Prozessautomatisierung mit SAP Workflows: Klassischer Workflow, Flexibler Workflow und BTP Workflow im Vergleich

Die Prozessautomatisierung mit SAP Workflows hat in den letzten Jahren eine beeindruckende Entwicklung durchlaufen und bietet Unternehmen heute mehrere Lösungen, die jeweils unterschiedliche Anforderungen und Einsatzgebiete abdecken. Klassische Workflows, flexible Workflows und die modernen Workflows der SAP Business Technology Platform (BTP) erfüllen unterschiedliche Automatisierungsbedürfnisse und bieten je nach Szenario spezifische Vorteile. In diesem Artikel geben wir einen kurzen Überblick über die Einsatzgebiete und Funktionen dieser drei SAP-Workflow-Varianten,  erläutern, wie Unternehmen die jeweils passende Lösung für ihre Prozessautomatisierung finden können, und zeigen Ihnen tiefergehend SAP Workflows in der BTP.

Warum Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung im IT-Umfeld beschreibt den Einsatz von Softwarewerkzeugen und Technologien zur Automatisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen. Dazu gehören die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Verknüpfung verschiedener Systeme und Anwendungen sowie die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die sonst manuell ausgeführt werden müssten. Typische Werkzeuge sind Microsoft Power Automate, Robotic Process Automation (RPA), IT-Scripting-Tools und die hier vorgestellten SAP Workflows.

Mit Prozessautomatisierung lassen sich die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und auch die Konsistenz von Prozessen gewährleisten. Durch Automatisierung können sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben ohne manuelles Eingreifen ausgeführt werden, wodurch die Mitarbeiter entlastet werden und sie sich auf Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können. Dies führt letztlich zu einer höheren Produktivität und einer besseren Nutzung der eigenen Zeit, was letztendlich auf Unternehmensebene zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führt.

Auch im SAP-Umfeld bedeutet Prozessautomatisierung, komplexe Geschäftsprozesse innerhalb von ERP-Systemen wie S4/HANA effizienter zu gestalten. Dazu gehört die Automatisierung von Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen, die Bearbeitung von Rechnungen oder die Durchführung von Reporting-Prozessen. Mit Services der SAP Business Technology Platform (BTP) wie der Integration Suite und SAP Workflows können Unternehmen SAP-nahe Prozesse mit anderen Systemen verknüpfen und eine nahtlose Automatisierung ermöglichen. Dies verbessert die Datenkonsistenz, reduziert Fehler und steigert die Produktivität, was insbesondere bei geschäftskritischen Prozessen von großer Bedeutung ist.

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Vergleich und Auswahl des passenden SAP Workflows für Ihr Unternehmen

Die Auswahl des passenden SAP Workflows hängt maßgeblich von den Anforderungen und der Struktur des Unternehmens ab:

Workflow-Typ	Vorteile	Einsatzgebiet
Klassischer Workflow	Bewährt, konfigurierbar, hohe Stabilität	Komplexe & standardisierte Geschäftsprozesse
Flexibler Workflow	Agil, benutzerfreundlich, einfache Konfiguration	Simple, agile Genehmigungs- und Freigabeprozesse
BTP Workflow	Cloud-basiert, skalierbar, umfassende Integration	End-to-End Supply Chain, bereichs- und systemübergreifende Prozesse

Klassischer Workflow: Bewährtes Werkzeug für standardisierte Prozesse

Der klassische Workflow ist in der SAP Business Suite sowie in SAP S/4HANA integriert und seit langem ein bewährtes Werkzeug zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dieser Workflow eignet sich besonders für Unternehmen, die umfangreiche, komplexe Prozesse mit definierten Abläufen automatisieren möchten, wie sie häufig in traditionellen Bereichen wie dem Finanzwesen oder der Materialwirtschaft vorkommen.

Typische Anwendungsgebiete für den klassischen Workflow:

• Finanz- und Rechnungswesen: Hier automatisiert der klassische Workflow Prozesse wie die Bearbeitung und Genehmigung von Eingangsrechnungen, die Durchführung von Zahlungsläufen und die Prüfung von Kreditrisiken. Durch den standardisierten Ablauf kann ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden, der die Prozesseffizienz steigert.
• Materialwirtschaft und Einkauf: Bestellprozesse und Bedarfsanforderungen lassen sich mit klassischen Workflows effizient gestalten, indem Genehmigungen automatisch angestoßen und über vordefinierte Schritte weiterverfolgt werden.
• Personalwirtschaft: Im HR-Bereich werden klassische Workflows vor allem in standardisierten Prozessen wie der Genehmigung von Urlaubsanträgen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter und Vergütungsprozessen eingesetzt.

