Digitales Onboarding – ein Beispiel für gelungene Digitalisierung in HR

Das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten und internen Abläufen. Neu gewonnene Kolleginnen und Kollegen sollen sich im Unternehmen willkommen und wertgeschätzt fühlen, persönlich, in der Gemeinschaft mit dem Kollegium, aber auch technisch. Schließlich ist im Zeitalter der Digitalisierung praktisch jede Position digital, sprich wir alle benötigen einen Rechner, die richtigen Programme, alle notwendigen Berechtigungen und andere Tools. Zudem arbeiten viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute auch mindestens zeitweise im Home Office. Diese Heimarbeitsplätze stellen ganz eigene Herausforderungen an Zugriffsrechte, IT-Security und damit auch an das Onboarding in Unternehmen.

In diesem Prozess erhält das neue Teammitglied daher Zugriff auf bestimmte Software, Tools und Medien (Token, Karten, …), Administratoren stellen den Arbeitsplatz bereit, richten diesen für den neuen Kollegen oder die neue Kollegin ein und übergeben zugehörige Geräte, Vorgesetzte unterweisen den Neuzugang und kommunizieren diverse Verpflichtungen aus dem Human-Resources-Bereich oder führen in die Unternehmenskultur ein – um nur einige der notwendigen Schritte zu nennen.

Aufwand für Onboarding ist gerechtfertigt

Diesen hohen Aufwand betreiben Unternehmen, da im „War for Talents“ der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so groß ist, dass von Anfang an die Beziehung zum neuen Arbeitgeber stimmen soll, Erwartungen nicht enttäuscht werden und natürlich auch Einarbeitung und Leistung nicht unter fehlenden Softwarelizenzen oder Zugriffsrechten leiden sollen.

Die neuen „Talente“ erhalten bei einem gelungenen Onboarding einen positiven Eindruck des Unternehmens, fühlen sich nicht fehl am Platz oder stellen gar ihre Entscheidung infrage. Dieses digitale Willkommenheißen und die gezeigte Unterstützung stehen auch für eine wertschätzende Unternehmenskultur.

Häufig spielen bei der Einarbeitung zudem noch ausgedruckte Dokumente und physische Ordner eine zentrale Rolle, statt den Neuankömmlingen die wichtigsten Informationen gleich digital zu übergeben. Denkt man an Corona und die vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ihren neuen Job im Home-Office angetreten haben, so wirkt der Versand von Ringbüchern und Mappen gleich noch antiquierter.

Ausweg persönlicher Einsatz

Alle Beteiligten setzen das Onboarding damit als klassischen unstrukturierten Workflow mit viel individuellem Einsatz manuell um und binden für diese Standardaufgaben viele Ressourcen und Zeit. Dabei müssen sie zahlreiche Anforderungen wie auch Regeln bedenken, damit neue Kolleginnen und Kollegen wirklich alle passenden Lizenzen, Rechte und Tools erhalten und keine fehlen. Hier den Überblick zu verlieren oder auch Fehler zu machen, ist nur allzu menschlich.

Um diesen wiederkehrenden Ablauf besser zu gestalten, sodass sich die neuen Talente gleich entfalten können, setzen immer mehr Unternehmen auf digitales Onboarding. Das bedeutet, dass alle Prozessschritte mit allen Berechtigungen und Regeln in einer umfassenden Anwendung definiert, geplant und durchgeführt bzw. automatisiert werden können.

Digitales Onboarding vermeidet Fehler

Dass alles schon vor dem ersten Arbeitstag klappt, hängt sonst an dem persönlichen Einsatz oder der Verfügbarkeit von Verantwortlichen – und geht daher leider regelmäßig schief. Ein schlechtes Onboarding enttäuscht die Erwartungen an den neuen Job und das Unternehmen sowie resultiert leicht in einem ernüchternden Start für neue Kolleginnen und Kollegen. Dieser Prozess beginnt Wochen vor dem eigentlichen Starttermin. Da müssen Verträge unterschrieben, Dokumente versandt, Parkplätze vergeben oder Jobtickets und Hinweise zu Schulungsmaßnahmen – oder E-Learning-Tools versandt werden. Eine solche Termineinladung muss aber schon in der passenden E-Mail-Inbox landen, bevor die neue Stelle tatsächlich angetreten wird. Dementsprechend früh muss auch das Onboarding im Unternehmen starten.

