Intranet – die zentrale Informationsdrehscheibe im Unternehmen

Digitaler Arbeitsplatz, Mitarbeiter- und Kollaborationsplattform, Digitalisierungstreiber – all das und noch viel mehr kann ein Intranet im Unternehmen darstellen. Vorausgesetzt, Tools wie Microsoft SharePoint werden richtig eingesetzt und vor allem gepflegt. Andernfalls bleiben viele der Möglichkeiten, die entsprechende Plattformen bieten, ungenutzt. Denn ein Intranet kann weitaus mehr, als den aktuellen Kantinenplan zu veröffentlichen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von einem leistungsstarken Intranet profitiert. Wir beschreiben darin, welche Merkmale charakteristisch für ein gutes Intranet sind und was es am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft leisten kann. Dazu finden Sie (am Beispiel SharePoint) Tipps für die Umsetzung, die Ihnen helfen, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen weiter voranzutreiben.

Autor/in
Tobias Weinreich
Business Consultant Digitalization und M365 Mehr erfahren
Tobias Weinreich
Tobias Weinreich unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung als M365 Experte. Mit seinem Know-How im Bereich der Prozess-Digitalisierung und -Optimierung sowie seiner Migrations-Expertise berät er Kunden der IT-P zur Verbesserung von Prozessen und Einführung neuer Systeme, z. B. zu Projekt-(Portfolio-), Dokumenten- und Knowledge-Management Systemen. Tobias Weinreich ist der Ansprechpartner für SharePoint und die Power-Plattform sowie Teams.

Was zeichnet gutes Intranet aus?

Ein Intranet ist ein betriebsinternes IT-Netzwerk, das Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend verbindet. Unternehmen erhalten damit eine Plattform für die bereichsübergreifende Kommunikation, die Digitalisierung organisatorischer Prozesse sowie die Veröffentlichung von Dokumenten. Richtig eingesetzt entsteht eine zentrale, persistente Informationsdatenbank, die den Wissenstransfer, den unternehmensweiten Austausch und die Zusammenarbeit fördert.


Was wird im Intranet veröffentlicht?

Im Gegensatz zum Internet handelt es sich beim Intranet um ein geschlossenes, internes Rechnernetzwerk. Die Grundidee ist es, Inhalte an einer zentralen Stelle und thematisch sortiert bereitzustellen und zu pflegen. Unternehmen veröffentlichen darin typischerweise

  • Regeln und Richtlinien
  • Pressemitteilungen
  • Abteilungsspezifische Informationen
  • Blogbeiträge
  • Produktinformationen
  • Adress- und Kontaktdaten
  • Organigramme zur Unternehmenshierarchie
  • Kantinenpläne

Damit ein Intranet seine volle Wirkung entfaltet, müssen eine Reihe von Voraussetzungen gegeben sein:

Sinnvolle Content-Strategie: Um zu verhindern, dass ein Intranet zum „Datengrab“ wird, in dem sich keiner mehr zurechtfindet, müssen Sie eine Content-Strategie entwickeln. Sie definieren dabei unter anderem, welche Regeln für Ihr Intranet gelten, welche Informationen an welchem Ort gespeichert werden und in welchen Abständen Dokumente (z. B. Compliance-Richtlinien oder Formulare) zu überprüfen müssen. Das ist die Basis für eine zentrale, verlässliche Datenablage.

Dynamische Inhalte: Da statische Inhalte mühselig zu administrieren sind und Aktualisierung sowie Pflege nur von einer Instanz abhängen, sollte der Inhalt eines Intranets dynamisch sein.

User Schulungen und Onboarding: Die Mehrwerte und Chancen des Intranets sollten allen Mitarbeitenden näher gebracht und aufgezeigt werden. Jeder Mitarbeiter sollte befähigt und motiviert werden, aktiv an der Nutzung des Intranets und der Pflege des Contents mitzuwirken. Im Idealfall entsteht im Intranet ein reger Austausch über betriebliche oder fachspezifische Themen. Dies wirkt sich positiv auf Motivation und Leistung der Mitarbeiter aus.

Eine gute Mischung aus Push und Pull: Anders als Kommunikationskanäle wie E-Mail funktioniert das Intranet nach dem Pull-Prinzip. Mitarbeiter erhalten Zugriff auf eine Informationsplattform, auf der ihnen relevante Informationen permanent zur Verfügung stehen. Statt passiv mit Informationen versorgt zu werden (z. B. via Rund-Mail), können sie aktiv nach dem suchen, was für sie gerade wichtig ist. Eine ausgewogene Mischung aus Intranet-Veröffentlichungen und E-Mail sorgt dafür, dass Mitarbeiter proaktiv informiert werden und Informationen dauerhaft verfügbar sind.

