Wie viel Zeit verliert Ihr Team mit wiederholenden, zeitraubenden Aufgaben, die automatisiert werden könnten? In einer Arbeitswelt, die sich in einem ständigen Wandel befindet, ist Effizienz ein entscheidender Faktor. Microsoft Power Automate ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und Workflows, wobei keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Vorlagen erleichtern den Einstieg, sodass auch Mitarbeitende ohne technischen Hintergrund schnell produktive Ergebnisse erzielen können. Dadurch werden administrative Belastungen reduziert und Raum für strategische Aufgaben geschaffen. Automatisierung ist der Schlüssel, um wettbewerbsfähig zu bleiben – für kleine wie große Unternehmen.

Problemstellung: Herausforderungen manueller Prozesse

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Insbesondere wiederkehrende Aufgaben wie Genehmigungsanfragen, Datentransfers oder interne Kommunikationsprozesse sind zeit- und ressourcenintensiv, wenn sie manuell durchgeführt werden. Dieser hohe Aufwand führt nicht nur zu einer erheblichen Belastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und Verzögerungen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, da menschliche Faktoren wie Müdigkeit oder Unaufmerksamkeit eine Rolle spielen. Darüber hinaus ist manuelle Arbeit ein erheblicher Kostenfaktor, der sich sowohl auf die Produktivität als auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirken kann. Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Prozesse setzen, laufen Gefahr, im Wettbewerb zurückzufallen. 

Lösung: Microsoft Power Automate-Vorlagen als effiziente Alternative

In einer zunehmend von Geschwindigkeit und Präzision geprägten Arbeitswelt ist Microsoft Power Automate ein unverzichtbares Instrument, um Prozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten. Die Integration mit Office 365, SharePoint und weiteren Anwendungen von Microsoft 365 ermöglicht die nahtlose Verbindung von Daten und Prozessen. Vorkonfigurierte Workflows vereinfachen zudem die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Unternehmen können so schnell und kostengünstig standardisierte Automatisierungen umsetzen und flexibel anpassen. Die Vorteile sind evident: höhere Genauigkeit, Entlastung der Mitarbeitenden von monotonen Tätigkeiten und eine spürbare Steigerung von Motivation und Produktivität. Automatisierte Workflows übernehmen in Sekunden Arbeiten, die zuvor manuell und zeitintensiv erledigt wurden. Mit Power Automate und seinen benutzerfreundlichen Vorlagen können Unternehmen ohne Programmierkenntnisse mit wenigen Klicks Prozesse optimieren und Arbeitsabläufe revolutionieren.

Was sind Power Automate-Vorlagen?

Power Automate Templates sind vorkonfigurierte Workflows, die von Microsoft oder der Power Automate Community zur Verfügung gestellt werden. Sie dienen als Grundlage für die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und ermöglichen eine einfache Anpassung an unternehmensspezifische Bedürfnisse. Dies beschleunigt die Prozessoptimierung erheblich, da Unternehmen Routineaufgaben ohne großen Entwicklungsaufwand automatisieren können. Beispiele hierfür sind Vorlagen für die automatische Benachrichtigung bei neuen E-Mails, die Datenintegration mit OneDrive for Business oder die Verknüpfung von Microsoft Excel mit anderen Office 365 Apps. Um die Anwendung zu vereinfachen und Anregungen zu geben, wofür Flows verwendet werden können, stellt Microsoft eine große Anzahl von Vorlagen zur Verfügung. Die Suchfunktion erleichtert die Suche, da die Vorlagen nach bestimmten Diensten gefiltert werden können.

Ein großer Vorteil der Vorlagen ist ihre Flexibilität. Sie können an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass E-Mail-Anhänge nur dann in OneDrive gespeichert werden, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen, wie zum Beispiel ein Schlagwort im Betreff. So wird sichergestellt, dass nur relevante Daten verarbeitet werden und der Workflow genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Power Automate bietet auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Trigger und Aktionen zu definieren, um die Prozesse noch spezifischer zu gestalten.

