Der erfolgreiche Weg zum automatisierten Prozess

Wie kommt man von einem Prozess zu einem automatisierten Prozess? Dieser Frage gehen wir in dem heutigen Post nach. Dabei werden Sie sehen, welche Teilschritte relevant sind und wie schnell man zu einem Ergebnis – einem automatisierten Prozess – kommen kann.

Relevante Prozesse identifizieren

Die digitale Transformation ist in vollem Gange. Unternehmen aller Größen und aus allen Branchen beginnen, sich anzupassen und die Vorteile der digitalen Technologien zu nutzen. Eine der wichtigsten Veränderungen, die durch die Digitalisierung ermöglicht wird, ist die Automatisierung von Prozessen. Durch Automatisierung können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, indem sie Routinetätigkeiten automatisieren. Gleichzeitig ermöglicht Automatisierung auch eine höhere Qualität der Ergebnisse, da Fehlerquellen reduziert werden.

Die Automatisierung von Prozessen ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. Viele Unternehmen haben bereits damit begonnen, ihre Prozesse zu automatisieren, um die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. In vielen Fällen ist die Automatisierung jedoch nur ein erster Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation. Um wirklich von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren, müssen Unternehmen ihre gesamten Geschäftsprozesse transformieren. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Prozesse neu gestalten müssen, um die digitale Technologie optimal zu nutzen.

In dem Post Wie wählt man die Geschäftsprozesse aus die automatisiert werden sollten ist die Detaillierte Darstellung zu sehen.

Ziele festlegen – KPIs für den Prozess definieren

Eine erfolgreiche Implementierung von automatisierten Prozessen setzt klar definierte Ziele voraus. Diese müssen mit den richtigen KPIs gemessen werden, um den Erfolg des Prozesses sicherzustellen.

Die ersten Schritte sind die Definition der Ziele und die Identifikation der Schlüsselprozessteile, die optimiert werden sollen. Dies ist essentiell, um den Erfolg des Prozesses sicherzustellen. Ziele können auf unterschiedlichen Ebenen definiert werden, von der Unternehmensstrategie bis hin zu den operativen Zielen eines (Teil-)Prozesses. Auf strategischer Ebene könnte das Hauptziel sein, die Kundenerfahrung durch automatisierte Prozesse zu verbessern oder die operative Effizienz zu steigern. Auf prozessualer Ebene könnten die Ziele darauf ausgerichtet sein, bestimmte Schritte in einem Prozess zu beschleunigen oder bestimmte Daten besser zu nutzen.

Für jedes Ziel müssen entsprechende KPIs definiert werden, um den Erfolg des Projekts messbar zu machen. Beispielsweise könnte ein KPI für das Ziel sein, die Durchlaufzeit eines Prozesses um 50% zu reduzieren. KPIs sollten so definiert werden, dass sie leicht zu messen und zu vergleichen sind. Sie sollten auch mit den Zielen des Unternehmens abgestimmt sein, damit der Erfolg des Projekts sichtbar gemacht werden kann.

Prozesse zu automatisieren sind Teile von Digitalisierungsprojekten, die oft komplex und langwierig sind. Daher ist es wichtig, regelmäßig über den Fortschritt des Projekts zu berichten und die erreichten Ziele und KPIs festzuhalten. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, den Erfolg des Projekts nachzuverfolgen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. Es ist auch hilfreich, externe Experten hinzuzuziehen, um bei der Umsetzung des Projekts zu unterstützen und das Wissen im Unternehmen zu erweitern.

Prozess-Dokumentation mit BPMN

Die Bedeutung der Prozessdokumentation nimmt mit der zunehmenden Digitalisierung in allen Branchen und Unternehmen weiter zu. Vor allem die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert eine genaue und strukturierte Dokumentation, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Eine Methode, die immer häufiger für die Dokumentation von Prozessen eingesetzt wird, ist BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN ist eine standardisierte grafische Notation, mit der sich Business-Prozesse aller Art beschreiben, analysieren und visualisieren lassen – sowohl manuelle als auch automatisierte.

BPMN ist ein offener Standard, der von einer Reihe verschiedener Organisationen unterstützt wird. Es gibt jedoch keine einheitliche Notation für BPMN-Diagramme. Daher ist es wichtig, sich mit den verschiedenen Symbolen und Konventionen vertraut zu machen, bevor Sie mit dem Erstellen eines Diagramms beginnen.