Arbeitsplätze für Teams: Die Bereitstellung von Arbeitsbereichen für Teams steigert die Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Dokumenten-Management-Features wie Versionierungen, das Setzen von Berechtigungen und Veröffentlichungsfunktionen unterstützen die Mitarbeiter im Alltag und ermöglichen das zeitgleiche Bearbeiten von Dokumenten.

Individuelles Design: Ihr Intranet sollten Sie im Corporate Design umsetzen. Dies fördert die Identifikation der Mitarbeiter und gewährleistet eine intuitive Bedienung. Die Startseite kann dabei als zentraler Zugriffs-Hub dienen, das die wichtigsten Informationen anzeigt. Strukturelle Eingriffe in das Design sind aber eher nicht empfehlenswert, da diese im Falle von Updates oder Versions-Wechseln Probleme erzeugen können. Diesen Mehraufwand sollten Sie sich sparen.

SharePoint als Intranet Plattform

Um ein Intranet aufzusetzen, gibt es verschiedene Systeme. SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, die alle Bereiche eines Intranets abdecken kann und dabei eine sehr gute Integration zu Microsoft Teams und weiteren Microsoft Produkten (Office, M365, Dynamics 365) bietet. Durch die Microsoft Power-Plattform können auch weitere Systeme per Prozess oder Schnittstellen eingebunden werden.

  • Die Datenablage in verschiedenen Listen ermöglicht eine einfache Wiederverwendbarkeit der Informationen auf thematischen Unterseiten.
  • Arbeitsbereiche für die unterschiedlichen Teams fördern die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Diese Arbeitsbereiche können auch Teams in Microsoft Teams sein, die im Hintergrund als SharePoint Seite agieren.
  • Dokumenten-Management-Features unterstützen die Mitarbeiter beim gemeinsamen Bearbeiten von Informationen.
  • Die Digitalisierung von Business-Prozessen standardisiert und optimiert die Arbeitsabläufe und fördert dadurch auch Transparenz.
  • Aufgrund der Anbindung weiterer produktiver Systeme können Informationen den Mitarbeitern In-Time angezeigt und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden (Co-Authoring).
  • Eine optimierte Suche unterstützt Mitarbeiter, Informationen gezielt aufzurufen, und ermöglicht die dynamische Einbindung von Datenauf Arbeitsbereichen, bei denen sie relevant sind.

Das Intranet fördert die firmeninterne Kommunikation

Tools wie SharePoint fungieren als Kommunikationsplattform, auf der allgemeine oder abteilungsspezifische Neuigkeiten veröffentlicht werden. Mitarbeiter können für sie relevante Informationen personalisiert darstellen und Content wie Blogbeiträge, News oder Ankündigungen kommentieren. Es entsteht ein interaktiver Austausch, der die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert.

Bei SharePoint kommen je nach Informationstyp und Firmenphilosophie unterschiedliche System-Komponenten zum Einsatz. Kommunikation kann dabei einseitig (z. B. in Form von Ankündigungen) erfolgen, aber auch zum Dialog anregen. Diese bidirektionale Kommunikation erleichtert es, Stimmungen in der Belegschaft wahrzunehmen und Trends zu erkennen.

Kollaboration über Teamsites (Social Intranet)

In SharePoint können Mitarbeiter ihre Abteilung auf eigenen Teamsites präsentieren. Dieses „interne Marketing“ schafft eine neue Form von Transparenz, welche Schwerpunkte und Themen in den einzelnen Unternehmensbereichen aktuell im Mittelpunkt stehen. Bewährt hat sich beispielsweise die Veröffentlichung abteilungsspezifischer Neuigkeiten (laufende Projekte, Trends etc.), Organigramme, Prozesslandkarten und Maps.

Darüber hinaus erleichtert es ein gut gepflegtes Intranet, Aufgaben auf der gleichen Datenbasis zu erledigen. Je nach Team-Anforderungen unterstützt SharePoint Anwender mit Dokumenten-Management-Funktionalitäten, z. B. Versionierungen, Berechtigungsmodellen und Veröffentlichungs-Features.

Reduzierte Suchaufwände

Mithilfe einer zentralen Datenablage können Unternehmen veröffentlichte Dokumente und entsprechende Vorlagen sowie Regelungen und Richtlinien so organisieren, dass jeder Mitarbeiter sie möglichst schnell findet. Zusätzlich empfiehlt es sich, Überprüfungs- und Feedback-Mechanismen (z. B. Workflows, Wiedervorlagen und Genehmigungsprozesse für Inhalte) zu implementieren. Auf diese Weise bleiben alle Informationen stets auf dem neusten Stand und verhindern somit eine Überflutung von irrelevanten Informationen.

