In vielen Unternehmen wird Lotus Notes seit Jahren quasi nebenher genutzt. Doch irgendwann holt einen die Realität in Form von steigenden Kosten, nachlassender Flexibilität und neuen Anforderungen aus den Fachbereichen ein. Dann gilt es, Prozesse zu modernisieren, ohne gleich ein Mammut-Individualprojekt zu initiieren.
Genau vor dieser Herausforderung stand auch einer unserer Kunden. Das Ziel war eindeutig: Weg von Lotus Notes, hin zu einer zukunftsfähigen Plattform, die weltweit skaliert und Prozesse spürbar entlastet. Gemeinsam haben wir zwei zentrale Anwendungen auf Basis der Microsoft Power Platform umgesetzt: Eine läuft bereits produktiv im globalen Einsatz, die andere befindet sich aktuell in der Umsetzung.
Welche Projekte haben wir umgesetzt?
Dienstreiseanwendung (DRA)
Es wurde eine neue Dienstreiseanwendung entwickelt, die das bisherige Antragswesen auf Basis von Lotus Notes inklusive Genehmigung, Übergabe an die Reisebuchung und Vorbereitung der Abrechnung ablöst. Die Anwendung wurde mit Power Apps und Power Automate realisiert und verfügt über eine bewusst auf Skalierung und Kostenoptimierung ausgelegte Architektur.
Eventabrechnung
Eine zweite Anwendung für die Eventabrechnung in Clubs im Veranstaltungs- und Hospitality-Umfeld umfasst Forecasts, KPIs, Einnahmen und Ausgaben sowie den Abgleich mit Daten aus dem Finanzbereich. Die Anwendung kann auch als Ablösung für Lotus Notes auf der Power Platform genutzt werden. Technisch basiert sie auf Dataverse und automatisierten Flows.
Projekt 1: Dienstreiseprozesse digitalisieren – von Antrag bis Abrechnung
Der Ausgangspunkt: Lotus Notes ersetzen, aber richtig
Die Vorgängeranwendung war technisch und organisatorisch am Limit: Sie war nicht mehr zeitgemäß, der Betrieb war teuer und sie war wenig flexibel. Gleichzeitig musste die neue Lösung mehr leisten als „nur eine Maske zu ersetzen“. Denn das Dienstreiseantragswesen hängt mit mehreren Folgeprozessen zusammen: Buchung, Datenanreicherung und Abrechnung.
Umsetzung: nicht „eine App“, sondern ein orchestrierter Gesamtprozess
Die Lösung wurde deshalb als Prozesskette gedacht – mit mehreren Bausteinen, die über Automatisierungen sauber zusammenspielen:
- Antragserstellung durch Mitarbeitende
- Genehmigungsprozess (heute deutlich einfacher und schneller)
- Travel Service / Buchungsprozesse inklusive Leistungs- und Kostenerfassung
- Buchhaltung/Abrechnung mit Exporten und angereicherten Daten für das Abrechnungssystem
Aus technologischer Sicht war ein Punkt besonders wichtig: Die Kosten sollten trotz der großen Nutzerbasis im Griff bleiben. Der Antragsteil wurde deshalb auf Basis von SharePoint umgesetzt, um bei mehr als 6.000 potenziellen Nutzern weltweit keine unnötigen Lizenzkosten zu erzeugen. Wo Performance und Datenmodellierung entscheidend sind, werden die Daten hingegen in Dataverse geführt.
Automatisierung als Kern – und als USP
Das Herzstück ist die Automatisierung über Power Automate. Nicht nur einzelne Automatisierungen, sondern ein durchdachtes Zusammenspiel mehrerer Workflows sorgt für Stabilität – selbst bei hoher Auslastung.
In Spitzenzeiten zeigt sich der Unterschied:
- bis zu 800 Anträge pro Tag
- insgesamt ca. 3.000 bis 5.000 Flows-Ausführungen pro Tag in Stoßzeiten
- und das stabil im laufenden Betrieb
Outcome: live, global, akzeptiert
Die Anwendung ist seit über einem Jahr produktiv und wurde nach einem Start in Deutschland nach rund sechs Monaten weltweit geöffnet. Inzwischen sind weit über 8.000 Anträge im System erfasst. Mindestens genauso wichtig ist, dass sich die Lösung trotz anfänglicher Widerstände in den Fachbereichen durchgesetzt hat. Die Rückmeldung lautet sinngemäß: „Zurück will keiner mehr.“
Ein konkretes Beispiel für Prozessgewinn
Ein praxisnahes Beispiel ist die Kommunikation mit Fluggesellschaften bzw. Reiseanbietern – ein echter Zeitfresser, der nun automatisiert ist. Früher mussten Anfragen jedes Mal neu erstellt, ausgefüllt, gespeichert, angehängt und verschickt werden. Heute gibt es in der Anwendung E-Mail-Formulare mit Vorlagen, die die entsprechenden Parameter automatisch übernehmen. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Grob geschätzt sinkt der Aufwand pro Vorgang von 10 bis 15 auf 3 bis 5 Minuten.
Ehrlich dazu: Wo noch mehr möglich wäre
End-to-End-Effekte lassen sich nicht überall sauber in Zahlen ausdrücken, unter anderem, weil wichtige Prozessschritte beim Kunden bewusst nicht weiter automatisiert wurden. Insbesondere die Schnittstellen zu Buchungssystemen (z. B. Reservierungssysteme) wurden nicht integriert. Dadurch bleiben manuelle Tätigkeiten im Buchungs- und Abrechnungsumfeld bestehen. Das schmälert zwar nicht den Erfolg der Lösung, zeigt aber, welches Potenzial in einem nächsten Automatisierungsschritt noch steckt. Was lässt sich final sagen? Die Dienstreiseanwendung ist erfolgreich live, wurde global ausgerollt und läuft hochautomatisiert im stabilen Betrieb. Mit zusätzlichen Schnittstellen wäre der maximale End-to-End-Hebel noch größer.
