Definition, Anwendung & Herausforderungen
Prozesssteuerung bezeichnet im Prozessmanagement die gezielte Lenkung und Kontrolle von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Ihr Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass die Abläufe und Aktivitäten in den Systemen so gestaltet und überwacht werden, dass die definierten Ziele und Ergebnisse erreicht werden. Eine erfolgreiche Prozesssteuerung gewährleistet die Effizienz, Effektivität und Transparenz der geschäftsprozessorientierten Arbeitsabläufe.
Hierbei kommen prozessorientierte Steuerungsinstrumente und -techniken zum Einsatz, um empirisch relevante Kennzahlen zu ermitteln und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Die Prozesssteuerung legt intern Verantwortlichkeiten fest und stellt sicher, dass die Prozessziele messbar und erreicht werden. Sie trägt zur Einhaltung von Qualitätsmanagement-Standards und gesetzlichen Vorgaben bei, minimiert Risiken und ermöglicht eine stetige Verbesserung der Arbeitsprozesse.
Wie funktioniert Steuerung von Prozessen?
Die Prozesssteuerung erfolgt in mehreren Schritten:
- Prozessplanung: Zunächst werden die Geschäftsprozesse definiert und geplant. Hierbei werden die Ziele und Ergebnisse der Prozesse festgelegt sowie die beteiligten Ressourcen und Verantwortlichkeiten bestimmt.
- Prozessumsetzung: In dieser Phase werden die geplanten Prozesse in die Praxis umgesetzt. Es werden die notwendigen Schritte und Aktivitäten ausgeführt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die Prozesssteuerung sorgt dafür, dass die Umsetzung gemäß den festgelegten Standards und Richtlinien erfolgt.
- Prozessüberwachung und -optimierung: Die Prozesssteuerung beinhaltet auch die fortlaufende Überwachung der Prozesse. Hierbei werden die Leistungskennzahlen gemessen und analysiert, um die Effizienz und Effektivität der Prozesse zu bewerten. Wenn Abweichungen von den Zielvorgaben festgestellt werden, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen, um die Prozesse zu optimieren und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.
Wer braucht Prozesssteuerung?
Prozesssteuerung ist für Unternehmen und Organisationen in verschiedenen Situationen von Bedeutung:
- Komplexe Geschäftsprozesse: Unternehmen mit komplexen und vielschichtigen Prozessen benötigen eine gezielte Steuerung, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos ablaufen und die definierten Ziele erreicht werden.
- Qualitätsmanagement: Prozesssteuerung ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements, um sicherzustellen, dass die Prozesse den Qualitätsstandards entsprechen und fortlaufend verbessert werden.
- Effizienzsteigerung: Prozesssteuerung hilft Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und unnötige Aufwände und Kosten zu reduzieren.
- Kundenzufriedenheit: Eine effektive Prozesssteuerung kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem sie sicherstellt, dass Kundenanfragen und -bedürfnisse schnell und zuverlässig bearbeitet werden.
Herausforderungen der Prozesssteuerung
Die Prozesssteuerung im Management birgt eine Reihe von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt:
- Transparenz sicherstellen: Die Sichtbarkeit und Nachverfolgbarkeit von prozessorientierten Abläufen ist entscheidend, um effizientes Prozessmanagement zu gewährleisten.
- Relevante Kennzahlen identifizieren: Die Auswahl und Ermittlung von empirisch relevanten Kennzahlen ist komplex, aber entscheidend für die Steuerung von Geschäftsprozessen.
- Effizienz und Effektivität optimieren: Die Prozesssteuerung muss darauf abzielen, Geschäftsprozesse sowohl effizient als auch effektiv zu gestalten.
- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsmanagement-Standards: Die Prozesssteuerung muss sicherstellen, dass alle Qualitätsstandards operativ umgesetzt werden.
- Integration digitaler Tools: Die Anwendung digitaler Prozessmanagement-Tools wie ERP-Systeme oder Cloud-Lösungen erfordert Know-how und eine kluge Konzeption.
- Mitarbeiterentwicklung: Die prozessorientierte Steuerung erfordert die Entwicklung von Know-how innerhalb des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Prozessverantwortlichen die Abläufe verstehen und optimieren können.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Prozesssteuerung sollte in einem stetigen Kreislauf von Überprüfung, Anpassung und Verbesserungsmaßnahmen gestaltet werden.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend, um die Prozessziele zu erreichen und die Wirtschaftlichkeit innerhalb eines Unternehmens sicherzustellen. Sie trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Prozesse transparent und effizient zu gestalten.