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Projekte erfordern eine gute Planung, damit sie erfolgreich gelingen. Je größer das Projekt, desto größer ist auch der Aufwand, der zuvor in die Planung gesteckt werden muss. Das Tool der Wahl ist hier für viele Unternehmen Microsoft Project. MS Project ist eine äußerst vielseitige Software, die bei komplizierten Projekten besonders gut unterstützt. Viele Projekte erreichen ein solches Ausmaß jedoch gar nicht oder starten in einer kleineren Form, für die eine Planung in MS Projekt viel zu hochgegriffen wäre. Unser Experte Nils Kaczenski beschäftig sich täglich mit der Planung und Umsetzung von Projekten und gibt in diesem Beitrag einige hilfreiche Denkanstöße, wie Sie noch effektiver an die Planung und Umsetzung Ihrer zukünftigen Projekte herantreten können.
Warum simple Methoden in Projekten manchmal besser sind
„Welches Tool empfiehlst du eigentlich für das Projektmanagement?“ Diese Frage bekomme ich als Digital Consultant oft gestellt. Als erfahrener Berater gebe ich darauf die Consulting-Antwort schlechthin: „Das kommt darauf an.“
Ja, aber worauf denn? Auf verschiedene Aspekte. Welches Werkzeug geeignet ist, richtet sich nach dem Umfang des Projekts, gemessen etwa in Personen, Aufgaben oder der Zeitdauer. Auch die Komplexität kann für oder gegen bestimmte Werkzeuge sprechen, ebenso die Organisationsform: ein Wasserfall-Projekt braucht andere Mittel als ein agiles Vorhaben, und ob ein Projekt überhaupt ein „Projekt“ im Sinn des Lehrbuchs ist, wird auch eine Rolle spielen. Kurz: Es gibt kein „one size fits all“.
Nimmt man da nicht einfach MS Project?
Microsoft Project ist super, wenn man die Lizenz dafür sowieso hat und wenn man es bedienen kann. Passt dann noch die Projektmanagement-Methode zu der Software, dann ist diese sicher das Tool der Wahl. Manchmal stellt sich die Frage auch gar nicht, einfach weil Project im Toolset des Unternehmens „gesetzt“ ist. Auf jeden Fall kommt Project ins Spiel, wenn einfachere Werkzeuge überfordert sind und man den hohen Aufwand für das System in Kauf nehmen kann. Die Logik seines Ressourcen- und Terminmanagements macht es zum Kandidaten für große und komplexe Vorhaben.
Sie sehen schon: Es gibt durchaus Gründe für Project, aber die müssen auch erst mal vorliegen. Sehen wir uns im Kontrast an, warum man sich anders orientieren könnte.
Was spricht für andere Tools?
Wer Microsoft Project durch ein anderes Software-Schwergewicht ersetzen möchte, findet Alternativen zuhauf. Ebenso besteht kein Mangel an Vergleichs-Artikeln, die das „beste“ Werkzeug für das Projektmanagement suchen. Allen ist aber gemein: Es geht um die großen und komplexen Produkte, die sich an Großprojekten im Enterprise-Stil orientieren.
Sich nach ganz anderen – und vor allem: einfacheren – Werkzeugen umzusehen, liegt nahe, wenn man es intuitiver und spontaner braucht. Den Projektverlauf schnell und nachvollziehbar zu skizzieren, damit andere einen Überblick bekommen, das ist sicher nicht die Stärke von Project und seinen Konkurrenten. Eine „fluide“ Projektdefinition, die sich während der Umsetzung ändert, oder ein Ablauf, der sich nicht an das Lehrbuch hält (sowas gibt es z.B. in IT-Infrastruktur-Projekten häufig), lassen die Projektleiterin mit Project schnell verzweifeln.
Ein paar bewährte Ideen
Ich habe in vielen Jahren IT-Beratung die Vorteile von Project ebenso schätzen gelernt wie ich seine Umständlichkeit manchmal beschimpft habe. In meinem Werkzeugkasten liegen daher noch ein paar andere Sachen, die ich gern zücke (und manchmal später durch andere ersetze). Keines davon ist Hexenwerk – vielleicht haben sie sowas auch schon mal genutzt?
Am Anfang eines Projektplans steht oft eine ziemlich simple Liste. Die Details stehen noch nicht fest, es geht um das „Große und Ganze“. Da leisten Notiz- oder Textprogramme gute Arbeit. In frühen Kreativphasen (nicht nur im Projektmanagement) nutze ich gern Listen, die ich durch Einrücken oder durch Hin- und Herschieben grob strukturiere und dann verfeinere. Sie kennen das sicher. Und oft reicht das auch im weiteren Verlauf völlig aus, wenn das Projekt nicht zu komplex ist und keine verzweigten Abhängigkeiten bestehen. Ist die Liste doch nicht genug, dann ist sie immerhin die Grundlage für ein anderes Werkzeug.
