Wie können Onboarding, Offboarding und Urlaubsplanung effizienter, transparenter und sicherer gestaltet werden? Vor dieser Herausforderung stand einer unserer Kunden. Die bestehenden manuellen Prozesse führten zu Zeitverlusten, Fehlern und Sicherheitslücken. Neue Mitarbeitende mussten mühsam in verschiedenen Systemen erfasst werden, Genehmigungen erfolgten per E-Mail oder auf Papier, und Zuständigkeiten waren oft unklar. Insbesondere beim Offboarding traten Sicherheitsrisiken auf, da Zugänge nicht vollständig entfernt wurden. Auch die Urlaubsplanung gestaltete sich ineffizient: Doppelbuchungen und unklare Vertretungsregelungen erschwerten die interne Abstimmung.

Ziel des Projekts: Effizienzsteigerung durch Digitalisierung und Prozessoptimierung

Das Hauptziel für unseren Kunden bestand darin, die Prozesse zu digitalisieren, um Effizienz, Transparenz und Sicherheit nachhaltig zu erhöhen.

• Onboarding: Ein zentrales Ziel war es, einen durchgehend digitalen, automatisierten Prozess zu schaffen, der neue Mitarbeitende schnell und vollständig integriert, sodass sie von Beginn an arbeitsfähig sind und Zugriff auf alle relevanten Ressourcen haben.
• Offboarding: Der Offboarding-Prozess sollte so strukturiert werden, dass alle Zugriffe bei Mitarbeiterabgängen zuverlässig entzogen und die Schritte automatisiert dokumentiert werden.
• Urlaubsplaner: Ziel war es, eine einheitliche Lösung zur Verwaltung von Urlaubsanträgen zu schaffen, die eine klare Genehmigungs- und Vertretungsstruktur bietet und sich in Microsoft Teams integriert.

Unsere Lösung: Nahtlose Integration und automatisierte Workflows mit M365

Um den hohen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir die Microsoft 365-Produktpalette genutzt, die auf eine reibungslose Integration und intuitive Benutzeroberflächen ausgelegt ist.

Onboarding: Die Anwendung dient dazu, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter effizient zu gestalten und eine schnelle Einsatzbereitschaft sicherzustellen. Der Prozess beginnt mit der Registrierung des Mitarbeiters und durchläuft automatisiert alle erforderlichen Schritte, bis die neue Fachkraft vollständig ausgestattet ist und alle notwendigen Arbeitsmaterialien erhält.

Offboarding: Für Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, unterstützt die Anwendung den gesamten Offboarding-Prozess. Der Prozess ist vollständig automatisiert und ebenso effizient wie der Onboarding-Prozess.

Urlaubsplaner: Dieses Tool ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Urlaubsanträgen und Genehmigungen. Mitarbeitende haben einen Überblick über ihre Abwesenheiten und Führungskräfte über die Abwesenheiten ihrer Teams.

Mehrwert für den Kunden: Effizienz, Fehlerreduktion und mehr Transparenz

Die Umstellung auf eine digitale Lösung brachte erhebliche Vorteile:

• Zeitersparnis: Die automatisierten Prozesse für Genehmigungen und Aufgabenverteilungen reduzieren die Bearbeitungszeiten erheblich.
• Minimierung der Fehleranfälligkeit: Durch die Vereinheitlichung und Automatisierung von Workflows werden manuelle Eingabefehler vermieden, die zu Verzögerungen und Problemen führen können.
• Erhöhte Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Ein automatisierter und dokumentierter Offboarding-Prozess sorgt dafür, dass Zugriffsrechte zuverlässig entfernt werden. Jeder Prozessschritt ist nachvollziehbar und erleichtert die Verwaltung im Arbeitsalltag.

Verwendete Technologien

Die Microsoft 365 Suite diente als zentrale Plattform für die Umsetzung des Projekts. Folgende Komponenten kamen für die jeweiligen Prozesse zum Einsatz:

• Onboarding: PowerApps, Power Automate, SharePoint, Outlook, Microsoft Forms und Teams
• Offboarding: PowerApps, Power Automate, SharePoint, Outlook und Teams
• Urlaubsplaner: SharePoint, Power Automate, Outlook und Teams

Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Microsoft 365 optimiert HR-Prozesse

Die Digitalisierung und Optimierung der On- und Offboarding-Prozesse sowie der Urlaubsplanung hat unserem Kunden klare und messbare Vorteile gebracht. Durch die Einführung einer integrierten Microsoft 365 Lösung konnten nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern auch die Effizienz und Sicherheit der Prozesse deutlich gesteigert werden. Die Abläufe sind nun standardisiert und transparent gestaltet, was eine bessere Planbarkeit und Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft ermöglicht.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von klaren Genehmigungswegen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die sich nahtlos in die gewohnten Tools einfügt, was die Akzeptanz und Nutzung der neuen Lösung zusätzlich fördert. Microsoft 365 erwies sich in diesem Projekt als besonders hilfreich, da die Plattform eine Vielzahl leistungsfähiger, leicht integrierbarer und optimal aufeinander abgestimmter Komponenten bietet. Tools wie PowerApps, Power Automate, SharePoint und Teams ermöglichen individuelle Anpassungen und Automatisierungen, ohne dabei an Flexibilität einzubüßen.

Das Unternehmen verfügt nun über ein System, das nicht nur Effizienzvorteile im Tagesgeschäft bietet, sondern auch zukunftssicher ist: Die Lösung ist skalierbar und lässt sich problemlos an veränderte Anforderungen anpassen. Insgesamt hat unser Kunde durch die Investition in Microsoft 365 eine moderne, flexible und sichere Plattform erhalten, die seine Prozesse nachhaltig verbessert und zukunftssicher macht. Die gewonnene Effizienz und Transparenz ist ein Wettbewerbsvorteil, der sich täglich auszahlt.