Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Kennen Sie wirklich jeden Prozess, der in Ihrem Unternehmen abläuft? Wahrscheinlich nicht – und damit sind Sie in bester Gesellschaft. Viele Führungskräfte und IT-Verantwortliche sind der Meinung, dass alle Prozesse klar geregelt und dokumentiert sind. Doch häufig sieht die Realität anders aus, als angenommen. Es gibt eine Vielzahl von Prozessen, die nicht dokumentiert sind, sogenannte Schattenprozesse. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie solche Schattenprozesse identifizieren und wie Sie mit klaren Strukturen, Automatisierung und Fingerspitzengefühl dauerhafte Lösungen schaffen können.

Was sind Schattenprozesse überhaupt?

Stellen Sie sich vor: Die einzige Person, die weiß, wie ein wichtiger Report erstellt wird, ist plötzlich im Urlaub. Das Projekt steht. Genau hier wirkt ein Schattenprozess – unauffällig, aber gefährlich. Selbst in Unternehmen mit gut dokumentierten Prozessen und modernen Tools können Schattenprozesse auftreten. Ihre Entstehung erfolgt oft unbemerkt und wird durch Faktoren wie Zeitdruck, Pragmatismus oder Frust über zu starre Systeme verursacht. Es werden zusätzliche Excel-Tabellen erstellt, es finden schnelle Abstimmungen im Chat statt oder es wird ein selbstgebautes Access-Tool in der IT-Abteilung genutzt. Diese Praktiken mögen auf den ersten Blick nützlich erscheinen, doch bei näherer Betrachtung können sie zu Ineffizienzen und sogar zu Problemen führen. 

Bei einem Teamwechsel oder dem Wechsel des Systems können Wissenslücken entstehen. Dies kann zu Effizienzverlusten, intransparenten Abläufen und Sicherheitsrisiken führen. Die Gründe hierfür sind vielschichtig. Häufig liegt mehr als nur Bequemlichkeit zugrunde. Persönliche Unsicherheiten oder fehlende Klarheit führen oft zu Umgehungslösungen – ein Faktor, den man nicht unterschätzen sollte. Sie vermeiden Entscheidungen, delegieren Verantwortung oder umgehen Abläufe. Dies kann nicht nur einzelne Projekte, sondern ganze Unternehmen bremsen.

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Warum entstehen solche Prozesse?

• Aus Furcht vor Fehlern oder Ablehnung werden Aufgaben gemieden und Entscheidungen verzögert. 
• Innere Widerstände führen zum Aufschieben wichtiger Tätigkeiten. 
• Ohne Klarheit über eigene Stärken und Schwächen leidet die Entscheidungsfähigkeit.
• Offizielle Systeme sind zu starr oder kompliziert.
• Genehmigungen dauern zu lange.
• Keine Person hat das passende Tool parat.
• Benutzerfreundlichkeit? Fehlanzeige.
• Oder schlicht: „Das haben wir schon immer so gemacht.

Unzureichend definierte Prozesse, wie beispielsweise vage Anweisungen zur Dateneingabe, führen zu individuellen Arbeitsweisen. Verändern sich Anforderungen, etwa durch neue Kunden, und bleiben die Prozesse unverändert, passen Mitarbeitende diese eigenständig an. Misstrauen in automatisierte Software kann zu redundanter Arbeit führen, indem Mitarbeitende Prozessschritte manuell wiederholen. Kurz gesagt: Menschen entwickeln Strategien, um effizient zu arbeiten. Doch genau diese Wege können sich langfristig als problematisch erweisen.

Wo verstecken sich Schattenprozesse?

Schattenprozesse – also inoffizielle, nicht dokumentierte Abläufe – können Unternehmen erheblich schaden. Sie führen zu Ineffizienzen, bergen Sicherheits- und Compliance-Risiken und erschweren die Analyse sowie Optimierung von Arbeitsabläufen. Besonders kritisch wird es, wenn das Management keine Transparenz über diese Prozesse hat – strategische Entscheidungen werden dadurch unsicherer und ungenauer. Oft sind Schattenprozesse Ausdruck tiefer liegender Probleme: persönliche Vorlieben, Machtstrukturen oder informelle Absprachen im Unternehmen. Diese informellen Abläufe untergraben nicht nur Effizienz, sondern auch die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Die Klassiker begegnen uns immer wieder:

• Excel-Listen, die lokal gespeichert und per E-Mail verschickt werden
• Freigaben auf Papier, obwohl längst ein digitales Tool vorhanden ist
• Telefonate oder Chat-Abstimmungen, ohne Protokoll
• Individuelle Mini-Skripte oder Datenbanken, die nur eine Person pflegt
• „Selbstgebastelte Lösungen“ in SharePoint oder Teams, unkoordiniert und unkontrolliert

Diese Vorgehensweise ist selten absichtlich, sondern beruht auf dem Wunsch der Mitarbeitenden, ihre Arbeit erledigt zu bekommen. 

