Der Monatsabschluss zieht sich hin, es gibt viele Rückfragen und im Team wird wieder zu viel Zeit für manuelle Routinen aufgewendet. Gleichzeitig erwarten die Geschäftsführung und die Fachbereiche schnelle und belastbare Zahlen. Genau in solchen Momenten wird deutlich, wie sehr das Rechnungswesen noch von Einzelwissen, Excel-Tabellen und manuellen Freigaben abhängig ist. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Transparenz und Steuerbarkeit – und am Ende unnötig viel Energie. Viele Unternehmen wissen, dass sie automatisieren müssen, setzen die Maßnahmen aber an der falschen Stelle um. Entscheidend ist nicht, möglichst viel auf einmal zu digitalisieren, sondern zuerst die Prozesse zu automatisieren, die eine sofortige Entlastung bringen.
Wer im Rechnungswesen schnell Wirkung erzielen möchte, sollte nicht zu breit anfangen. Besser ist es, gezielt dort anzusetzen, wo drei Dinge zusammenkommen.
- hohes Volumen
- klare Regeln
- direkter Einfluss auf Kosten, Tempo und Qualität
Genau das gilt in vielen Unternehmen vor allem für diese vier Bereiche:
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Kontoabstimmung
- Reporting
- Monatsabschluss
Dort lässt sich Automatisierung oft vergleichsweise schnell einführen, und der Nutzen wird früh sichtbar. Die genannten Prozentwerte sind Richtwerte aus Praxisbeispielen und Marktbeobachtungen. Wie groß der tatsächliche Effekt ausfällt, hängt immer von Prozessreife, Belegvolumen und Systemlandschaft ab.
Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört in vielen Unternehmen noch immer zu den aufwendigsten Abläufen im Finanzbereich. Rechnungen müssen erfasst, geprüft, freigegeben, nachverfolgt und sauber ins ERP übernommen werden. Das verursacht manuellen Aufwand, erhöht die Fehleranfälligkeit und verlängert die Durchlaufzeiten.
Gerade deshalb ist dieser Bereich häufig der beste Einstieg in die Automatisierung. Der Prozess ist volumenstark, weitgehend regelbasiert und zahlt direkt auf zentrale Ziele ein:
- geringere Prozesskosten
- weniger Fehler
- schnellere Bearbeitung
Als realistischer Richtwert sind hier 25 bis 50 Prozent geringere Prozesskosten möglich, verbunden mit deutlich kürzeren Durchlaufzeiten.
Aus unserer Projekterfahrung bei IT-P sehen wir immer wieder: Der schnellste Hebel liegt in einem sauber definierten Standardprozess. Rechnungseingänge sollten zentralisiert, Pflichtfelder automatisiert ausgelesen und formale wie sachliche Prüfungen regelbasiert gesteuert werden. Auch Freigaben und die Übergabe ins ERP sollten standardisiert und digital abgebildet werden. Entscheidend ist, zuerst saubere Standardregeln festzulegen und erst danach zu automatisieren. Sonderfälle gehören in einen zweiten Schritt.
Kontoabstimmung
In vielen Finance-Teams binden Kontoabstimmungen viel qualifizierte Zeit, obwohl sie häufig nach wiederkehrenden Regeln ablaufen. Genau das macht sie zu einem idealen Kandidaten für eine frühe Automatisierung. Durch automatisierte Kontoabstimmungen werden manuelle Vergleiche reduziert, Kontrollen gestärkt und die Verlässlichkeit der Bilanzqualität verbessert. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Nachverfolgung, Eskalationen und manuelle Dokumentation.
Als Richtwert sind rund 50 Prozent weniger Zeitaufwand realistisch. In einzelnen Unternehmen konnten sogar bis zu 98 Prozent der Abstimmungen automatisiert und der Abschluss deutlich beschleunigt werden. Der eigentliche Nutzen liegt jedoch nicht nur in der Zeitersparnis, sondern vor allem in mehr Kontrolle, besserer Nachvollziehbarkeit und weniger Reibungsverlusten.
