Wie bekomme ich mein Projekt und Team aus der Krise?

Als Projekt- oder Teamleiter kennen Sie sicher die Situation, in der sich in einem Projekt eine handfeste Krise einstellt. Dann scheint das Ziel nicht nur gefährdet, sondern schier unerreichbar. In diesen Situationen hilft nicht nur eine kühle und sachliche Herangehensweise, Sie müssen darüber hinaus auch das Team wieder neu motivieren. Um zu verstehen, wo sich das Team emotional befindet und wann man mit einer Lösungsfindung beginnen sollte, hilft das Trauermodell nach Kübler-Ross.

Am Anfang steht die Krise

Wenn ihr Projekt zu scheitern droht, ist der Moment der Projektkrise erreicht, welcher sich meist durch einen oder mehrere der folgenden Punkte auszeichnet:

• Der Projektfortschritt stockt und keiner kann sagen, wo das Projekt genau steht.
• Der Kunde ist zunehmend verärgert.
• Meetings dauern regelmäßig länger als geplant.
• Die Überstunden und die Teambelastung nehmen zu.
• Es kommt zu wechselseitigen Schuldzuweisungen.

Die wenigsten Krisen stellen sich von heute auf morgen ein, oftmals sind die Vorboten schon länger erkennbar, wurden aber in der Regel nicht konsequent genug angegangen.

Der beste Umgang mit einer Projektkrise

Jetzt stellt sich die Fragen: „Wie komme ich aus der Krise wieder heraus?“ – Der erste Schritt hierbei ist eine gründliche, ehrliche und unverzügliche Bestandsaufnahme.

• Welche inhaltlichen Bereiche des Projektes sind betroffen?
• Gibt es Beeinträchtigungen der Qualität?
• Was sind die Auswirkungen auf Kosten und Zeit?
• Ist der erwartete Nutzen aus dem Projekt beeinträchtigt?

Nachdem Sie eine erste Analyse der Krise unternommen habe, müssen alle Stakeholder schnellstmöglich informiert werden. Hierbei sollten Sie darauf achten, die Faktenlage möglichst neutral, nüchtern und dem Informationsbedürfnis der Stakeholder angepasst zu präsentieren. Unterschiedliche Handlungsalternativen zu entwickeln, ist der nächste Schritt und sollte unter Einbeziehung des Teams und der notwendigen Stakeholder erfolgen. Wichtig hierbei ist, dass Sie Szenarien entwickeln, welche die aktuellen Rahmenbedingungen ihres Projektes verschieben oder erweitern, um einen größeren Handlungsspielraum zu bekommen.
Aber bevor die Lösungsfindung beginnt, müssen Sie auch das Projektteam betrachten. Es emotional da abzuholen, wo es gerade steht und ihm einen Weg vorwärts aufzuzeigen, ist elementar für die Überwindung einer Krise. Leider wird das aber zu oft ignoriert.

Was hat ein Trauermodell mit einer Projektkrise zu tun?

Wenn wir uns vorstellen, dass jeder Projektbeteiligte zeitlich und auch emotional in ein Projekt investiert, ist eine Projektkrise ein Schockmoment, der sich emotional auswirkt und verarbeitet werden muss. Dieser Verarbeitungsprozess läuft ähnlich dem Trauerprozess im Trauermodell nach Elisabeth Kübler-Ross ab. Erst ist man schockiert, dass diese Situation überhaupt eintreten konnte. Dann kommt die Ablehnung und Verleugnung der Krise, dies geht mit Aggression einher und macht sich schnell in (Team-)Meetings bemerkbar. Es wird wenig sachlich und auf Lösungen hin diskutiert und viel kostbare Zeit verstreicht ungenutzt. Die nächste Phase der Resignation zeigt sich durch abnehmende Qualität der Lieferergebnisse und entsprechend weiter verlangsamendem Projektefortschritt. Nur wenn diese Phasen überwunden werden und sich eine Akzeptanz der Situation und im nächsten Schritt eine emotionale Öffnung einstellt, kann effektiv am Weg aus der Krise gearbeitet werden.
Unterbleibt die direkte emotionale Auseinandersetzung mit der Projektkrise, kann das Team schnell auseinanderbrechen oder unfähig sein, positive Lösungsszenarien zu entwickeln.

Wie kann ich meinem Projekt-Team durch die Trauerphasen helfen?

Als erstes ist es wichtig sich zu vergegenwärtigen, dass sich Emotionen nicht ausblenden oder abschalten lassen und es notwendig ist durch die Phasen zu laufen. Das gelingt jeder Person unterschiedlich schnell und ggf. werden Phasen mehrfach durchlaufen. Da jeder Mensch und jedes Team individuell ist, gibt es kein Patentrezept, ihr Team möglichst schnell durch den Trauerprozess zu bringen. Folgende Dinge können Sie tun um ihrem Team beim Verarbeiten und Bewältigen zu helfen und es schneller wieder handlungsfähig machen:

• Gehen Sie individuell auf die einzelnen Charaktere im Team ein.
• Zeigen und kommunizieren Sie, dass Ihnen die Emotionale Situation bewusst ist.
• Schaffen Sie einen geschützten Raum, in dem sich das Team aussprechen kann (zeitlich begrenzen!).
• Demonstrieren Sie mit positiver Haltung Ruhe.
• Zeigen Sie auf, dass es sich weiterhin lohnt, in das Projekt und die Ziele zu investieren.

Bedenken Sie dabei aber immer, sollten Sie nicht gerade neu in das Projekt gekommen sein, dass auch Sie sich durch das Trauermodell bewegen und Selbstreflektion notwendig ist. Nur wenn Sie selbst die jeweilige Trauerphase durchlaufen haben, können Sie dem Team dabei helfen, ebenfalls diese Phase hinter sich zu lassen. Es ist wahrscheinlich, dass nicht alle Teammitglieder die Energie oder Motivation aufbringen, weiterhin in das Projekt zu investieren. Diese Entscheidung sollten Sie nach Möglichkeit respektieren und den Kollegen anbieten, das Projekt zu verlassen. Eine Neuausrichtung kann nur funktionieren, wenn das Team auch daran glaubt und mitzieht.

Mit Zuversicht und Unterstützung auf zum Projekterfolg

Haben Sie mit ihrem Team und Stakeholder im Idealfall mehr als ein mögliches Szenario aus der Krise identifiziert, so ist es notwendig die entsprechende Unterstützung Ihres Plans durch die Entscheidungsträger der Organisation zu bekommen. Hierzu sollten Sie sich Ihr neues Vorgehen durch einen formalen Beschluss des Projekt-Lenkungsgremiums oder einer ähnlichen projektsteuernden Instanz einholen.
Die beschlossenen Maßnahmen müssen nun schnell umgesetzt werden. Quick-Wins steigern die Motivation der Teammitglieder und können die interne und externe Projektwahrnehmung positiv beeinflussen. Bei allen Maßnahmen ist darauf zu achten, die Mitarbeiter mit einzubeziehen und klar aufzuzeigen, wo die Unterschiede zum bisherigen Projektverlauf sind.

Im Nachgang sollte objektiv und sachlich betrachtet werden, wie es zu der Krise kam und welche Maßnahmen sich für die Zukunft ableiten lassen. Jeder Projektmitarbeiter sollte an diesem Prozess beteiligt werden und die Ergebnisse wiederum an das komplette Team und die Organisation zurückgespielt werden.