Welche Rolle Dokumentenmanagement-Systeme für die Digitale Transformation spielen

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) spielen eine wichtige Rolle bei der digitalen Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie unterstützen bei der Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten und tragen somit zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis bei. Ein DMS ist eine zentrale Anwendung, die die Verwaltung von Dokumenten automatisiert und vereinfacht. Es ermöglicht die nahtlose Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen und fördert somit die Effizienz und Produktivität im Unternehmen. Dokumentenmanagementsysteme bieten auch die Möglichkeit, Dokumente in einer sicheren Umgebung zu speichern und zu schützen, was besonders wichtig ist, wenn es um vertrauliche Daten geht.

Setzen Sie bereits ein DMS in Ihrem Unternehmen ein? Wenn ja – nutzen Sie es auch effektiv? Und wenn nicht – wie führen Sie ein passendes System möglichst effizient ein?

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bezeichnet die Verwaltung und Organisation von Dokumenten in Unternehmen und Organisationen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu verwalten. Das Ziel von Dokumentenmanagement ist es, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern, sie effektiv zu archivieren und somit eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu ermöglichen. Durch eine zentrale Verwaltung der Dokumente wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter stets Zugriff auf die benötigten Informationen hat und die Daten aktuell und korrekt sind. Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente digital zu archivieren und so Platz und Kosten zu sparen. Die Verwaltung von Papierdokumenten kann hingegen zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Zudem sind physische Dokumente oft schwer zugänglich und können bei Verlust oder Beschädigung unersetzlich sein. Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente automatisch zu erfassen und zu klassifizieren. Dadurch können sie schneller gefunden und weiterverarbeitet werden. Auch die Zusammenarbeit an Dokumenten wird erleichtert, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können und die jeweils aktuelle Version für alle zugänglich ist. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Dokumentenmanagement ein wichtiger Bestandteil der Organisation von Unternehmen ist. Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, Dokumente effizient und zentral zu verwalten und so Zeit und Kosten zu sparen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert und eine reibungslose Kommunikation gewährleistet.

Welche Aufgaben erfüllt ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente zu verwalten, zu archivieren und darauf zuzugreifen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnen DMS an Bedeutung, denn sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und tragen so zur Automatisierung von Arbeitsabläufen bei. Ein DMS kann in der Regel nahtlos in andere Systeme integriert werden, wie beispielsweise in ein Enterprise Resource Planning System (ERP). Dadurch wird es Anwendern ermöglicht, direkt auf relevante Dokumente zuzugreifen, ohne manuell danach suchen zu müssen. Die wichtigste Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist es, Dokumente zentral zu archivieren und so sicherzustellen, dass sie jederzeit auffindbar und abrufbar sind. Das DMS ermöglicht es Unternehmen, die Dokumente auf digitalem Wege zu verwalten, anstatt sie in physischer Form zu lagern. Das spart Platz und Kosten. Ein weiterer Vorteil von DMS ist die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu automatisieren. Beispielsweise können eingehende Rechnungen automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden, ohne dass Mitarbeiter manuell eingreifen müssen. Das spart Zeit und Ressourcen und minimiert zudem das Risiko von Fehlern. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Dokumentenmanagementsystem eine Vielzahl von Aufgaben erfüllt, von der zentralen Archivierung von Dokumenten bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit einem DMS können Unternehmen effizienter arbeiten, Zeit sparen und ihre Prozesse optimieren.

Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt, um Prozesse effizienter zu gestalten und Zeit und Kosten zu sparen. Doch wie geht man am besten vor, um eine digitale Verwaltung von Dokumenten zu erreichen? Mit unserem Schritt-für-Schritt-Leitfaden können Sie das für Ihr Unternehmen passende DMS finden und effektiv nutzen:

1. Analyse der aktuellen Situation
Zunächst sollte eine Analyse der aktuellen Situation durchgeführt werden. Dabei sollten alle Dokumentenarten und -quellen erfasst werden, um einen Überblick über die Menge der zu digitalisierenden Dokumente zu erhalten.

2. Festlegung der Ziele
Im nächsten Schritt sollten die Ziele definiert werden, die mit der Digitalisierung erreicht werden sollen. Dabei können beispielsweise eine effizientere Verwaltung, eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten oder eine verbesserte Zusammenarbeit im Fokus stehen.