Digitalisierung bietet für den Onboarding-Prozess erhebliches Verbesserungspotential. Von einem digitalen Onboarding profitieren die neuen Kolleginnen und Kollegen ebenso wie die Verantwortlichen im HR-Bereich und der neuen Abteilung. Dieser Blogbeitrag zeigt Chancen und einen Weg der Umsetzung mit einem schnellen und ausbaufähigen Proof of Concept (PoC).

Low-Code Prozessdigitalisierungsservices vereinfachen digitales Onboarding neuer MitarbeiterInnen

Ein leichtgewichtiger Ansatz zur Digitalisierung von Onboarding-Prozessen ist der Einsatz von Low-Code-Ansätzen. Ein Lösungsweg ist ein kompakter Prozesssteuerungs-Service auf Basis einer etablierten Workflow Engine (Camunda©). Dieser ist problemlos datenschutzkonform On-Premise oder in der Cloud einsetzbar und ein Standard-Produkt der IT-P.

Dieser Service ermöglicht die komplette Steuerung des digitalen Onboarding-Prozesses über eine einzige integrierte Web-Oberfläche. Damit gelingt jedem Anwender ein schneller und einfacher Einstieg in die Automatisierung ohne zusätzliche Programmierung.

Prozessmodellierung mit BPMN

Die Modellierung der Prozesse mit BPMN (Business Process Model and Notation) schafft in einem einzigen Arbeitsschritt zum einen Transparenz – ausgehend von einem groben Überblick bis zu den detaillierten einzelnen Arbeitsschritten – sowie zum anderen Nachvollziehbarkeit und erste Automatisierung in der Software.

Die „Neuen“ erhalten bei einem gelungenen Onboarding einen positiven Eindruck, fühlen sich nicht fehl am Platz oder stellen gar die Entscheidung infrage.

Schematische BPMN-Darstellung eines Onboarding-Prozesses

Abbildung 1: Topdown-BPMN-Modellierung des Onboarding

Die konsequente Zuordnung in der Software von Arbeitsschritten zu Rollen adressiert direkt die Verantwortlichen – die neuen Mitarbeiter, das Personalmanagement, die Personalverantwortlichen, IT-Administration und z. B. das Office-Management. Zudem ermöglicht dies Vertretungsregelungen und paralleles Abarbeiten von Arbeitsschritten.

Die im Modell integrierten Benachrichtigungen reichen den digitalen Staffelstab im Prozess mithilfe von automatisierten Mails an alle Beteiligten mit ihren wechselnden Verantwortlichkeiten weiter. So gewährleistet Automatisierung einen weitgehend kontinuierlichen Arbeitsfluss während des Onboardings auf Seiten der Verantwortlichen und eine reibungslose Einarbeitung bei den Neuankömmlingen.

Dieser leichtgewichtige Einstieg überwindet Grenzen zwischen Systemen oder Software im ersten Ansatz noch weitgehend mithilfe menschlicher Interaktionen. Ein Beispiel ist ein Prozess, in dem die IT-Administration die Benutzerkennung für einen neuen Mitarbeiter anlegen. Das Modell und der Service stellt dabei sicher, dass alle notwendigen Arbeitsschritte für das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen erfolgen und web-basierten Software nachvollziehbar protokolliert werden.

Schematische BPMN-Darstellung eines Ticket-Verarbeitungsprozesses

Abbildung 2: Lose Kopplung verschiedener Stakeholder über Mail-Nachrichten

Dieses beschriebene Vorgehen bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vorteile digitaler Prozesse – hier am Beispiel des Onboardings – schneller für sich zu nutzen. Diese Vorteile fassen wir nachfolgend in vier Chancen zusammen.

Die vier wesentlichen Chancen von Prozessdigitalisierung

1  Steigende Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Die Aufgabenliste des Prozesssteuerungs-Service liefert allen Teilnehmenden am digitalen Onboarding-Prozess neben den automatischen Erinnerungen per Mail eine einfache Übersicht der anstehenden Aufgaben.

Indem Arbeitsschritte und Kommunikation über die zentrale Web-Anwendung abgeschlossen werden, erhält der nächste Verantwortliche im Onboarding automatisch eine Nachricht sowie alle notwendigen Informationen.

Zusätzlich können darüber auch Statusmeldungen an andere Stakeholder im Unternehmen, wie den neuen Mitarbeiter, automatisiert verschickt werden. Dies bindet Teammitglieder frühzeitig ein und verstärkt aufgrund der gelebten Transparenz die Mitarbeiterbindung.

Zugleich erleben neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, wie sehr sich der neue Arbeitgeber kümmert, Orientierung bietet und wie ihnen die einzelnen Bausteine zur Verfügung gestellt werden.