Microsoft Power Automate: Konkrete Anwendungsbeispiele

• Personalabteilung: Automatisierte Onboarding-Prozesse wie Benachrichtigungen und Checklisten reduzieren den Verwaltungsaufwand und sorgen für einen reibungslosen Einstieg neuer Mitarbeitender. Microsoft Teams erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
• Vertrieb: Website-Leads werden automatisch in das CRM-System Dynamics 365 übertragen und zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen. So gehen keine Kundendaten verloren und alle Leads werden effizient bearbeitet.
• Marketing: Die Planung und Veröffentlichung von Social-Media-Posts wird automatisiert, was Reichweite und Engagement erhöht und das Team entlastet. Power Automate unterstützt außerdem die vereinfachte Kampagnenplanung und die Nachverfolgung von Ergebnissen.
• Projektmanagement: Aufgaben und Termine werden bei der Erstellung neuer Projekte automatisch zugewiesen und synchronisiert. SharePoint und Microsoft Teams ermöglichen die zentrale Ablage und gemeinsame Nutzung relevanter Informationen, was die Zusammenarbeit erleichtert.
• Finanzabteilung: Rechnungsdaten wie Rechnungsnummern und Beträge werden automatisiert erfasst und ins Buchhaltungssystem übertragen. Dies minimiert Fehler und sorgt für eine schnelle und korrekte Verarbeitung.
• Verwaltung: Urlaubsanträge werden automatisch an die zuständige Führungskraft zur Genehmigung weitergeleitet, Teamkalender aktualisiert und Mitarbeitende benachrichtigt. So wird eine transparente Abwesenheitsverwaltung sichergestellt.
• Kunden-Support: Bei kritischen Ereignissen werden automatische Benachrichtigungen ausgelöst, sobald ein Support-Ticket erstellt wird. Teams und E-Mail ermöglichen eine schnelle Kommunikation, wodurch Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden können.

Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Formularantworten

Ein klassisches Beispiel für die Nutzung von Power Automate ist die Vorlage für automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Formularantworten. Mit der Vorlage können Unternehmen und Teams sicherstellen, dass keine wichtigen Eingaben aus Formularen übersehen werden und die richtigen Personen sofort informiert werden.

Wie funktioniert es?

1. Auslöser: Der Workflow beginnt, sobald jemand ein Formular (z. B. über Microsoft Forms) ausfüllt und absendet.
2. Bedingungen: Sie können festlegen, ob Benachrichtigungen basierend auf bestimmten Formularantworten gesendet werden sollen, beispielsweise bei Auswahl eines bestimmten Feldes („Dringend“).
3. Aktion: Power Automate verschickt automatisch eine E-Mail an eine definierte Empfängergruppe oder Einzelpersonen. Diese E-Mail enthält die eingegebenen Informationen aus dem Formular wie Name, Anliegen und weitere Details.
4. Optionale Schritte: Die Antworten können zusätzlich in einer SharePoint-Liste oder Excel-Tabelle gespeichert werden, um sie zentral zu dokumentieren.

Vorteile dieses Workflows:

• Schnelle Reaktion: Verantwortliche erhalten sofort eine Benachrichtigung und können rechtzeitig reagieren.
• Transparenz: Alle relevanten Daten aus dem Formular sind klar und übersichtlich in der E-Mail enthalten.
• Automatisierung: Die manuelle Weiterleitung und Überprüfung von Formularantworten entfällt, was Zeit und Aufwand spart.

Wie finden und wählen wir die passende Vorlage?

Die Auswahl einer geeigneten Vorlage ist von entscheidender Bedeutung, um einen effizienten Start in die Automatisierung zu gewährleisten. Microsoft und eine externe Community stellen eine umfangreiche Sammlung von über 10.000 Vorlagen zur Verfügung. Eine nicht-exklusive Liste von Vorlagen kann durch Aufrufen der Hauptseite von Power Automate (https://make.powerautomate.com) unter „Alle Vorlagen“ im linken Menüpunkt eingesehen werden. Dies sieht dann wie folgt aus:

In diesem Bereich werden alle verfügbaren Vorlagen aufgeführt. Es besteht die Möglichkeit, die Suchergebnisse nach dem Namen zu filtern oder eine Suche nach Kategorien vorzunehmen, beispielsweise nach „Genehmigung“, „Vision“, „E-Mails“ oder „Datensammlung“. Worauf sollten wir bei der Auswahl einer Vorlage achten?

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen: Klären Sie zunächst, welche Prozesse Sie automatisieren möchten und welche Ziele Sie dabei verfolgen.
2. Durchstöbern Sie die Power Automate-Bibliothek: Nutzen Sie die umfangreiche Auswahl an Vorlagen, um eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht.
3. Überprüfen Sie benötigte Verbindungen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dienste (z. B. Microsoft Forms, SharePoint, Outlook) verbunden und einsatzbereit sind.
4. Wählen, konfigurieren und testen Sie die passende Vorlage: Passen Sie die gewählte Vorlage an Ihre Bedürfnisse an, speichern Sie sie und führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass der Workflow reibungslos funktioniert.

