Kennen Sie das beklemmende Gefühl, wenn der Berg an gesetzlichen Anforderungen immer höher wird, während die Transparenz in Ihren Prozessen sinkt? In vielen Finanzabteilungen gleicht der Versand und Empfang von Rechnungen einer Blackbox: Manuelle Prüfungen, unsichere Übertragungswege und die Sorge, ob die XRechnung den Empfänger erreicht, kosten Zeit. Doch die Digitalisierung muss kein bürokratisches Ungeheuer sein. Nehmen Sie das Steuer wieder in die Hand und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Belegflüsse zurück – einfach, sicher und ohne den Blick für das große Ganze zu verlieren. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist mehr als ein Formatwechsel. Steuern Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente – von der XRechnung bis zu ZUGFeRD – mit der Fiori-App zentral, automatisieren Sie ihn und versenden Sie Ihre Belege via E-Mail sicher.
Zentraler Dreh- und Angelpunkt für Ihre E-Rechnungen ist das eDocument Cockpit – in der modernen SAP-Welt finden Sie dieses als Fiori-App unter dem Namen “Elektronische Belege verwalten”. Pro Land und Prozess listet die Anwendung alle vorhandenen eDocuments auf, die Sie hier manuell bearbeiten und nachverfolgen können. Elektronische Belege (eDocuments) umfassen nicht nur E-Rechnungen, sondern auch andere Prozesse, wie beispielsweise elektronische Bestellungen oder Transportanmeldungen. Auch diese Belege und Prozesse bildet die Anwendung ab, sobald sie erforderlich sind.
Stellen Sie sich das eDocument wie eine digitale Begleitakte vor, die alle Informationen für Sie bündelt. Es enthält einen Verweis auf seinen Ursprungsbeleg (z. B. einen FI-Beleg oder eine SD-Faktura) und erstellt auf dieser Grundlage, je nach Prozess, Customizing und Stammdaten, den jeweiligen elektronischen Beleg – in unserem Fall die E-Rechnung. In Deutschland kann es sich dabei um eine XRechnung (reines XML-Format) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (hybrides Format mit PDF und eingebetteter XML) handeln. Das eDocument enthält zudem immer den aktuellen Status von der Anlage bis zum Versand sowie ggf. Kundenrückmeldungen und aufgetretene Fehler. Somit ist stets nachvollziehbar, in welchem Status sich der Beleg gerade befindet. Zudem wird die komplette Historie gespeichert. Protokolle und Anlagen, wie beispielsweise auch digitale Signaturen und Quittungen, können ebenfalls hierüber abgerufen werden.
Je nach Land und Prozess gibt es verschiedene Aktionen und Status für einen elektronischen Beleg. Diese Aktionen (wie z. B. das Beantragen, Validieren oder Versenden via E-Mail) können über diese Anwendung manuell angestoßen werden, es ist aber auch eine Automatisierung möglich. Ebenso kann hier die zu versendende oder die bereits gesendete E-Rechnung eingesehen werden.
Beispiel XRechnung im XML-Format:
Die Anwendung ermöglicht es jedoch auch, eine XRechnung im gelayouteten und menschenlesbaren HTML-Format darzustellen. Dies ist vor allem bei Eingangsrechnungen nützlich, die geprüft werden müssen.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen eine PDF-Rechnung im unternehmensspezifischen Layout, in das die maschinenlesbare XML-Datei eingefügt wird. In einem PDF-Programm wird die XML beispielsweise als Anhang angezeigt. Sie kann maschinell aus der PDF ausgelesen werden.
Je nach Land und Prozess gibt es ggf. unterschiedliche Formate und Übertragungswege. Für Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie die Übertragungswege PEPPOL und E-Mail vorgesehen. Im SAP-Standard kann eine ZUGFeRD-Rechnung nur via E-Mail übertragen werden. PEPPOL wird jedoch auch zur Validierung genutzt. Über Customizing-Tabelle legen Sie individuell fest, welcher Kunde welches Format über welchen Weg erhält – volle Flexibilität für Ihr Business.
Zur Übertragung elektronischer Belege bietet SAP die Cloud-Lösung „SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition”. Hier können verschiedene Prozesse aktiviert und eingestellt werden.
Für Deutschland ist PEPPOL als Übertragungsweg relevant. In der SAP DRC Cloud Edition ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point enthalten, über den elektronische Belege empfangen und gesendet werden können. Dieser ist über den Prozess „Peppol Exchange“ verfügbar. Über diesen Prozess kann man sein(e) Unternehmen als Teilnehmer des Peppol-Netzwerkes registrieren und alle Belege nachverfolgen. Sollte es beim Versand oder bei einer Antwort ins SAP-System zu einem Problem kommen, wird dies hier protokolliert.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist mehr als eine technische Pflichtübung. Nutzen Sie die Chance, digitale Ordnung zu schaffen. Verwandeln Sie komplexe Anforderungen mit dem eDocument Cockpit in transparente, automatisierte Abläufe. Anstelle mühsamer manueller Prüfungen profitieren Sie von einer lückenlosen Statusverfolgung in Echtzeit. Das Ergebnis? Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Belegflüsse, vermeiden Sie Fehlerquellen und entlasten Sie Ihr Team. Nutzen Sie die E-Rechnung als Hebel für effiziente Prozesse und die Sicherheit, jederzeit auskunftsfähig zu sein. So fühlt sich moderne Finanzadministration an: einfach, sicher und souverän.