Warum Schattenprozesse gefährlich sind

Schattenprozesse rauben Unternehmen wertvolle Zeit, oft unbemerkt. Was als unverzichtbar erscheint, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung häufig als überflüssige Routine. Diese versteckten Abläufe behindern nicht nur die Produktivität, sondern auch wichtige Initiativen wie die digitale Transformation. Was auf den ersten Blick wie eine clevere Improvisation aussieht, stellt sich oft als echter Bremsklotz heraus.

• Compliance? Fehlanzeige: Daten landen außerhalb kontrollierter Systeme.
• Fehler schleichen sich ein: Manuelle Abstimmungen sind einfach anfälliger.
• Versteckte Prozesse: führen zu unnötigem Mehraufwand und ineffizienter Doppelarbeit.
• Wissensinseln entstehen: Geht der „Herr der Excel-Liste“ in den Urlaub, funktioniert so gut wie nichts mehr.
• Keine Transparenz: Fehlende Transparenz führt dazu, dass wichtige Daten ungenutzt bleiben.

Die daraus resultierenden Folgen sind vielfältig, jedoch für alle Beteiligten gleichermaßen problematisch. Zu den negativen Konsequenzen zählen unter anderem stockende Prozesse, steigende Kosten und ein erhöhtes Risiko für das Unternehmen.

Die Lösung: Automatisierung, die Schattenprozesse sichtbar macht und ersetzt

Die gute Nachricht: Diese versteckten Prozesse müssen nicht sein. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie Ordnung schaffen, ohne den Aufwand klassischer IT-Großprojekte. Die M365 Power Platform ist die Antwort auf diese Herausforderung. Sie ermöglicht es, pragmatische und passgenaue Lösungen zu entwickeln, ohne eine komplette Softwareentwicklung zu initiieren. Schattenprozesse kann man nicht gänzlich vermeiden – aber sichtbar machen, strukturiert erfassen und gezielt ablösen. Mit modernen Low-Code-Plattformen wie der Microsoft Power Platform lassen sich viele dieser Schattenprozesse Schritt für Schritt digitalisieren und automatisieren – pragmatisch, skalierbar und nah am tatsächlichen Bedarf:

• Power Apps ermöglichen es, benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, die auf spezifische Abläufe zugeschnitten sind – beispielsweise zur strukturierten Dateneingabe oder Prozesssteuerung. Dadurch lassen sich unübersichtliche Excel-Listen und informelle Tools ersetzen.
• Power Automate unterstützt dabei, wiederkehrende manuelle Tätigkeiten zu automatisieren – etwa Freigabeprozesse oder Benachrichtigungen. So werden Abstimmungen nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig.
• Copilot Studio bietet Potenzial zur Entlastung bei Routinetätigkeiten durch assistierende Chatbots oder automatisierte Rückfragen – etwa im internen Support oder der Datenerfassung.

Diese Lösungen fügen sich nahtlos in bestehende Microsoft-Umgebungen ein und können bestehende Systeme sinnvoll ergänzen – statt sie vollständig zu ersetzen. Gleichzeitig gilt: Die Einführung solcher Tools ist kein Selbstläufer. Ohne klare Zieldefinition, abgestimmte Governance und begleitende Schulungen besteht die Gefahr, dass neue „digitale Schattenprozesse“ entstehen.

Nicht zu unterschätzen ist auch das Change Management: Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg. Richtig eingesetzt bietet die Power Platform jedoch eine praxisnahe Möglichkeit, intransparente Prozesse zu standardisieren, Mitarbeitende zu entlasten und den digitalen Reifegrad schrittweise zu erhöhen – ohne den Aufwand klassischer Individualentwicklungen. Und das Beste daran: Alle Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur integrieren und zentral steuern. 

Wie erkennen und minimieren Sie Schattenprozesse?

