance-Tuning: Die Optimierung der Performance in Power BI ist entscheidend, um große Datenmengen schnell und reibungslos zu verarbeiten. Hierzu gehört es, Abfragen so zu strukturieren, dass nur relevante Daten geladen werden. Das Entfernen überflüssiger Daten und unnötiger Spalten reduziert die Ladezeiten und verbessert die Performance deutlich. Zudem kann durch den gezielten Einsatz von DAX-Formeln und benutzerdefinierten Measures die Effizienz gesteigert werden, ohne dass komplexe Berechnungen zu Lasten der Geschwindigkeit gehen. Regelmäßiges Überprüfen und Bereinigen von Datenquellen und Abfragen sorgt dafür, dass Power BI auch bei umfangreichen Datenquellen performant bleibt.
• Dashboard-Gestaltung: Die Struktur und das Design eines Dashboards haben großen Einfluss darauf, wie gut und schnell die Informationen von den Nutzern erfasst werden. Ein klares, übersichtliches Layout ist dabei das A und O. Wichtig ist, dass die Visualisierungen sinnvoll und in einer logischen Reihenfolge angeordnet sind, sodass Nutzer intuitiv durch die Daten navigieren können. Eine konsistente Farbgebung und die Verwendung von Icons oder Symbolen tragen dazu bei, dass der Betrachter die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfassen kann. Außerdem empfiehlt es sich, interaktive Elemente wie Filter und Drilldowns einzubauen, die Nutzern die Möglichkeit geben, die Daten nach ihren spezifischen Anforderungen zu filtern und anzuzeigen. Ein gut gestaltetes Dashboard ist mehr als nur informativ – es lädt zur Exploration und vertiefenden Analyse ein.
• Zusammenarbeit und Teamwork fördern: Power BI ist nicht nur ein Analyse-Tool, sondern auch ein leistungsstarker Daten-Hub, der Teams zusammenbringt. Durch die zentrale Speicherung in der Cloud können Berichte und Dashboards jederzeit und von überall aus aufgerufen und geteilt werden. Dies schafft eine einheitliche Datenbasis, die es verschiedenen Abteilungen ermöglicht, auf dieselben Informationen zuzugreifen und so eine konsistente Entscheidungsgrundlage zu haben. Funktionen wie gemeinsame Arbeitsbereiche, Kommentare und das Teilen von Inhalten erleichtern die Zusammenarbeit und fördern den Austausch von Ideen und Erkenntnissen. Die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Berichten schafft zudem mehr Transparenz und ein besseres Verständnis für die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen.

Praxisbeispiel: Power BI zur Optimierung der Rücknahmelogistik in der Automobilbranche

Ein Unternehmen, das Dienstleistungen zur Förderung der Kreislaufwirtschaft anbietet, unterstützt seine Kunden mit einer Komplettlösung für die Rücknahmelogistik von Altteilen im Aftermarket. Diese Logistiklösung erfordert genaue und stets aktuelle Daten, um Nachhaltigkeit und Effizienz kontinuierlich zu verbessern. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, seine bestehenden Power BI Reports zu erweitern und zu optimieren, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden. Ein besonderes Ziel war es, durch erweiterte Reports und neue KPIs eine fundiertere Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Für die Umsetzung dieser Anforderungen wurde IT-P als Partner beauftragt. Unsere Aufgabe bestand darin, die bestehenden Power BI Reports zu optimieren und neue Datenquellen in das bestehende Datenmodell zu integrieren. Darüber hinaus unterstützte IT-P die strategische Weiterentwicklung im Bereich Power BI. Das Projektziel bestand darin, eine zukunftssichere Reporting-Lösung zu entwickeln, die den gestiegenen Anforderungen gerecht wird und eine bessere Grundlage für datengetriebene Entscheidungen schafft. Konkret beinhaltete das Projekt folgende Ziele:

• Optimierung der bestehenden Berichte: Die bisherigen Power BI-Berichte sollten durch neue KPIs und Visualisierungen erweitert werden, um tiefere Einblicke in die Rücknahmelogistik zu ermöglichen.
• Erstellung neuer Berichte: Entwicklung maßgeschneiderter Dashboards und Berichte, die spezifische Anforderungen der Rücknahmelogistik abdecken und fundierte Entscheidungen unterstützen.
• Integration neuer Datenquellen in das Datenmodell: Anbindung zusätzlicher Datenquellen, um ein vollständigeres Bild des Geschäftsverlaufs zu erhalten.
• Anpassung des Datenmodells an neue Anforderungen: Erweiterung des bestehenden Modells, um die neuen Datenquellen sowie spezifische Analysebedürfnisse effizient abzubilden.
• Regelmäßige Planungs- und Abstimmungsrunden: Enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass die Lösung den sich entwickelnden Anforderungen gerecht wird.
• Sichtung und Auswertung relevanter Dokumente: Analyse von bestehenden und Erstellung von neuen Prozessdokumentationen, um eine kohärente Integration der neuen Berichte und Dashboards zu gewährleisten.
• Cloud-basiertes Reporting und Verteilung über Power BI Service: Nach der Fertigstellung wurden die Berichte im Power BI Service veröffentlicht. Über eine Power BI App erhielten alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellsten Daten. Dies gewährleistet nicht nur eine hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit, sondern auch, dass alle Stakeholder jederzeit auf die aktuellen Berichte zugreifen können.

Mehrwert für den Kunden

Die neue Reporting-Lösung bietet dem Unternehmen eine deutliche Verbesserung in der Überwachung und Steuerung seiner Rücknahmelogistik. Durch die optimierten und erweiterten Berichte können die relevanten Daten und KPIs nun schnell und präzise eingesehen werden, was die Entscheidungsfindung wesentlich beschleunigt. Die erweiterten Dashboards und KPIs bieten den Stakeholdern umfassendere Einblicke und ermöglichen eine proaktive Steuerung der Prozesse. Zudem wurde durch die cloudbasierte Bereitstellung sichergestellt, dass die Daten jederzeit verfügbar sind und schnell auf Veränderungen reagiert werden kann.

Verwendete Produkte:

• Power BI Desktop: Für die Erstellung und Bearbeitung der Berichte und Dashboards.
• Power BI Service: Für die Bereitstellung und cloudbasierte Verteilung der Berichte an die Stakeholder.

Fazit: Mehr Effizienz und Transparenz durch Power BI

Power BI bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Datenlandschaft zu konsolidieren und auf dieser Grundlage aussagekräftige Berichte zu erstellen, die sowohl für das Management als auch für die operative Ebene von Nutzen sind. So kann Power BI beispielsweise bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, der Verbesserung von Kundenbeziehungen oder der Entwicklung neuer Produkte unterstützend eingesetzt werden. Mithilfe von Power BI lassen sich datenbasierte Entscheidungen treffen und das Unternehmenswachstum fördern.