Nutzung einer Vorlage

1. Vorlage finden: Beginnen Sie in der Vorlagen-Galerie und suchen Sie nach einem geeigneten Workflow. Nutzen Sie die Suchfunktion, um gezielt nach Ihrem Fachbereich oder spezifischen Aufgaben zu filtern. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass Sie schnell die passende Vorlage finden.
2. Anpassen: Nach Auswahl der Vorlage können individuelle Anpassungen vorgenommen werden. Dies umfasst beispielsweise das Hinzufügen von Bedingungen oder das Verbinden weiterer Systeme, um den Workflow auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abzustimmen. Das flexible Anpassungsmodell ermöglicht es, jede Vorlage auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Diese Anpassbarkeit sorgt dafür, dass keine Lösung zu generisch bleibt, sondern konkret den jeweiligen Prozess unterstützt. Auch die Integration von OneDrive, SharePoint, Outlook oder Dynamics 365 kann hier erfolgen, um umfassende Geschäftsprozesse abzubilden.
3. Testen und Implementieren: Vor der Inbetriebnahme sollte der Workflow gründlich getestet werden, um sicherzustellen, dass er fehlerfrei arbeitet und alle Anforderungen erfüllt. Dabei sollten auch potenzielle Fehlerszenarien berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass der Workflow robust genug für den Echtbetrieb ist. Testen Sie verschiedene Szenarien, um sicherzustellen, dass der Workflow auch unter außergewöhnlichen Bedingungen zuverlässig funktioniert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung anhand eines Beispiels

1. Anforderungen definieren

Für unser Szenario sind die Anforderungen klar definiert:

• Jede Antwort auf unser Formular soll an einen Nutzer zur Genehmigung gesendet werden.
• Nach der Genehmigung wird die Antwort in SharePoint gespeichert.

2. Passende Vorlage auswählen

Anschließend suchen wir eine passende Vorlage in Power Automate, die unseren Anforderungen entspricht.

Auswahlbeispiel:

3. Verbindungen erstellen

Hier melden wir uns bei den benötigten Diensten an. Für diesen Workflow sind folgende Dienste erforderlich:

• Microsoft Forms (für die Antworten des Formulars)
• Planner (für die Erstellung von Aufgaben)
• Outlook (für den Versand der Genehmigungs-E-Mails)

Beispielansicht für die Verbindungen:

4. Workflow konfigurieren

Nun konfigurieren wir den Workflow Schritt für Schritt:

1. Formular auswählen:
   Wählen Sie das Formular aus, dessen Antworten verarbeitet werden sollen.
2. Planner konfigurieren:
   • Wählen Sie die Gruppe-ID und das Board aus, auf dem die Aufgaben erstellt werden.
   • Geben Sie den Titel der Aufgabe ein (hier können die Antworten aus dem Formular verwendet werden).
3. Outlook konfigurieren:
   • Definieren Sie den Empfänger der E-Mail.
   • Erstellen Sie den E-Mail-Text (hier können ebenfalls die Antworten des Formulars eingebunden werden).

Beispielansicht des Workflows:

5. Workflow speichern und testen

Speichern Sie den Workflow und führen Sie einen Testlauf mit einer Beispielantwort durch, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

6. Testen und starten

• Überprüfen Sie, ob die Genehmigungs-E-Mails korrekt versendet werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben in Planner angelegt werden.
• Verifizieren Sie, dass die Antworten nach der Genehmigung in SharePoint gespeichert werden.

Mit diesen Schritten ist Ihr Workflow vollständig eingerichtet und einsatzbereit.

Fazit: Power Automate Vorlagen als Katalysator für Effizienz

Microsoft Power Automate, vormals Microsoft Flow, ist ein effektives Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und wiederkehrende Aufgaben schnell und einfach zu automatisieren. Die Verwendung von Vorlagen in Power Automate bietet Unternehmen wesentliche Vorteile, insbesondere hinsichtlich der Einsparung von Zeit und der Präzision der Prozesse. Der geringe Implementierungsaufwand erlaubt es Organisationen, ihre Prozesse zeitnah zu optimieren und sich folglich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren. Microsoft Power Automate ist eine Lösung, die nicht nur für IT-Experten, sondern auch für Fachabteilungen eine zugängliche und effektive Möglichkeit zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bietet. Die hohe Flexibilität und Adaptionsfähigkeit der Vorlagen machen Power Automate zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen, die in der heutigen digitalen Arbeitswelt erfolgreich bestehen wollen. 

Die angemessene Nutzung von Microsoft Power Automate ermöglicht Unternehmen eine Reduzierung von Zeit und Kosten sowie eine optimierte Ausschöpfung des Potenzials ihrer Mitarbeitenden. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf der Beschleunigung von Prozessen, sondern auch auf der Schaffung von Freiräumen für die Mitarbeitenden, damit diese sich auf kreatives Denken, strategische Planung und die Schaffung von Mehrwert konzentrieren können. Power Automate ist die ideale Plattform, um Aufgaben zu automatisieren, Routinearbeiten zu reduzieren und die Zusammenarbeit in der gesamten Microsoft 365 Suite zu optimieren. Nutzen Sie die Gelegenheit, die volle Leistungsfähigkeit von Power Automate zu entdecken. Beginnen Sie mit  bewährten Vorlagen und stellen Sie fest, wie sich Prozesse effizient automatisieren lassen. Sollten Sie individuelle Unterstützung wünschen, stehen Ihnen unsere Experten mit weiterführenden Ressourcen und Beratung zur Seite. Setzen Sie jetzt den ersten Schritt in Richtung Automatisierung und Zukunftssicherheit.