Auch der klassische Workflow bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und ist flexibel konfigurierbar, so dass Unternehmen ihn an ihre spezifischen Prozesse anpassen können. Der Workflow Builder, das Hauptwerkzeug des klassischen Workflows, bietet eine grafische Oberfläche zur detaillierten Modellierung von Prozessen. Für komplexere Anpassungen ist jedoch häufig technisches Know-how erforderlich.

Flexibler Workflow: Eine agile Lösung für dynamische Prozesse

Mit dem flexiblen Workflow bietet SAP eine agilere und benutzerfreundlichere Alternative zum klassischen Workflow. Er eignet sich besonders für dynamische Prozesse, die weniger komplex sind und gleichzeitig häufigeren Änderungen unterliegen. Der flexible Workflow kommt vor allem in SAP S/4HANA zum Einsatz und bietet die Möglichkeit, Prozesse durch einfache Konfiguration zu steuern. Es wird weniger technisches Wissen benötigt, da der Workflow oft direkt von den Fachabteilungen angepasst und gesteuert werden kann.

Typische Anwendungsgebiete des flexiblen Workflows:

• Einkaufsprozesse und -freigaben: Flexibel einsetzbar für die Freigabe von Bestellungen oder Verträgen, die häufig angepasst werden müssen. So kann z.B. für bestimmte Bestellarten ein Workflow eingerichtet werden, bei dem die Freigabestufen dynamisch nach Bedarf angepasst werden können.
• Budgetfreigaben: Unternehmen, die ihre Budgets häufig anpassen oder für verschiedene Projekte unterschiedlich handhaben, können mit dem flexiblen Workflow Freigaben dynamisch gestalten und schnell ändern.
• Personalprozesse: Prozesse wie die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen oder die Genehmigung von Arbeitszeiten, die sich je nach Geschäftsanforderung häufig ändern, können flexibel und einfach gesteuert werden.

Ein weiterer Vorteil des flexiblen Workflows ist die Benutzerfreundlichkeit. SAP bietet hierfür eine intuitive Fiori-Benutzeroberfläche, die es den Anwendern ermöglicht, Änderungen direkt vorzunehmen. Aufwändige Konfigurationen und Entwicklungen sind oftmals nicht notwendig. Diese Agilität ist besonders für Unternehmen nützlich, die ihre Prozesse häufig anpassen und schnell auf Veränderungen reagieren müssen.

BTP Workflows: Die zukunftsorientierte Plattform für unternehmensübergreifende Prozesse

In der heutigen digitalen Landschaft sind Unternehmen gefordert, ihre Geschäftsprozesse effizient und agil zu gestalten. Die SAP Business Technology Platform (BTP) stellt mit SAP BTP Workflows die optimale Lösung für die Prozessautomatisierung und -integration bereit. Mit der SAP Business Technology Platform (BTP) hat SAP eine Cloud-basierte Umgebung geschaffen, die Unternehmen eine flexible und zukunftssichere Infrastruktur für die Prozessautomatisierung bietet und damit einen neuen Standard setzt. BTP Workflows sind mehr als nur Workflow-Lösungen. Sie ermöglichen eine umfassende Integration mit SAP- und Nicht-SAP-Systemen. Diese Workflows sind die ideale Lösung für komplexe, bereichsübergreifende Prozesse, die skalierbar und hochgradig anpassbar sein müssen. Das SAP Workflow Management ist fester Bestandteil der SAP Build Process Automation und fest in die SAP Business Technology Platform integriert.

