Corporate Communication mit Microsoft Viva

Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt hat Microsoft zum Anlass genommen, das Thema Employee Experience ganz neu zu definieren. Eine MS-Teams ergänzende Plattformlösung namens Microsoft Viva soll die Kommunikation im Unternehmen revolutionieren. Ein Blick auf die Plattform zeigt, dass das gelingen könnte.

Microsoft als amerikanischer Konzern bringt mit Viva eine Software auf den deutschen Markt, die vielleicht einen neuen IT-Trend einleitet, der in Deutschland gerade erst beginnt. Viva besteht aus den vier Modulen Viva Insights, Viva Topics, Viva Connections und Viva Learning, die gemeinsam aufbauend auf Microsoft 365 und Microsoft Teams die neuen Funktionen zur Verfügung stellen.

Viva Insights

Nicht alles was Microsoft mit MS Viva ermöglicht, findet ungeteilte Zustimmung in Unternehmen. Einige Betriebsräte, Compliance-Beauftragte und Datenschützer stehen dem Modul Viva Insights kritisch gegenüber. Schuld daran ist die umfangreiche Ansammlung, Vermengung und Interpretation von Daten über Viva Insights. Damit bietet das Programm beispielsweise Auswertungsmöglichkeiten zu individuellen Verhaltensmustern von Angestellten, was der Produktivität und damit der persönlichen Entfaltung und dem Wohlbefinden dienen soll.

Statistiken über das Team und die gesamte Organisation erlauben Benchmarking, was im Sinne eines vereinfachten Selbstmanagements zu verstehen ist. Hier wird die schon vorhandene Funktionalität von MyAnalytics in Viva Insight integriert. Die persönlichen Analysedaten sind dabei nur für den individuellen Nutzer einsehbar. Dabei geht es auch darum, die Gefühlswelt und so Dinge wie Dankbarkeit gegenüber Kollegen mit in diese geführte Mediation einzubeziehen. Ziel ist es, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern, und Stress gezielt vorzubeugen beziehungsweise diesen abzubauen. Derartige Funktionen lassen sich in Deutschland aber nur schwerlich einführen. Daher ist zu erwarten, dass viele Unternehmen das Modul Viva Insights nicht oder nur eingeschränkt nutzen, was jedoch der generellen Einführung von Viva nicht im Wege steht.

Gesteuerte Zufriedenheit: Viva Insights zielt auch auf die Gefühlswelt der Mitarbeiter ab.

Gesteuerte Zufriedenheit: Viva Insights zielt auch auf die Gefühlswelt der Mitarbeiter ab.

Was bietet Viva Insights noch? Das Programm erweitert MS Teams um Funktionen, die sich im Bereich Feelgood und Selbstmanagement ansiedeln lassen. Auch die Regelung von Urlaubs- und Pausenzeiten, Funktionen zur Selbstorganisation, Steuerung der persönlichen Weiterbildung. Informationen über das Team und weitreichende Infos über die gesamte Organisation gehören zum Standardportfolio. Dabei agiert Viva aktiv, um Prozesse zu unterstützen. Bei der Regelung von Pausenzeiten beispielsweise ist es möglich, Regelungen von Betriebsvereinbarungen oder Abteilungen direkt zu unterstützen, und für den Mitarbeiter sowie das Management Transparenz und Planungssicherheit zu schaffen.

Viva Topics

In Unternehmen sorgen häufig die unterschiedlichsten Wikis für Informationen und den Zugriff auf Arbeitsanweisungen und How-tos. Selten sind diese Systeme homogen, und häufig haben Abteilungen jeweils ganz eigene proprietäre Lösungen im Einsatz. Mit Microsoft Viva Topics lassen sich automatisch Inhalte und Fachwissen im Unternehmen organisieren. So können Beschäftigte Informationen leicht einarbeiten und abrufen. Integrierte Sicherheits- und Compliance-Funktionen sorgen dafür, dass Inhalte sich automatisch für die verschiedenen Apps und Teams organisieren lassen.

Viva Connections

Microsoft Viva Connections bietet jedem Einzelnen ein personalisiertes Portal mit relevanten News, Unterhaltungen und Tools für erfolgreiches Arbeiten. Das Intranet als Dreh- und Angelpunkt des digitalen Arbeitsplatzes wird durch Viva Connections in ein zentrales User-Interface zusammengeführt. Dabei geht der weg vom Browser und hin zu MS Teams. Der Vorteil für die Beschäftigten liegt darin, dass der Teams -Client nicht mehr verlassen werden muss und sich Kommunikation und Kollaborationsaufgaben so in einem Tool erledigen lassen.

Viva Learning

Microsoft Viva Learning macht das Lernen zu einem natürlichen Bestandteil der Arbeitsroutine. Es ermöglicht, mitarbeiterspezifische Weiterbildungsmöglichkeiten bereitzustellen. Von PowerPoint-Folien über Dokumente und Videos lassen sich beliebige Formate bereitstellen. Dazu kommen kostenlose und kostenpflichtige Inhalte, die sowohl über Microsoft als über externe Anbieter zur Verfügung stehen. Ebenso ist es möglich, komplette Lernplattformen wie Udemy oder LinkedIn Learning in Viva Learning zu integrieren. Beschäftigte können innerhalb von MS Teams nach relevanten Lerninhalten suchen und diese während der Arbeit nutzen. Thematisch steht das komplette Spektrum der Weiterbildung zur Verfügung, was von IT-Themen über Managementthemen bis hin zu weitere Soft Skills reicht.

Fazit

Die Standardisierung und Homogenisierung von IT-Lösungen ist derzeit in allen Unternehmen ein zentrales Thema, da auf diesem Wege die IT-Betriebskosten reduziert werden und sich gleichzeitig eine einfache Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter schaffen lässt. So wird der Einsatz von Microsoft Viva nicht nur die Bedeutung von MS Teams in Unternehmen neu gewichten, sondern auch viele bislang etablierte Insellösungen im Bereich Corporate Communications ins Abseits schieben.

Autor/in
Ulrich Schmitz
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Ulrich Schmitz
Ulrich Schmitz ist als Content Marketing Expert und Redakteur bei der IT-P tätig. Seine Leidenschaft gehört dem Content und der Betreuung von Social Media-Kanälen mit dem Schwerpunkt IT-Fachinformationen.
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