3. Auswahl des passenden Dokumentenmanagement-Systems
Nachdem die Ziele festgelegt wurden, sollte ein passendes Dokumentenmanagementsystem ausgewählt werden. Dabei sollten sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch die Eigenschaften des DMS berücksichtigt werden.

4. Schulung der Mitarbeiter
Um eine erfolgreiche Umstellung auf die digitale Verwaltung von Dokumenten zu gewährleisten, ist es wichtig, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Sie sollten lernen, wie das neue System funktioniert und wie sie damit arbeiten können.

5. Umstellung auf digitale Prozesse
Sobald das DMS ausgewählt und die Mitarbeiter geschult sind, kann die Umstellung auf digitale Prozesse beginnen. Hierbei sollten alle relevanten Dokumente digitalisiert werden und in das DMS übertragen werden.

6. Kontrolle und Verbesserung
Um sicherzustellen, dass die digitale Verwaltung erfolgreich umgesetzt wurde, sollte regelmäßig eine Kontrolle und Verbesserung der Prozesse durchgeführt werden. Hierbei können Schwachstellen erkannt und verbessert werden, um die Effizienz weiter zu steigern.

Die Umstellung auf die digitale Verwaltung von Dokumenten ist ein schrittweiser Prozess ist. Eine Analyse der aktuellen Situation und die Festlegung von Zielen sind ebenso wichtig wie die Schulung der Mitarbeiter und die Auswahl des passenden DMS. Durch eine kontinuierliche Kontrolle und Verbesserung der Prozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern und wettbewerbsfähiger werden.

Vom Scan in die digitale Umlaufbahn

Die Digitalisierung von Dokumenten und die Umstellung auf elektronische Workflows sind heute unverzichtbar, um im Wettbewerb zu bestehen. Doch wie lässt sich ein effizienter Ablauf von der Scan-Phase bis hin zur digitalen Umlaufbahn der Dokumente bestmöglich gestalten? In diesem Kapitel geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Schritte.

1. Scannen von Dokumenten
Der erste Schritt ist das Scannen von Dokumenten, um sie in elektronischer Form verfügbar zu machen. Hierfür können Scanner oder Multifunktionsgeräte genutzt werden, die das Dokument in ein elektronisches Format umwandeln.

2. Digitale Ablage
Im nächsten Schritt sollten die digitalisierten Dokumente in der Cloud oder auf einem zentralen Server abgelegt werden, um sie jederzeit und von überall aus verfügbar zu machen. Eine sinnvolle Ordnerstruktur erleichtert die Auffindbarkeit von Dokumenten.

3. Elektronische Workflows
Um die Arbeit mit den Dokumenten zu erleichtern, sollten elektronische Workflows implementiert werden. Hierbei können beispielsweise E-Mails oder Benachrichtigungen an bestimmte Anwender automatisch versendet werden, wenn ein Dokument bearbeitet oder freigegeben wurde.

4. Homeoffice und mobiles Arbeiten
Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht auch das Arbeiten von zu Hause oder von unterwegs aus. Dokumente können jederzeit und von überall aus abgerufen und bearbeitet werden.

5. Automatisierte Abläufe
Durch die Digitalisierung von Dokumenten lassen sich auch Arbeitsabläufe automatisieren. Beispielsweise können eingehende Rechnungen automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden, ohne dass Mitarbeiter manuell eingreifen müssen.

6. Ablage und Archivierung
Eine sinnvolle Ablage und Archivierung von Dokumenten ist auch in der digitalen Umlaufbahn wichtig, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hierbei sollten alle Dokumente einer sinnvollen Ordnerstruktur zugeordnet und regelmäßig archiviert werden.

Die Digitalisierung von Dokumenten und die Umstellung auf elektronische Workflows ermöglichen effiziente und zeitgemäße Arbeitsweise. Die digitale Ablage von Dokumenten in der Cloud oder auf einem zentralen Server sowie automatisierte Arbeitsabläufe erleichtern die Arbeit mit den Dokumenten. Auch mobiles Arbeiten und Homeoffice sind durch die digitale Umlaufbahn von Dokumenten möglich. Eine sinnvolle Ablage und Archivierung von Dokumenten ist auch in der digitalen Umlaufbahn wichtig, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Ein DMS bringt Struktur in Ihre Dokumente und Daten

Wie behält man den Überblick und sorgt dafür, dass alles effizient und strukturiert abgelegt ist? Ein Dokumentenmanagementsystem kann hierbei helfen, indem es die Archivierung, Verwaltung und Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Dokumente und Daten effizienter gestaltet.