Bei IT-P empfehlen wir, zuerst die Konten mit hohem Volumen und wiederkehrenden Matching-Regeln zu priorisieren. Im nächsten Schritt werden Abstimmungslogiken, Toleranzen, Eskalationen und Evidenzanforderungen definiert. Erst im nächsten Schritt erfolgt die Automatisierung von Datenimporten, Matching und Ausnahmebehandlung. Diese Vorgehensweise sorgt für eine schnelle Entlastung, ohne Governance und Transparenz zu schwächen.
Reporting
Auch im Reporting wird in vielen Unternehmen noch zu viel Zeit für die Datensammlung, die Plausibilisierung, die Excel-Konsolidierung und die manuelle Aufbereitung verschwendet. Das ist nicht nur teuer, sondern bremst auch die Steuerungsfähigkeit. Automatisierung und KI können hier spürbar entlasten. Marktbeobachtungen zeigen, dass sich der manuelle Aufwand in der Berichtserstellung um 20 bis 30 Prozent reduzieren lässt. Gleichzeitig steigen Aktualität, Konsistenz und Qualität der Zahlen. Der eigentliche Gewinn besteht darin, dass die Finance-Teams wieder mehr Zeit für Interpretation, Einordnung und Steuerung haben, anstatt Daten mühsam zusammenzutragen.
Aus unserer Sicht sollte der Einstieg nicht über das komplette Reporting-Set erfolgen, sondern über monatlich wiederkehrende Berichte, die auf stabilen Datenquellen basieren. Zunächst sollten Kennzahlen, Datenquellen und Freigabelogiken standardisiert werden. Darauf aufbauend lassen sich Datenzugriffe, Validierungen, Aktualisierungen und die Verteilung automatisieren. Erst wenn diese Basis stabil ist, lohnt sich der Ausbau in Richtung Forecasting oder narrative Reports.
Monatsabschluss
Der Monatsabschluss zählt zu den geschäftskritischsten Prozessen im Rechnungswesen. Er ist entscheidend dafür, wie schnell belastbare Zahlen verfügbar sind und wie gut das Unternehmen steuerbar bleibt. Gleichzeitig bündelt er viele manuelle Tätigkeiten, Abhängigkeiten und Eskalationen. Gerade deshalb ist der Monatsabschluss ein besonders wertvoller Ansatzpunkt für Automatisierung. In der Praxis sind Zielkorridore von 30 bis 60 Prozent kürzeren Abschlusszeiten realistisch. In dokumentierten Einzelfällen konnte die Abschlussdauer sogar von 15 auf 5 Tage reduziert werden. Der betriebswirtschaftliche Effekt ist direkt sichtbar.
- frühere Transparenz
- weniger Überstunden
- weniger Fehler im Endspurt
- stabilere Abschlussorganisation
Unsere Erfahrung bei IT-P zeigt, dass der sinnvollste Einstieg nicht in einzelnen Buchungen, sondern in der Abschlusssteuerung liegt. Zunächst sollten Aufgaben, Fristen, Abhängigkeiten, Erinnerungen und Freigaben transparent und durchgängig gesteuert werden. Danach folgen wiederkehrende Buchungen, Abstimmungen, Evidenzen und Ausnahme-Workflows. Entscheidend ist, den Abschluss nicht nur zu beschleunigen, sondern ihn vor allem verlässlicher und besser steuerbar zu machen.
Fangen Sie klein an, aber mit dem richtigen Hebel
Wer im Rechnungswesen mit Automatisierung startet, sollte nicht versuchen, möglichst viel auf einmal umzusetzen. Der größte Hebel liegt dort, wo Prozesse wiederkehrend, regelbasiert und geschäftskritisch sind. Für viele Unternehmen sind deshalb diese vier Bereiche die sinnvollsten ersten Ansatzpunkte:
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Kontoabstimmung
- Reporting
- Monatsabschluss
Hier lässt sich nicht nur der Aufwand reduzieren. Auch die Transparenz, Qualität und Steuerbarkeit verbessern sich spürbar. Genau darin liegt für uns bei IT-P der entscheidende Punkt: Automatisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um Finanzprozesse robuster, effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten.
