Elektronischer Rechnungsversand mit SAP Document Compliance

In unserem Beitrag zur Umsetzung der E-Rechnungs-Verordnung wurde bereits auf die rechtliche Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen an Behörden von Bund und Ländern in Deutschland sowie anderen europäischen Ländern hingewiesen. Gesetzliche Anforderungen an den Versand von elektronischen Dokumenten gibt es auch in anderen Geschäftsprozessen. So zum Beispiel bei Umsatzsteuermeldungen in Spanien (Seres II) oder Transportmeldungen in Ungarn (EKAER). Für den Versand von elektronischen Dokumenten an Behörden und andere Unternehmen hat SAP für seine Kunden eine Lösung zur Abbildung dieser Prozesse entwickelt: SAP Document Compliance on premise edition.

In diesem Beitrag stellen wir diese Lösung vor und zeigen Ihnen insbesondere die Vorteile, die sich bei einer Implementierung ergeben.

Architektur & Funktionsweise

SAP Document Compliance unterstützt Sie dabei, die sich stetig ändernden Compliance Anforderungen der Länder schnell und effizient zu adaptieren. Zentraler Baustein von SAP Document Compliance ist das eDocument Framework. Hier werden anhand von Quelldaten aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens (z. B. Rechnungswesen, Vertrieb, Logistik) maschinell lesbare Dateien (mehrheitlich im XML-Format) erstellt. Da jedes Land seine eigenen speziellen legalen Anforderungen hat, liefert SAP länderspezifische Compliance Lösungen aus. Hier werden die Daten mittels des Application Interface Framework (AIF) in das vom Gesetzgeber gewünschte Datenformat umgewandelt. Die in Deutschland gängigsten Formate bei elektronischen Dokumenten sind X-Rechnung und ZUGFeRD. Für deren automatisierte Übertragung kann prinzipiell auf folgende Übertragungslösungen zurückgegriffen werden:

1. SAP Integration Suite (bis 02/2020 bekannt unter SAP Cloud Platform Integration):
   SAP stellt hier mit definierten Servicepaketen die notwendigen Prozesse und Schnittstellen zu den Empfängersystemen zur Verfügung.
2. SAP Document Compliance Cloud Edition:
   SAP bietet hier einen Service an, mit dem Unternehmen einen Zugangspunkt zum PEPPOL-Netzwerk erhalten, um dieses zum Austausch von elektronischen Dokumenten zu nutzen.
3. Selbstaufgesetzte Webservices mit und ohne Cloud:
   Im SAP Backend-System werden Webservices für die Datenübertragung an den Empfänger programmiert. Voraussetzung ist hier, dass der Empfänger solche Webservices anbietet.
4. Lösung Drittanbieter – Out-Tasking:
   Übermittlung der Daten an einen Drittanbieter, der diese dann konform dem Empfänger bereitstellt.
5. Drittanbietersoftware:
   Es wird ein Produkt eines anderen Anbieters gekauft oder gemietet.
6. Manueller Versand:
   Manueller Upload oder Email-Versand der Dokumente.

Je nach Land, Art des elektronischen Dokumentes und Empfänger sind nicht immer alle sechs Übertragungslösungen einsetzbar. Die folgende Grafik veranschaulicht das beschriebene Zusammenspiel der einzelnen SAP Document Compliance Komponenten sowie die Einbindung der möglichen Übertragungslösungen.

Mehrwerte von SAP Document Compliance für SAP Kunden

SAP Document Compliance ist eine standardisierte, integrierte Lösung, um elektronische Rechnungen aus einem SAP-System zu versenden und damit die E-Rechnungs-Verordnung zu erfüllen. Gegenüber vergleichbaren Non-SAP-Lösungen, hat SAP Document Compliance vier klare Vorteile:

1. Mit der Nutzung von SAP Document Compliance hat man eine Lösung für die Übertragung vieler elektronischer Dokumente aus verschiedenen Ländern. Somit ergibt sich eine Komplettlösung für digitale Compliance. Die Anwender können alle Prozesse über ein zentrales Cockpit verwalten. Dies erzeugt eine einheitliche und konsistente User Experience. Langfristig fällt weniger Schulungsaufwand an, da die Anwender nur ein Tool beherrschen müssen.
2. Neue und geänderte legale Anforderungen werden stets von SAP berücksichtigt und den Kunden durch Updates zur Verfügung gestellt. Der Wartungs- und Anpassungsaufwand im Backend-System ist sehr gering. Neue Compliance-Anforderungen lassen sich im Nachhinein mit relativ wenig Aufwand implementieren.
3. SAP Document Compliance ist eine zukunftssichere Lösung, da sie neben einer Nutzung im klassischen SAP ECC (Releasestand min. 6.00) auch langfristig mit SAP S/4HANA unterstützt wird.
4. Der Einsatz von SAP Document Compliance beschleunigt die Ablösung manueller Rechnungsprozesse durch digitale E2E-Prozesse, welche sich durch die Nutzung fortschrittlicher Technologien und Best Practices in agilen und integrierten Geschäftsprozessen auszeichnen.