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Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein webbasiertes Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungstool, das eng in die Microsoft 365-Umgebung integriert ist. Mit dem Planner können Teams Aufgaben und Projekte visualisieren, Arbeitsabläufe organisieren und die Zusammenarbeit durch klare Zuweisungen und Fristen optimieren. Microsoft Planner ist Teil der Microsoft 365 Suite und besonders nützlich für Unternehmen, die eine strukturierte Projektplanung und -überwachung benötigen.

Microsoft Planner – Funktionen und Arbeitsweise

FunktionBeschreibung
Kanban-BoardsVisualisiert Aufgaben auf Kanban-Boards, strukturiert in „Buckets“ für eine bessere Aufgabenübersicht.
AufgabenerstellungErstellung und Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder mit klar definierten Fristen und Prioritäten.
Drag-and-DropAufgaben können per Drag-and-Drop verschoben und organisiert werden.
ChecklistenAufgaben können mit Checklisten und Unteraufgaben versehen werden, um die Umsetzung zu überwachen.
FälligkeitsdatenDeadlines für Aufgaben setzen und automatische Erinnerungen für überfällige Aufgaben erhalten.
Integration in Microsoft TeamsNahtlose Integration in Microsoft Teams, sodass Planner direkt als Registerkarte in Teamkanälen genutzt werden kann.
AufgabenkommentareTeammitglieder können Aufgaben kommentieren, um die Kommunikation und Abstimmung zu fördern.
AnhängeDateien und Dokumente können direkt an Aufgaben angehängt werden.
Mobile NutzungVerfügbar als mobile App für iOS und Android, um Aufgaben unterwegs zu verwalten und zu aktualisieren.

Wie funktioniert Microsoft Planner?

Der Microsoft Planner ist ein intuitives Projektmanagement-Tool, das innerhalb von Office 365 zur Verfügung steht und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht. Mit der Planner-Anwendung können Benutzer effizient Aufgaben erstellen, die dann in Diagrammen und Listen organisiert werden. Planner-Aufgaben lassen sich einfach markieren und bieten die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu Fristen und Aktualisierungen zu erhalten. Außerdem können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definiert werden, um den Fortschritt zu verfolgen.

Der Planner organisiert Aufgaben und Projekte in Form eines Kanban-Boards. Jedes Projekt wird als „Plan“ angelegt, in dem die Aufgaben als einzelne Karten verwaltet werden. Die Aufgaben können in Buckets (Kategorien) eingeteilt werden, um das Board übersichtlich zu halten. Benutzer erstellen Aufgaben, legen Fälligkeitsdaten fest und weisen diese Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu.

Durch die Integration mit Microsoft Teams können Teammitglieder ihre ersten Schritte mit Planner machen, während sie nahtlos in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Es bietet auch Verbindungen zu Microsoft To Do und Project for Web, so dass Benutzer ihre Aufgaben zentral verwalten können. Laut Microsoft ist die Verwendung von Planner Premium besonders vorteilhaft für größere Projekte, die eine tiefere Analyse und mehr Funktionen erfordern.

Für neue Nutzer gibt es auf Microsoft Learn Ressourcen, die die Schritte mit Planner in Teams erklären und den täglichen Umgang mit dem Tool erleichtern. Darüber hinaus werden regelmäßig Updates und neue Funktionen auf Veranstaltungen wie Microsoft Ignite vorgestellt, um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern. Durch die Integration von Project Online und Project Desktop wird die Projektplanung noch einfacher und umfassender.

Schritte zur Verwendung von Microsoft Planner

  1. Erstellen eines neuen Plans: Benutzer können einen neuen Plan erstellen und diesen einem Microsoft 365-Team oder Microsoft Teams-Kanal zuweisen.
  2. Aufgaben anlegen: Aufgaben lassen sich in Buckets sortieren und per Drag-and-Drop verschieben.
  3. Aufgaben zuweisen und bearbeiten: Jede Aufgabe kann Teammitgliedern zugewiesen werden und wird mit Fälligkeitsdatum, Anhängen und Checklisten versehen.
  4. Überwachung und Updates: In Microsoft Teams können alle Updates von Planner in einem Aktivitäts-Feed verfolgt werden.
  5. Projekte verwalten: Teams können Projektfortschritte in Microsoft Planner verfolgen und Änderungen in Echtzeit vornehmen.

Wer profitiert davon?

Microsoft Planner richtet sich an Teams und Organisationen, die Projekte verwalten und Aufgaben systematisch strukturieren möchten. Die Integration in Microsoft 365 und Microsoft Teams erleichtert die Nutzung für Unternehmen, die bereits auf diese Plattform setzen.

Anwendungsbereiche und Zielgruppen für Microsoft Planner:

  • Projektmanager: Planen und organisieren von Aufgaben, Meilensteinen und Zuweisungen im Team.
  • Teamleiter: Übersicht über Aufgabenverteilung und den Fortschritt einzelner Teammitglieder.
  • Remote-Teams: Möglichkeit zur ortsunabhängigen Aufgabenverwaltung und Kommunikation durch die Integration in Microsoft Teams und mobile Apps.
  • Einsteiger im Projektmanagement: Einfaches, leicht verständliches Tool für kleine bis mittlere Projekte.

Microsoft Planner in der Microsoft 365-Umgebung

Microsoft 365-IntegrationNutzen
Microsoft TeamsPlanner kann direkt in Teams als Registerkarte eingebunden und gemeinsam genutzt werden.
SharePointSharePoint ermöglicht den Zugriff auf Planner-Daten und die Verknüpfung von Projektdokumenten.
OutlookSynchronisierung von Planner-Aufgaben mit Kalendern in Outlook für eine bessere Übersicht der Deadlines.
Power AutomateErstellen automatisierter Workflows, um Aufgaben automatisch zuzuweisen oder Erinnerungen zu versenden.

Microsoft Planner wird in verschiedenen Microsoft 365-Plänen angeboten und ist bereits in Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Die Integration von Planner mit anderen Tools in der Microsoft 365-Umgebung wie SharePoint und Power Automate unterstützt Teams, Arbeitsabläufe nahtlos zu verknüpfen und den Überblick über Aufgaben und Deadlines zu behalten.

Vorteile für Projektmanagement

Mit dem Planner können Aufgaben erstellt und verwaltet werden, während weitere Informationen über die integrierten Funktionen schnell abgerufen werden können. Planner kann auch gepinnt werden, um den Überblick über laufende Projekte zu behalten. Dieser  bietet jedoch nicht nur eine einfache Verwaltung, sondern auch eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Was ist noch erwähnenswert?

  • Webbasiert und zugänglich: Nutzer können jederzeit auf ihre Projekte zugreifen, ohne spezielle Software zu installieren.
  • Flexibel und mobil: Verfügbar für Desktop und mobile Geräte, sodass Teams ihre Aufgaben auch unterwegs verwalten können.
  • Optimale Teamarbeit: Perfekte Integration in die Microsoft 365- und Teams-Umgebung ermöglicht effektive Zusammenarbeit.
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