Oftmals werden ineffiziente oder fehleranfällige Abläufe jenseits von offiziellen Tools und dokumentierten Prozessen entwickelt. Um Potenziale für Automatisierung und Optimierung zu identifizieren, ist es empfehlenswert, einen genauen Blick hinter die Kulissen zu werfen. Es gibt verschiedene praktische Wege, um dies zu bewerkstelligen: 

1. Transparenz schaffen:
   • Sprechen Sie mit Ihrem Team, um herauszufinden, wo „außerhalb der offiziellen Tools“ gearbeitet wird.
   • Identifizieren Sie die tatsächlich genutzten Anwendungen – nicht nur die, die offiziell dokumentiert sind.
   • Prüfen Sie lokale Dateispeicher, Chatverläufe und andere informelle Arbeitsbereiche.
   • Werfen Sie einen Blick in Audit-Reports, um fehlende Daten oder intransparente Abläufe zu erkennen.
   • Beobachten Sie Personalwechsel – oft bleiben Tools zurück, die nie offiziell erfasst wurden.
2. Prozesse erfassen und dokumentieren:
   • Halten Sie alle relevanten Abläufe schriftlich fest – insbesondere manuelle und informelle Schritte, die häufig Ursache für Ineffizienzen sind.
3. Automatisierungspotenziale nutzen:
   • Ersetzen Sie wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung – etwa im Kundenkontakt oder Lieferantenmanagement.
4. Strukturen und Standards einführen:
   • Führen Sie formale, klar dokumentierte Prozesse ein. Kommunizieren Sie diese an alle Beteiligten und sorgen Sie für eine konsequente Umsetzung.
5. Kontinuierliche Verbesserung etablieren:
   • Überwachen und aktualisieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren und stetige Optimierung zu ermöglichen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Eine durchdachte Prozessgestaltung bringt viele Vorteile mit sich – sowohl für das Unternehmen als Ganzes als auch für einzelne Teams. Die wichtigsten Pluspunkte im Überblick sind:

1. Effizienter arbeiten: Redundante Systeme und manuelle Prozesse bremsen die Produktivität. Durch integrierte Lösungen werden Abläufe verschlankt und automatisiert. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
2. Compliance sichern: Alle Prozesse laufen innerhalb klar definierter und kontrollierbarer Systeme ab. Das gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind jederzeit gegeben.
3. Kosten senken: Fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte werden reduziert oder entfallen ganz. Doppelarbeit und unnötige Aufwände werden systematisch vermieden. So lassen sich Kosten dauerhaft und nachhaltig senken.
4. Mitarbeitende entlasten: Wiederkehrende Aufgaben und ineffiziente Workarounds werden durch digitale Lösungen ersetzt. Mitarbeitende können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Das steigert Zufriedenheit und Motivation.
5. Bessere Datenbasis: Einheitliche Prozesse sorgen für konsistente und verlässliche Daten. Reports und Auswertungen basieren auf zentralen, stets aktuellen Informationen. Entscheidungen werden fundierter und transparenter getroffen.

Es ist an der Zeit für Ordnung zu sorgen

In vielen Unternehmen sind Schattenprozesse ein alltägliches Phänomen. Sie entstehen oft, wenn Mitarbeitende eigene Lösungswege entwickeln, um bestehende Lücken in offiziellen Prozessen zu überbrücken. Häufig bleibt der Führungsebene dabei verborgen, welche Arbeitsschritte tatsächlich notwendig sind, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Diese inoffiziellen Abläufe können sich über Jahre verfestigen und zu Ineffizienzen führen. Sie sind meist weder dokumentiert noch systemseitig abgebildet, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erschwert. Zudem bergen sie Risiken in Bezug auf Sicherheit, Qualität und Compliance.

Doch es besteht die Möglichkeit, dies zu ändern. Mit den richtigen Instrumenten können Sie Schattenprozesse identifizieren, automatisieren und unnötige Hindernisse beseitigen. Wenn Sie mehr über die versteckten Abläufe in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, die es zu optimieren gilt, kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie gerne dabei und begleiten Sie von der Analyse bis zur Umsetzung.

👉 Schluss mit Schattenprozessen: Erfahren Sie in unserem Leistungsangebot zur Prozessautomatisierung, wie Sie Abläufe effizient und transparent gestalten – und buchen Sie dort gerne direkt einen unverbindlichen Beratungstermin mit unseren Expertinnen und Experten.