Digitale Archivierung
Mit einem DMS lassen sich Dokumente und Daten digital archivieren. Dadurch wird eine sichere und strukturierte Ablage gewährleistet, die den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert. Auch E-Mails lassen sich mit einem DMS digital ablegen und somit effizienter verwalten.

Automatisierung von Arbeitsabläufen
Ein DMS ermöglicht es auch, Arbeitsabläufe zu automatisieren. Beispielsweise können eingehende Verträge automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden, ohne dass Mitarbeiter manuell eingreifen müssen. Das spart Zeit und Ressourcen und minimiert zudem das Risiko von Fehlern.

Effiziente Prozesse
Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Daten lassen sich auch Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Mit einem DMS können Dokumente schneller gefunden und weiterverarbeitet werden, was zu einer insgesamt höheren Produktivität führt. Auch die Zusammenarbeit an Dokumenten wird erleichtert, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können und die jeweils aktuelle Version für alle zugänglich ist.

Zugriff auf Dokumente von überall
Mit einem DMS lassen sich Dokumente und Daten in der Cloud speichern und somit von überall aus abrufen. Auch das mobile Arbeiten wird durch die digitale Verwaltung von Dokumenten und Daten erleichtert.

Effiziente Ablage und Archivierung
Eine sinnvolle Ablage und Archivierung von Dokumenten und Daten ist auch in der digitalen Umlaufbahn wichtig, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hierbei sollten alle Dokumente einer sinnvollen Ordnerstruktur zugeordnet und regelmäßig archiviert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eine effiziente und strukturierte Verwaltung von Dokumenten und Daten ermöglicht. Durch die Digitalisierung von Dokumenten lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren und effizienter gestalten. Mit einem DMS haben Anwender jederzeit und von überall aus Zugriff auf ihre Dokumente. Eine sinnvolle Ablage und Archivierung von Dokumenten und Daten ist auch in der digitalen Umlaufbahn wichtig, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Digitalisieren statt ordnen: Wie die Digitalisierung von Dokumenten den Arbeitsalltag erleichtert

Die Digitalisierung von Dokumenten und Daten ist eine effiziente Möglichkeit, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Im Gegensatz zum umständlichen Ordnen und Ablegen von Dokumenten in Aktenordnern können Informationen digitalisiert und jederzeit und von überall aus zur Verfügung gestellt werden.

Lieferschein und Co. digitalisieren
Ein Beispiel dafür sind Lieferscheine und andere Dokumente, die im betrieblichen Alltag anfallen. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente können sie schneller gefunden werden und auch von Mitarbeitern genutzt werden, die nicht vor Ort sind. Der umständliche Zugriff auf Aktenordner oder Ordnerstrukturen entfällt und Informationen sind in Sekundenschnelle verfügbar.

Eingangsrechnungen automatisch digitalisieren
Ein weiteres Beispiel sind Eingangsrechnungen. Durch die Digitalisierung der Eingangsrechnungen können sie automatisch erfasst und verarbeitet werden. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern. Auch der manuelle Zugriff auf Papierdokumente entfällt und alle Informationen sind zentral und digital verfügbar.

Effiziente Verwaltung
Durch die Digitalisierung von Dokumenten lässt sich auch die Verwaltung effizienter gestalten. Dokumente können automatisch erfasst und klassifiziert werden und sind somit schneller und einfacher zu finden. Auch die Zusammenarbeit an Dokumenten wird erleichtert, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können und die jeweils aktuelle Version für alle zugänglich ist.

Sicherheit und Datenschutz
Die Digitalisierung von Dokumenten und Daten stellt auch sicher, dass alle Informationen sicher und datenschutzkonform gespeichert werden. Digitale Dokumente können verschlüsselt und somit vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Wofür werden Dokumentenmanagementsysteme verwendet?