Es handelt sich um ein Low-Code-Tool, mit dem Sie Prozesse und Entscheidungen schnell und einfach digitalisieren und gleichzeitig Transparenz in die Prozesslandschaft bringen können. Die Low-Code-/No-Code-Werkzeuge ermöglichen es Anwendern, individuelle Workflows zu erstellen und flexibel anzupassen, ohne dass sie über tiefgreifende Programmierkenntnisse verfügen müssen. Vorgefertigte Workflow-Templates erleichtern den Einstieg und ermöglichen eine schnelle Umsetzung branchenspezifischer Prozesse. Der Einsatz von Workflow-Management ist dort sinnvoll, wo normalerweise ein Anwender in ein System eingreifen muss, um einen Prozessschritt freizugeben, bevor der nächste Schritt im technischen System ausgeführt werden kann.

Mit Workflow Management können Sie die Anforderungen an einen Prozess sowie die notwendigen Geschäftsregeln für Entscheidungen effizient und digital abbilden. Ein intuitiv zu bedienender Posteingang erinnert Sie an anstehende Aufgaben und von dort aus können Sie das „Go“ zentral erteilen, ohne dass bestehende Systeme angepasst werden müssen. Dadurch erhöhen Sie die Prozessgeschwindigkeit, da Systembrüche vermieden werden, und verbessern die Transparenz über den Status einzelner Prozessschritte. Des Weiteren ermöglicht die Plattform ein Prozess-Monitoring in Echtzeit, sodass potenzielle Engpässe frühzeitig identifiziert und behoben werden können. Das Business Rules Management dient der zentralen Steuerung von Geschäftsregeln und deren konsistente Integration in alle Prozesse. Weitere Funktionen wie die Einbindung von Genehmigungsprozessen, Benachrichtigungssystemen und die Integration von Drittanwendungen sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse durchgängig automatisieren und überwachen können.

Vorteile der SAP BTP Workflows

Einer der größten Vorteile des SAP Workflow Managements ist die nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme, wodurch Silos aufgebrochen und End-to-End-Prozesse ermöglicht werden. Unternehmen profitieren von einer erheblichen Effizienzsteigerung durch die Automatisierung manueller und fehleranfälliger Aufgaben. Gleichzeitig bleibt die Plattform flexibel: Workflows können ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse angepasst und erweitert werden. Weitere Pluspunkte sind die Echtzeit-Transparenz über Prozesskennzahlen und die Möglichkeit, durch Low-Code/No-Code-Tools schnelle Anpassungen an geänderte Markt- oder Kundenanforderungen vorzunehmen. 

Eine Zusammenfassung der genannten Vorteile:

1. Automatisierung von Prozessen: Reduziert manuelle Tätigkeiten und minimiert Fehler durch automatisierte Abläufe.
2. Flexibilität durch Low-Code/No-Code: Benutzerfreundliche Tools ermöglichen schnelle Anpassungen ohne tiefgehendes Programmierwissen.
3. Nahtlose Integration: Optimale Einbindung in bestehende SAP-Landschaften und Drittanwendungen, wodurch End-to-End-Prozesse realisiert werden.
4. Echtzeit-Transparenz: Überwachungsfunktionen und Dashboards liefern wertvolle Einblicke in Prozesskennzahlen und Engpässe.
5. Compliance und Governance: Integrierte Kontrollmechanismen sorgen für die Einhaltung regulatorischer und betrieblicher Vorgaben.
6. Skalierbarkeit: Die Cloud-basierte Architektur ermöglicht eine einfache Skalierung entsprechend den Unternehmensanforderungen.
7. Kosteneffizienz: Effizienzsteigerungen und die Verringerung manueller Aufwände senken langfristig die Betriebskosten.
8. Schnelle Implementierung: Vorgefertigte Workflow-Vorlagen ermöglichen eine zügige Einführung und Anpassung an branchenspezifische Anforderungen.

Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsbeispiele

Typische Einsatzmöglichkeiten finden sich im Genehmigungsmanagement, etwa bei der Freigabe von Rechnungen, Bestellungen oder Urlaubsanträgen. Ebenso eignet sich die Lösung für Onboarding-Prozesse neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bei denen verschiedene Abteilungen – von der IT bis zur Personalabteilung – nahtlos zusammenarbeiten müssen. Ein weiteres Beispiel ist die Bearbeitung von Serviceanfragen, bei der Kundenanliegen automatisch priorisiert und an die zuständigen Teams weitergeleitet werden. Auch in der Logistik können Workflows Lager- und Transportprozesse effizient steuern. Im Lieferkettenmanagement können Unternehmen die Lieferkette optimieren, indem sie Bestellungen, Lieferstatus und Lagerbestände überwachen und entsprechende Aktionen automatisieren. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, einschließlich Genehmigungen und Zahlungen, kann Zeit und Fehler in der Buchhaltung minimieren und ermöglicht eine transparente Verfolgung von Rechnungsstatus und -historie. Durch die Möglichkeit der Integration von Drittanwendungen lassen sich darüber hinaus branchenspezifische Szenarien abbilden, etwa die Genehmigung von Bauplänen in der Bauindustrie oder das Compliance-Management in regulierten Märkten wie der Pharma- oder Finanzbranche. Diese Flexibilität macht SAP Workflow Management zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Prozessoptimierung.

Schritte zur Erstellung eines SAP BTP Workflows und Best Practices

Die Erstellung eines Workflows auf SAP BTP folgt typischerweise diesen Schritten:

1. Workflow-Definition erstellen: Zu Beginn wird der Ablauf im Workflow-Editor modelliert. Hier werden alle Schritte, Bedingungen und Entscheidungspunkte definiert.
2. Konfiguration der Geschäftsregeln: Regeln, die den Workflow steuern, können über das Business Rules Framework festgelegt werden. Diese Regeln stellen sicher, dass die Workflows an festgelegte Geschäftsanforderungen angepasst sind.
3. Festlegen von Benutzeraufgaben: Aufgaben, die von Benutzern manuell ausgeführt werden müssen, werden in den Workflow eingefügt und definiert.
4. Integration von Services: Die Integration in SAP- oder Drittanbieter-Systeme ermöglicht den Zugriff auf relevante Daten und Funktionen außerhalb des Workflows.
5. Testen und Deployment: Nach der Entwicklung wird der Workflow getestet, um sicherzustellen, dass er den gewünschten Anforderungen entspricht. Nach dem erfolgreichen Test kann der Workflow für das gesamte Unternehmen bereitgestellt werden.

Hier sind einige Best Practices, um das Beste aus SAP BTP Workflows herauszuholen:

• Klar definierte Ziele: Setzen Sie klare Ziele für Ihre Workflows, um sicherzustellen, dass die Automatisierung tatsächlich wertschöpfend ist und zur Effizienzsteigerung beiträgt.
• Iterative Verbesserungen: Beginnen Sie mit einfachen Workflows und erweitern Sie sie nach Bedarf. Das iterative Vorgehen hilft, Risiken zu minimieren und schrittweise Verbesserungen umzusetzen.
• Transparenz und Monitoring: Nutzen Sie die Monitoring-Tools von SAP BTP, um den Workflow-Betrieb zu überwachen und potenzielle Engpässe schnell zu identifizieren.
• Benutzerfreundlichkeit: Gestalten Sie Benutzeraufgaben übersichtlich und leicht zugänglich, damit Anwender effizient arbeiten können.

Fazit: Prozessautomatisierung optimieren mit dem passenden SAP Workflow

Die Automatisierung mit SAP Workflows bietet Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, wobei die Wahl zwischen klassischem Workflow, flexiblem Workflow und BTP-Workflow entscheidend ist. Während sich der klassische Workflow optimal für gut strukturierte und standardisierte Prozesse eignet, erweisen sich flexible Workflows als besonders vorteilhaft für Unternehmen, die ihre Prozesse dynamisch und anpassungsfähig gestalten möchten. SAP BTP Workflows wiederum sind ideal, wenn bereichsübergreifende, integrierte Prozesse und eine zukunftssichere Infrastruktur gefordert sind. SAP BTP Workflows bietet Unternehmen eine vielseitige Plattform, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Durch die nahtlose Integration in das SAP-Ökosystem, die flexible Anpassung und das umfassende Monitoring können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre Geschäftsprozesse agiler und widerstandsfähiger gestalten. Mit SAP BTP Workflows sind Unternehmen in der Lage, sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen und ihren Mitarbeitern eine benutzerfreundliche und effiziente Lösung zur Verfügung zu stellen. Durch eine sorgfältige Analyse der eigenen Prozesse und Anforderungen können Unternehmen die passende Workflow-Lösung auswählen und die Vorteile der Prozessautomatisierung voll ausschöpfen.