In der Darstellung ist zu sehen, wie 3 unterschiedliche Gruppen an dem Prozess der Kreditvergabe beteiligt sind. Da es sich nur um eine stark vereinfachte Darstellung handelt, sind die einzelnen Prozessschritte wesentlich weniger komplex als bei dem vollständigen Prozess. Der Startpunkt des Prozesses bildet der hier in grün dargestellte Kreis. Die weiteren Prozessteile sind in den Kästchen mit abgerundeten Ecken zu finden. In einer detaillierteren Prozessdarstellung, würden diese natürlich noch wesentlich mehr Informationen beinhalten als in diesem kurzen Beispiel. Die schwarzen Rauten stellen jeweils Entscheidungen dar. Hierbei wird zum Beispiel über den Kreditantrag entschieden, ob dieser bewilligt wird oder nicht. Das Ende des Prozesses ist in diesem Fall mit einem orangenen Kreis dargestellt.

Eine solche Art der Darstellung unterstützt bei der Aufnahme, Verbesserung und Automatisierung. Sowohl der gesamtheitliche Prozess, als auch seine Einzelteile können so besser und einfacher verständlich analysiert werden.

Prozess-Optimierung

Nachdem der Prozess aufgenommen und dokumentiert wurde kann der nächste Schritt, die Prozessoptimierung, starten. In vielen Fällen werde ich in Kundenprojekten gefragt, warum unbedingt eine Optimierung des Prozesses durchgeführt werden muss. Häufig wird davon ausgegangen, dass der Prozess in der jeweiligen Ausbaustufe schon so optimiert wie möglich ist. Es lohnt sich in vielen Fällen, den Prozess auf eine Optimierung hin zu prüfen.

Die Optimierung, welche vor der Automatisierung des Prozesses erfolgt, hat einen größeren Impact auf die Gesamtleistung des Prozesses, als wenn dieser nachträglich optimiert werden würde. Zu einer Optimierung zählen unter anderem:

  • Reduktion Anzahl der Prozessschritte
  • Reduktion Anzahl der Beteiligten
  • Erhöhung Transparenz
  • KPI Messungen
  • etc.

Im Idealfall ist der Prozess nach der Optimierung wesentlich schlanker und schon von sich aus effizienter, als er vorgefunden wurde.

Den Prozess in einer Automatisierungssoftware abbilden

In einigen Blogbeiträgen haben Sie vermutlich schon von diversen Prozessautomatisierungssoftwarelösungen gelesen. Es gibt für viele Anwendungsszenarien unterschiedliche Lösungen je nach den jeweiligen Anforderungen der Unternehmung. In manchen Lösungen lassen sich die Prozesse mit der oben genannten BPM Notation abbilden. Wiederum andere Softwarelösungen haben ihre eigenen Darstellungen der Prozesse und Prozessketten. Wenn von Beginn an klar sein sollte, welche Prozessautomatisierungslösung eingesetzt werden soll, ist es zu empfehlen, auch gleich mit einer solchen Notation zu starten.

Ziele messen und prüfen

Es ist empfehlenswert auch bei der Bewältigung von automatisierten Prozessen iterativ vorzugehen. Erstens lohnt es sich, die definierten Ziele / KPIs nicht zu definieren sondern diese auch kontinuierlich innerhalb des Prozesses zu messen. Nach einer ersten Iteration, also der Implementierung des automatisierten Prozesses, ist es möglich, dass die Ziele noch nicht erreicht wurden. Sollte dies der Fall sein, würde sich noch eine Konzeptionsphase eignen, um den Prozess erneut zu beleuchten. Hierbei sollte das Augenmerk auf die jeweiligen KPIs gesetzt werden, welche noch nicht planungsgemäß erfüllt wurden.

Autor/in
Julian Funke
CIO, IT Senior Consultant Mehr erfahren
Julian Funke
Julian Funke leitet seit 2015 bei IT-P Weiterentwicklung, Innovationen und die operativen Abteilungen für den Standort Hannover. In seiner jetzigen Position als Chief Information Officer unterstützt er Kunden bei der digitalen Transformation, darunter mittelständische Unternehmen sowie lokale Versicherungen im Raum Niedersachsen.
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