Dokumentenmanagementsysteme sind ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. Sie dienen dazu, Unternehmen bei der Erfassung, Verwaltung und dem Austausch von Dokumenten zu unterstützen. Dabei können sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente verwaltet werden. DMS bieten eine zentrale Plattform, auf der Unternehmen ihre Dokumente sicher ablegen und organisieren können. Zudem können DMS auch dazu verwendet werden, um den Zugriff auf bestimmte Dokumente zu steuern und die Bearbeitung dieser Dokumente zu überwachen. Die Verwendung von DMS kann für Unternehmen sehr vorteilhaft sein. Zum einen erleichtern sie die Zusammenarbeit im Unternehmen, da alle Beteiligten an einem zentralen Ort auf die benötigten Dokumente zugreifen können. Zum anderen helfen sie, Kosten zu sparen, da beispielsweise durch die Vermeidung von Fehler in Papierdokumenten oder durch die effizientere Verwaltung von digitalen Dokumenten Zeit und Geld gespart werden kann. Wenn Sie Ihr Unternehmen digital transformieren möchten, ist die Implementierung eines DMS daher ein wichtiger Schritt. Allerdings sollten Sie sich vorher gut informieren und überlegen, welches System am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

In den Meisten DMS sind folgende Features enthalten:

• Dokumentenerstellung
• Dokumentenspeicherung
• Dokumentenverwaltung
• Dokumentensuche
• Workflow System

Wo kommen DMS in der digitalen Transformation zum Einsatz?

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist in vollem Gange, doch oft fehlt es noch an einer ganzheitlichen Strategie und den passenden Tools. DMS können hier einen wertvollen Beitrag leisten, denn sie unterstützen die digitale Transformation auf mehreren Ebenen. Zum einen ermöglichen sie eine papierlose Arbeitsweise und damit eine effizientere Nutzung von Ressourcen. Zum anderen bieten sie die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und so Zeit und Kosten zu sparen. Darüber hinaus erleichtern DMS Systeme die Zusammenarbeit im Team und fördern die Kommunikation. Die Einführung eines DMS System ist vor allem in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und einer entsprechend hohen Anzahl an Dokumenten sinnvoll. In kleinen Unternehmen kommt es oft auch auf die Organisation an. Wenn Sie beispielsweise bereits ein CRM- oder ERP-System im Einsatz haben, in dem Ihre Kundendaten gespeichert werden, macht es Sinn, diese beiden Systeme zu integrieren und so alle Daten an einem Ort zu verwalten.

Warum bilden DMS häufig die Basis der Digitalisierungs-Journey

Ein DMS bildet häufig die Grundlage für die gesamte Digitalisierungs-Journey. Viele Organisationen haben bereits ein DMS System, das sie jedoch nur teilweise oder gar nicht nutzen. Oftmals wird ein DMS fataler Weise als reines Archiv genutzt, anstatt es als aktives Werkzeug im digitalen Arbeitsfluss zu verwenden. Ein DMS kann jedoch weitaus mehr leisten und sollte daher bei der Gestaltung der digitalen Arbeitsumgebung berücksichtigt werden. Bei der Auswahl eines geeignetes DMS sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das System den individuellen Anforderungen der Organisation entspricht. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

• Flexibilität und Anpassbarkeit an die Bedürfnisse der Nutzer
• Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Infrastrukturen
• Kompatibilität mit mobilen Endgeräten
• Benutzerfreundlichkeit

Dann kann das DMS eine solide Basis der Digitalisierungs-Journey abbilden. Es wird bei der weiteren Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben helfen, Kosten zu reduzieren, effizienter zu arbeiten und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Ein Leben ohne DMS ist möglich aber sinnlos

Ein DMS ist keine modische Spielerei, die man schnell wieder in der Schublade verschwinden lassen kann. Die Investition in ein leistungsfähiges System zahlt sich aus – sowohl für den Einzelnen als auch für das Unternehmen. In Zeiten der digitalen Transformation nimmt die Bedeutung eines DMS weiterhin zu. Der Erfolg einer jeden Organisation hängt entscheidend davon ab, ob es ihr gelingt, relevante Informationen strukturiert und zeitnah bereitzustellen – unabhängig von Ort und Gerät.

Bei der Auswahl des DMS Systems ist zu beachten, dass dieses auf jeden Fall neben den Anforderungen des Unternehmens auch den Anforderungen an Datenschutz und die DSGVO einhalten wird.