Die nächste Stufe können z.B. Tabellen sein, die man beliebig einfach oder komplex gestalten kann. Excel liegt nahe, das kann man ja ohnehin für fast alles brauchen. Gerade wenn man die Komplexität eines Projekts zu Beginn nicht abschätzen kann, ist Excel prima, weil man bei Bedarf einfach weitere Spalten mit Informationen ergänzen kann. Außerdem ist es im Geschäftsleben auf jedem PC einfach da, man hat also keine technischen Hürden zu überwinden, wenn man den Projektplan beim Kunden mal eben bearbeiten will.
Es finden sich im Web auch Anleitungen und Vorlagen, wie man in Excel den zeitlichen Verlauf mit Gantt-Diagrammen darstellt. Aber ganz ehrlich: Das eignet sich vielleicht für eine simple Übersicht. Ich habe Excel schon mit Erfolg genutzt, um vor dem Projektauftrag dem Kunden ein schnelles Gantt-Chart zu zaubern. Sobald man diese Darstellung aber ernsthaft einsetzen muss (vielleicht noch mit Abhängigkeiten oder gar einem „kritischen Pfad“), ist Excel nicht mehr das Richtige. Auftritt MS Project – aber so weit kommt es ja nicht immer.
Für Projekte, die weniger linear verlaufen – ich vermeide hier bewusst das Schlagwort „agil“ – können sich Karten-Tools gut eignen. Der bekannteste Ansatz kommt aus der Kanban-Methodik (die in Wirklichkeit viel komplexer ist, aber die Karten sind eben sehr bekannt). Auf das Trivialste reduziert heißt das: Man schreibt jede Aufgabe auf eine eigene (virtuelle) Karte. Um den Status und die Reihenfolge der Aufgaben darzustellen, ordnet man die Karten in einer einfachen Tabelle an.
Diese Tabelle (die man dann gern „Board“ nennt) hat typischerweise drei Spalten: „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Die Aufgabenkarten wandern darin von links nach rechts. Es spricht nichts dagegen, weitere Spalten hinzuzuerfinden, etwa „freigegeben“ oder „warten“. Zu viele sollten es aber nicht sein, sonst geht es nach hinten los. Dasselbe gilt für Tags, Labels usw.; wenn es zu viele werden, dann ist eine Tabelle mit Informationsspalten zur Organisation vielleicht doch besser geeignet.
Ein Tipp zum Ausprobieren: Karten-Methoden kommen aus der analogen Welt, und da funktionieren sie auch besonders gut. Vielen Menschen hilft es, Karten wirklich physisch zu nutzen und sie an einer Wand hin- und herzuschieben. Bei Bedarf kann man sie abfotografieren. Versuchen Sie das doch mal.
Was Sie immer tun sollten
Bei aller Einfachheit: Es gibt zwei Dinge, die ich immer anwende, auch in noch so einfachen Projekt-Listen. Hier also quasi als Bonus zum Schluss die „zwei Tricks, mit denen Ihr Projekt garantiert besser läuft“:
Trick 1: Aufgaben als Aufgaben formulieren. Wir sind geneigt, in Listen und Plänen nur Stichworte zu notieren, dann wissen wir schon Bescheid. Leider ist das nach 14 Tagen oft schon nicht mehr so, und spätestens die Kollegin versteht unsere Stichworte dann doch anders. Formulieren Sie Aufgaben daher immer mit einem Objekt und einem Verb, damit man genau weiß, was womit geschehen soll. „Gebäudeplan erarbeiten“ ist viel konkreter, als wenn da nur stünde „Gebäudeplan“. So ist etwa klar, dass der Plan erzeugt werden muss und nicht angeliefert wird.
Trick 2: Die logische Ergänzung – sobald mehr als eine Person an dem Projekt beteiligt ist, schreiben Sie bei jeder Aufgabe ausdrücklich dazu, wer sie erledigen soll. Sinnvollerweise benennen Sie genau eine Person und kein Team, aber das kann vom Einzelfall abhängen.
Warum fehlt hier Trick 3, dass ein Datum anzugeben ist? Meiner Erfahrung nach übersehen Planer das Datum nicht so leicht, die Zuständigkeit (Trick 2) und die genaue Formulierung (Trick 1) hingegen sehr oft. Aber umso besser: Sicher fallen Ihnen für Ihren Werkzeugkasten noch weitere Tricks ein.