Je nach Content-Strategie, der geplanten Menge an Informationen und der Zielgruppe kann SharePoint den geforderten Inhalt in Form personalisierter Ansichten schnell bereitstellen. Mithilfe von Metadaten ist keine hierarchische Struktur notwendig. User können Informationen über Schlüsselbegriffe filtern oder sortieren. Darüber hinaus können die Informationen in anderen Bereichen des Intranets wiederverwendet werden – ohne doppelte Datenhaltung.

Wissen mit Kollegen teilen

Eine Wissensdatenbank, die an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst ist, ermöglicht es Mitarbeitenden, Wissen interaktiv mit allen im Team oder im Unternehmen zu teilen. Hierbei unterstützt SharePoint unter anderem mit Wikis, Diskussions-Foren und einem Blog, in dem Fachartikel und Kommentare veröffentlicht werden können.

Welche Komponenten zur Kultur Ihres Unternehmens passen, sollten Sie in einem Workshop erarbeiten. Ein Wiki müssen beispielsweise alle Mitarbeitenden gleichermaßen befüllen. Diskussions-Foren sind dagegen primär für Fragestellungen geeignet, in denen Initiatoren eines Beitrags später auch einen Kommentar als Lösung markieren können. Blogbeiträge wiederum helfen, Wissen im Kollegium zu vermitteln. Diese können über die Kommentarfunktion weitere Fragen zum Thema stellen oder Bemerkungen schreiben.

Digitalisierte Prozesse

Intelligent eingesetzt dient das Intranet nicht nur als Informationsdrehscheibe. Genauso wertvoll ist die Möglichkeit, wiederkehrende Prozesse zu digitalisieren. In SharePoint können Mitarbeiter beispielsweise ihren Urlaubsplan einreichen und digital von Vorgesetzten genehmigen lassen. Entsprechende Workflows lassen sich spezifisch für Dokumententypen oder in Form eines Freigabeprozesses definieren. Möglich ist auch, Routineprozesse wie die Abrechnung von Reisekosten via Intranet durchzuführen. Das spart nicht nur Papier, sondern ist auch schneller und weniger fehleranfällig. Dazu können SharePoint-Nutzer entsprechende Prozesse durch die mobile Verfügbarkeit des Tools auch von unterwegs durchführen.

Mit Microsoft 365 haben Sie darüber hinaus Zugriff auf Power Automate, eine Workflow-Engine, mit der Sie, ohne Programmierkenntnisse, einfache Prozesse digitalisieren und automatisieren können. Durch eine Vielzahl an bereitgestellten Gateways integrieren Sie all Ihre Systeme und verhindern Medienbrüche und optimieren so Ihre Arbeitsabläufe. Durch die AI-Builder Komponente bringen Sie künstliche Intelligenz zum Einsatz. Sei es durch OCR (Text-Erkennung von Scans) oder durch automatische Entscheidungen, die ihnen einfache zeitfressende Arbeit abnehmen.

System-Integration & Single-Sign-On

Für die Nutzer von Microsoft-Produkten eignet sich SharePoint nicht zuletzt wegen seiner engen System-Integration. Durch die Einbindung des Active Directorys sorgt ein Single-Sign-on dafür, dass User sich nicht erneut für SharePoint authentifizieren müssen. Zusätzlich werden die Profil-Informationen mit SharePoint synchronisiert. Dadurch können User-bezogene Daten angezeigt und verwendet werden.  Dadurch, dass SharePoint browserbasiert ist, hat der User die Möglichkeit sich geräteunabhängig und -übergreifend über Office.com mit seiner Windows-Login anzumelden und auf alle Seiten zuzugreifen.

Aufgrund von Schnittstellen zu weiteren Systemen (z. B. CRM– oder ERP-System) können in SharePoint über Power Automate, Logic Apps und Microsoft Graph aktuelle Informationen in das Intranet eingebunden werden (ohne doppelte Datenhaltung). Darüber hinaus lassen sich Informationen auch in die Abläufe der digitalisierten Workflows einbinden.

Umfangreiche Suchoptionen

Die Suchfunktion von SharePoint kann neben den Inhalten, die auf der Plattform abgelegt werden, auch Informationen durchsuchen, die auf einer externen Dateiablage oder in Drittsystemen liegen. Ergebnisse werden den Mitarbeitern berechtigungsgesteuert bereitgestellt. Eine dedizierte Suchseite ermöglicht ein weiteres Eingrenzen der Ergebnisse (basierend auf bestimmten Eigenschaften). Dies erleichtert das Finden von Informationen auch bei großen Datenmengen.

