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Mit Business Process Automation – oder in kurz: BPA – wird der Einsatz von Technologie und Software zur Automatisierung (wiederkehrender) Geschäftsprozesse beschrieben. Ziel dabei ist es, den personelle Aufwand zu minimieren und damit mehr Ressourcen für andere Tätigkeiten übrig zu haben sowie die Kosten im Unternehmen zu reduzieren. BPA automatisiert Prozesse aber nicht einfach, sondern dient vor allem der Optimierung einzelner Prozessschritte und der Verbesserung von Workflows.
Was sind automatisierbare Geschäftsprozesse?
Ganz allgemein könnte jeder Prozess eines Unternehmens automatisiert werden. Jedoch gibt es bestimmte Merkmale bei Prozessen, die darauf schließen lassen, wie geeignet sie für die Umwandlung in einen automatisierten Prozess geeignet sind.
Prozesse, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen
Viele Prozesse bestehen aus kleinen Prozessschritten, die nacheinander abgearbeitet werden. Je nachdem, wie viele dieser Prozessschritte es gibt, kann ein Prozess in Gänze sehr lange dauern. Das gleiche gilt, wenn ein Prozess aus wenigen sehr langen Prozessschritten besteht. Diese können sich teilweise über Stunden ziehen. Automatisierung bringt hier den Vorteil, dass diese Prozessschritte ohne Personal ablaufen können und darüber hinaus auch über Nacht geplant werden können.
Prozesse mit vielen Beteiligten
Ähnlich ist es bei sehr umfangreichen Prozessen. Hier steht jedoch nicht die zeitliche Dauer im Vordergrund, sondern die gebrauchte Arbeitskraft pro Prozesseinheit. Sitzen teilweise mehrere Mitarbeiter während des selben Prozesses an der gleichen Arbeit, kann es Sinn machen, diese Arbeit durch eine automatisierte Maschine durchführen zu lassen, und so Ressourcen zu sparen.
Repetitive Prozesse
Gerade bei Prozessen, die sich sehr häufig wiederholen, macht eine Automatisierung Sinn. Oftmals sind diese Prozesse sehr einfach gestaltet. Eine Automatisierung erhöht dabei insbesondere die Qualität der durchgeführten Prozesse.
Umfangreiche Prozesse
Bei sehr umfangreichen Prozessen treffen alle zuvor genannten Merkmale zu – die stärksten Faktoren sind hierbei die Freisetzung von Ressourcen und die gleichbleibend hohe Qualität der durchgeführten Prozesse.
Prozesse, die sich hingegen weniger für Maßnahmen des BPA eignen, sind solche, in denen besonders strategische Themen enthalten sind – bspw. Personalbesetzung, Marketingausrichtung, etc. – also eher individuelle Entscheidungen eine Rolle spielen. Hierbei können andere Maßnahmen als Hilfestellung herangezogen werden, wie der Ansatz der Data Driven Company.
5 Vorteile, die BPA in Ihrem Unternehmen erzielt
Effizienzsteigerung
BPA beschleunigt die Durchführung von Prozessen. Die manuelle Durchführung von Prozessen kann Fehler aufweisen, birgt die Möglichkeit von Abweichungen und hängt vom Tageszustand der Mitarbeiter ab. Automatisierte Prozesse werden sind weniger anfällig für Fehler und werden stets in der selben Zeit und mit dem selben Ergebnis durchgeführt. Die dadurch gesparte „Manpower“ kann an anderen Stellen des Unternehmens eingesetzt werden.
Verfügbarkeit von Informationen
Aktenschränke und Papierchaos gehören der Vergangenheit an. Mit BPA gelangt jede Information direkt an die dafür zuständige Stelle, wie ein Intranet, das Unternehmens-Wiki oder den File-Server. So können Mitarbeiter zu jeder Zeit und von überall auf die von ihnen benötigten Informationen zugreifen und sie für ihre Arbeit nutzen.
Mitarbeitermotivation
Gerade repetitive Prozesse sind oft eintönig und nagen an der Motivation von Mitarbeitern. Das Freisetzen dieser Mitarbeiter durch BPA gibt ihnen die Möglichkeit, an anderen, meist deutlich spannenderen Aufgaben mitzuwirken und einen abwechslungsreicheren Alltag zu gestalten. Die Motivation von Mitarbeitern ist für die Effizienz eines Unternehmens ei nicht zu unterschätzender Faktor.
Kostensenkung
Werden Aufgaben von Maschinen oder Software durchgeführt, gibt es in der Regel Investitionskosten, die bei der Einführung entstehen. Langfristig gesehen sind die Kosten zum Betreiben dieser Methoden aber, gerade bei einfachen, repetitiven Prozessen, um ein Vielfaches geringer als menschliche Arbeitskräfte.
Compliance
Qualitätskontrolle wird in jedem Unternehmen groß geschrieben. BPA verringert die Fehlerquote in jedem Prozessschritt stark und bietet dem Unternehmen damit eine zuverlässige Durchführung aller damit durchgeführten Prozesse. Darüber kann die Einhaltung etwaiger Vorschriften mit dem Einsatz von BPA jederzeit nachgewiesen werden.
Herausforderungen bei der Einführung von BPA
Hat man sich einmal für den Einsatz von BPA im eigenen Unternehmen entschieden, ist man schnell dabei, den besten Weg zur Umsetzung dafür auszutüfteln. Neben den vielen Vorteilen, die BPA einem Unternehmen bietet, gibt es aber natürlich auch Hürden, die zuvor geklärt und überwunden werden müssen. Erst, wenn klar ist, wie man mit potenziellen Problemen umgeht, sollte mit der tatsächlichen Umsetzung gestartet werden.
Zum einen gibt es, wie bei fast jedem Themenkomplex der Digitalisierung, die Fragestellung, ob alle Mitarbeiter mit einem solchen Wechsel klar kommen und ihn befürworten. Dabei geht es darum, den Umgang mit neuer Software und Maschinen zu lernen, aber auch die Tatsache zu akzeptieren, dass die eigene Arbeit in Zukunft automatisiert wird und man selbst in anderen Bereichen tätig wird. Grundsätzlich gilt hier, den eigenen Mitarbeitern den Mehrwert einer solchen Umstellung deutlich zu machen und die Zukunftssicherheit als wichtigen Faktor hervorzuheben. Die Angst, von einer Maschine ersetzt zu werden, schwingt für Mitarbeiter beim Thema Digitalisierung oft mit. Daher sollte von Anfang an mit den vorhanden Mitarbeitern als wichtige Ressource geplant und diese strategische Ausrichtung offen weitergetragen werden.
Zum anderen sollte man schon zu Beginn mögliche Veränderungen in der Zukunft in Betracht ziehen. Denn anders als ein Mensch ist eine Software oder Maschine nicht spontan dazu in der Lage, eine Prozessdurchführung grundlegend zu ändern. Hier sind Arbeitsschritte notwendig, um die Ausrichtung einer Automatisierung zu ändern. Eine solide strategische Ausrichtung sowie kontinuierliche Kontrolle sind der beste Weg, solchen Veränderungen frühzeitig entgegenzutreten.
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