2   Höhere Qualität und geringere Fehlerquote

Der Service enthält für das Onboarding ein Cockpit, das für jeden neuen Mitarbeiter ohne zusätzliche Programmierung einen ersten Überblick über den Prozess liefert. Dies ermöglicht den Verantwortlichen sowohl in HR als auch in der Fachabteilung den Status leicht zu erkennen und mögliche Störfälle, die zu Verzögerungen im Prozess führen, zu identifizieren.

Das Prozessmodell sorgt für eine höhere Qualität in den Abläufen, indem jeder erforderliche Arbeitsschritt nachvollziehbar ist und Rollen klar zugeordnet sind. Über die automatischen Erinnerungen per Mail und die Auflistung offener Arbeitsschritte in der Aufgabenliste gehen Aufgaben nur noch in den seltensten Fällen vergessen.

Zusätzlich fangen integrierte Prüfmechanismen menschliche Versäumnisse auf, wirken so qualitätssteigernd und sichern die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den ersten Wochen.

Unterbrechungen, Fehler oder Verzögerungen im Onboarding gehören so der Vergangenheit an. Während die Qualität steigt, sinkt die Fehlerquote.

3  Bessere Ausbaufähigkeit und stärkere Automatisierung

Indem fremde Services über REST eingebunden werden, lassen sich sukzessive manuelle Arbeitsschritte im Personal-Onboarding automatisieren. So können Unternehmen auch komplexe Systeme wie SAP sowie andere lokale oder in der Cloud befindliche Dienste anbinden. Dies ist hilfreich, wenn im Onboarding-Prozess z. B. auch ungewöhnlichere Systeme für Parkplatzverwaltung, Zutrittsberechtigungen oder Kantinenkarten integriert werden sollen.

So kann z. B. die automatisierte Ablage von Personaldaten in digitalen Personalakten aus dem Modell heraus erfolgen. Besitzt das verwendete Personalverwaltungssystem keine moderne REST-Schnittstelle, kann ein leichtgewichtiger Microservice die REST-API mit geringen Aufwänden hinzufügen.

4  Einfache Inbetriebnahme und Wartung von Prozessen

Spring Boot und Java ermöglichen es, den beschriebenen Prozess-Service sehr einfach zu installieren und schnell in Betrieb zu nehmen. Die Web-Oberflächen des Service sorgen dafür, dass sich die Funktionen umgehend in allen Fachabteilungen ausrollen lassen. Der Schulungsaufwand ist somit gering.

Da es sich konsequent um Open-Source-Komponenten handelt, fallen keinerlei Lizenzgebühren oder Zusatzkosten für das Unternehmen an. Die Investitionen beschränken sich auf die Aufwände zur Anpassung und Inbetriebnahme des Service.

Die Verwendung von BPMN erlaubt z. B. der Personalabteilung, den Prozessablauf eigenständig zu pflegen, anzupassen und zu erweitern. Wichtig ist auch der standardisierte und vielfach erprobte Informationsaustausch mit der IT über BPMN.

Diese Zusammenarbeit eröffnet neue Optionen, wie Prozesse sich für ein reibungsloses Onboarding schrittweise automatisieren, Services weiterentwickeln oder mithilfe eingebundener Systeme erweitern lassen. 

Fazit – So gelingt digitales Onboarding

Ein gut durchgeführtes Onboarding begründet und verstärkt die Bindung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das Unternehmen und verbessert Zusammenhalt und Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft. Digitalisierung kann hier einen wertvollen Beitrag für Personal- und Fachabteilung leisten, indem sie die Qualität der gemeinsamen Prozesse sicherstellt.

Als Lösungsansatz bietet sich ein kompakter Prozesssteuerungs-Service für den leichten Einstieg an. Die Kombination aus BPMN-Prozessmodell und embedded BPMN Workflow Engine von Camunda© startet mit Low-Code, bietet aber zugleich einen großen Spielraum für den Ausbau der Automatisierung über externe Systeme per REST. Damit lässt sich das Onboarding auch in der Zukunft neuen Anforderungen und Wünschen anpassen.

Autor/in
Roland Opitz
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Roland Opitz
Roland Opitz ist Director des Competence Center Java und für die Initiierung, Steuerung und Entwicklung von Projekten zur Digitalisierung verantwortlich.

Bei der Prozessdigitalisierung setzt er seit vielen Jahren auf Reduzierung von Komplexität durch Einsatz standardisierter Patterns, BPMN und DMN. Die Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit der eingesetzten Methoden für die Stakeholder stehen dabei im Zentrum der erarbeiteten Lösungen.
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