Projekt 2: Events planen und finanziell sauber abrechnen, und das KPI-getrieben
Das zweite Projekt zielt auf einen anderen Kernprozess ab: die Eventabrechnung. Dort werden Events mit Forecasts geplant und später anhand von Finanzdaten sauber abgeglichen – inklusive KPI-Logik, Einnahmen-/Ausgabenbetrachtung und Reporting.
Prozesslogik: Import statt Export
Im Unterschied zur Reiseanwendung ist der Fluss hier „umgedreht“:
- Es kommt ein Importdatensatz aus dem Finance-Bereich
- Dieser wird mit den bestehenden Buchungs- und Forecast-Daten abgeglichen
- Daraus entsteht eine konsistente Basis für Bewertung, Abrechnung und Reports
Technischer Ansatz
Das Projekt wurde auf Dataverse als Datenbasis aufgebaut und um mehrere Power-Automate-Flows ergänzt, die den Abgleich, die Aufbereitung und Folgeaktionen automatisieren. Zusätzlich wurde eine Oberfläche erstellt, die schnelle KPI-Übersichten und Reportings ermöglicht.
Outcome heute
Anders als bei Projekt 1 befindet sich Projekt 2 noch in der Umsetzung. Der aktuelle Stand: Die Konzeption und Entwicklung sind in vollem Gange, das Dataverse-Setup und die Flow-Logik bilden das Fundament. Da die Lösung noch nicht im stabilen Betrieb ist, können wir noch keine belastbaren Nutzungszahlen oder Effekte genannt werden.
Welchen Nutzen hat der Kunde heute davon?
Auch ohne perfekte End-to-End-Messung ist der Nutzen sehr konkret – operativ, technisch und organisatorisch:
- Zukunftsfähige Plattform: Lotus Notes wird durch Power Apps und Power Automate ersetzt – das macht die Lösung flexibel für neue Anforderungen.
- Einfachere Genehmigungen: Genehmigungen erfolgen direkt über Microsoft Teams, während die Prozesslogik über Power Automate gesteuert wird.
- Automatisierung im Alltag: Smarte Flows kümmern sich um Übergaben, Datenanreicherung und Exporte – auch bei hoher Belastung zuverlässig.
- Weltweite Skalierung: Perfekt geeignet für Tausende Nutzer in internationalen Teams.
- Kostenbewusstes Design: SharePoint nur dort, wo es passt (z. B. für Anträge); Dataverse ermöglicht strukturierte Datenmodelle und eine skalierbare Datenbasis.
- Bessere Abrechnung: Daten werden strukturiert gebündelt und vorbereitet – Exporte passen optimal ans Abrechnungssystem.
- Hohe Akzeptanz: Trotz Startwiderständen jetzt fest im täglichen Einsatz.
Wie war die Zusammenarbeit zwischen IT-P und dem Kunden?
Die Zusammenarbeit war pragmatisch und eng getaktet – mit einem klaren Setup:
- Ein zentraler Ansprechpartner: Auf IT-P-Seite gab es einen klaren „Single Point of Contact“, der die Projektleitung, die Product-Owner-Rolle, das Anforderungsmanagement und die Beratung zusammenführte. Für den Kunden ist das äußerst effizient, denn es gibt klare Zuständigkeiten und kurze Wege.
- Gerade bei komplexen Prozessen ist die Realität jedoch selten „einmal definieren und fertig“: Viel Abstimmung und laufendes Requirement Engineering sind erforderlich. Die Anforderungen wurden kontinuierlich konkretisiert und nachgeschärft.
- Das ging nicht ohne Reibungen ab. Widerstände in den Fachbereichen und Zurückhaltung bei Prozess- und Schnittstellenthemen gehörten dazu. Das ist typisch, wenn Veränderungen in operative Routinen eingreifen.
- Letztendlich zählt das Ergebnis: Trotz der Hürden ist die Einführung gelungen, die Lösung wird genutzt und als Fortschritt gesehen.
Low Code kann Enterprise, wenn man es prozessorientiert angeht
Die Projekte beweisen: Die Power Platform meistert nicht nur kleine Workflows, sondern auch große, unternehmensweite Prozesse – stabil, bei hoher Nutzerzahl und mit starker Automatisierung. Bei kluger Planung und guter Orchestrierung wird aus alter Last eine schlanke, zukunftssichere Lösung. Stehen Sie vor Lotus Notes, verkrusteten Abläufen und viel Handarbeit? Eine Migration lohnt sich: Nicht nur die Oberfläche aufhübschen, sondern Prozesse richtig neu denken – skalierbar, automatisiert und leicht erweiterbar. Gerne zeigen wir Ihnen, wie das in Ihrer IT-Landschaft umgesetzt werden kann: vom Quick Check bis hin zu schrittweiser Einführung.
Jetzt unverbindliche Beratung anfragen – wir zeigen Ihnen, wie Sie alte Legacy-Systeme wie Lotus Notes erfolgreich ablösen.
Mein Credo als Berater: keepITsimple – aber smart. Mit klaren Zielen, passenden Workflows und sinnvoll eingesetzter Technologie entsteht echter Mehrwert für Teams, Kunden und das gesamte Unternehmen.