Welche Rolle spielt das Intranet am Arbeitsplatz der Zukunft?

Bei der digitalen Zusammenarbeit setzen immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte, integrierte Kommunikations- und Kollaborationsumgebungen wie Microsoft 365 und Google Workspace. Deren Funktionen gehen teilweise weit über die Möglichkeiten eines Intranets hinaus, insbesondere was die Arbeit im Team betrifft (Arbeitsräume, Chatrooms etc.). Das bedeutet aber nicht, dass Tools wie SharePoint ausgedient haben.

Ein gut gepflegtes Intranet bleibt auch in Zeiten leistungsfähiger Kollaborations-Plattformen relevant. Am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft fungiert es in erster Linie als Informationsdatenbank, die Regelungen und Richtlinien, abteilungsspezifische Informationen und gemeinsames Fachwissen an einem zentralen Ort zur Verfügung stellt. Das Intranet wird damit immer stärker zur Bibliothek, die den Wissens-Transfer über alle Fachabteilungen hinweg ermöglicht und administrative Prozesse bereitstellt.

Verteiltes Arbeiten findet künftig immer stärker in Systemen wie Microsoft Teams statt. Mitarbeiter sind aber weiterhin auf eine verlässliche Informationsbasis angewiesen, die allen gleichermaßen offensteht. Für diese Aufgabe ist das Intranet aufgrund seiner Funktionen wie geschaffen und ist dadurch immer noch wichtig für Unternehmen.

Vorgehensweise zur Einführung von SharePoint als Intranet-Lösung

Bei IT-P haben wir einen agilen Ansatz entwickelt, mit dem Unternehmen Intranet-Lösungen wie SharePoint schnell und effektiv implementieren können. Da jede Organisation eine eigene Kultur und Philosophie hat, muss das Intranet an deren individuelle Bedingungen angepasst werden. Um die Mitarbeiter positiv zu erreichen und die User-Akzeptanz zu optimieren, erarbeiten wir gemeinsam mit Kunden einen individuellen Intranet-Ansatz. Dafür werden in einem Scoping- und Target-Workshop zunächst die Ziele definiert, die das Intranet erreichen soll. Dies geschieht in enger Abstimmung mit dem Projekt-Team aus Key-Usern, Projektleitern (z. B. aus IT, Marketing oder Unternehmenskommunikation), IT-Infrastruktur und Geschäftsführung.

Im Rahmen einer Bedarfsanalyse analysieren wir die Anforderungen des Kunden und (falls vorhanden) das bestehende Intranet. Danach nimmt das Projekt-Team die Anforderungen an das neue Intranet auf und stellt Ideen für weitere Funktionalitäten vor. Die gesammelten Ideen werden in einer Intranet-Vision zusammengefasst. Diese stellt den Backlog für die folgenden Sprints dar.

Bei der Erstellung der Intranet-Vision ist die Entwicklung einer passenden Content-Strategie elementar und eng verbunden mit der kundenindividuell relevanten Auswahl der Intranet-Komponenten. Hierbei erfolgt auch die Priorisierung der Epics und die Definition der damit verbundenen Aufwände. Durch unseren agilen Ansatz können Änderungen sowohl während der Entwicklungs-Zeit als auch nach dem Go Live noch durchgeführt werden.

In der anschließenden Konzeptionsphase erstellen wir einen „Proof of Concept“. Dazu werden die Informationsarchitektur sowie die User Stories mit den Key-Usern gestaltet. Zu beachten ist dabei die Abgrenzung technischer Möglichkeiten. Anwender-Testings sowie Reviews und Anpassungen durch die Key-User gewährleisten eine nachhaltige User-Akzeptanz.

Die Umsetzung der Epics und nachgelagerten User Stories erfolgt in agilen Sprints. Die iterative Implementierung ist verbunden mit regelmäßigen Feedback-Schleifen mit den Stakeholdern. Dadurch können wir Änderungswünsche sehr schnell berücksichtigen.

Intranet-Migration

Wenn ein Unternehmen bereits mit einem Intranet arbeitet, erstellen wir zusätzlich zu den hier beschriebenen Schritten ein Konzept für die Migration. Welche Informationen wir aus dem Altsystem übertragen, welche Funktionalitäten wir übernehmen können und wo durch die Einbindung von Drittsystemen zusätzlich Verbesserungspotential besteht, diskutieren wir gemeinsam mit dem Projekt-Team. Anschließend begleiten wir unsere Kunden beim Go-Live mit Anwendungsschulungen und Change Requests.

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