Ab dem 1. Januar 2028 sollen digitale Kassenbelege in Deutschland zum Standard werden. Gleichzeitig plant die Bundesregierung eine Kassenpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den entsprechenden Gesetzentwurf beschlossen. Nun folgt das parlamentarische Verfahren. Für Unternehmen geht es dabei um mehr als nur den Abschied vom Papierbon. Die Reform betrifft Kassensysteme, Belegprozesse sowie die Anbindung an ERP-, Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssysteme.
Was soll sich ab 2028 ändern?
Digitale Belege sollen künftig der Standard werden. Kundinnen und Kunden können ihre Quittung dann beispielsweise per QR-Code, über einen Download-Link oder in ihrem Kundenkonto erhalten. Ein Papierbeleg soll auf Wunsch weiterhin möglich bleiben. Unternehmen mit einem jährlichen Gesamtumsatz von über 100.000 Euro sollen außerdem grundsätzlich elektronische Kassensysteme einsetzen. Ausgenommen sind nach aktuellem Entwurf unter anderem Steuerpflichtige mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr. Weitere Ausnahmen sind möglich. Der Gesetzentwurf verfolgt zwei Ziele: weniger Aufwand durch Papierbelege und eine bessere Nachvollziehbarkeit von Kassenvorgängen zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung. In Deutschland gibt es laut Bundesregierung noch rund 115.000 offene Ladenkassen.
Welche Vorteile bringt der digitale Kassenbon?
Unternehmen können ihren Papier-, Druck- und Verwaltungsaufwand reduzieren. Allein durch die neue Belegregelung rechnet die Bundesregierung mit einer Entlastung der Wirtschaft um rund 106 Millionen Euro pro Jahr. Die Umstellung wird vor allem dann interessant, wenn digitale Belegdaten direkt weiterverarbeitet werden. Kassensysteme lassen sich beispielsweise mit ERP-, Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystemen verbinden. So lassen sich manuelle Übertragungen und Medienbrüche reduzieren. Genau hier setzt IT-P an: Digitale Lösungen und Schnittstellen verbinden Systeme. Prozessoptimierung und Automatisierung sollen interne Abläufe effizienter gestalten.
Was bedeutet die Reform für mittelständische Unternehmen?
Das Jahr 2028 ist nah genug, um das Thema jetzt in die IT-Planung aufzunehmen. Unternehmen müssen nicht sofort neue Systeme beschaffen. Sie können jedoch bereits prüfen, wo Medienbrüche bestehen, welche Schnittstellen fehlen und welche Prozesse sich im Zuge der Umstellung automatisieren lassen. So wird aus einer regulatorischen Vorgabe ein konkretes Digitalisierungsthema. Unternehmen, die ohnehin Kassen- oder Belegprozesse anpassen müssen, können die Gelegenheit nutzen, angrenzende Abläufe gleich mit zu optimieren.
Nicht nur den Bon digitalisieren
Der digitale Kassenbon ist mehr als nur eine neue Form der Belegausgabe. Für Unternehmen kann die Reform ein sinnvoller Anlass sein, ihre Kassen- und Folgeprozesse zu überprüfen. Dabei ist es wichtig, nicht vorschnell zu investieren. Da der Entwurf noch durch das parlamentarische Verfahren muss, können sich Details ändern. Eine Bestandsaufnahme der eigenen Systeme und Schnittstellen ist jedoch bereits heute sinnvoll.
Aus unserer Sicht
Ein digitaler Bon allein macht noch keinen guten digitalen Prozess aus. Der größere Nutzen entsteht erst, wenn Belegdaten ohne manuelle Zwischenschritte in bestehende Systeme weiterfließen. Wir sehen die geplante Reform deshalb als Anlass, nicht nur die Kasse, sondern die gesamte Prozesskette zu betrachten. Genau dort liegen nämlich häufig die interessanteren Automatisierungspotenziale. Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Daten heute noch manuell übertragen werden und an welchen Stellen Medienbrüche entstehen.
Sinnvoll ist es außerdem, bestehende Schnittstellen zwischen Kasse, ERP, Buchhaltung und Warenwirtschaft frühzeitig zu überprüfen. Wer diese Abhängigkeiten jetzt transparent macht, kann spätere Anpassungen gezielter planen und unnötige Doppelarbeiten vermeiden. Deswegen sollte die Reform nicht als isolierte Pflichtaufgabe, sondern als Chance verstanden werden, gewachsene Prozesse konsequent zu vereinfachen. Entscheidend ist nicht, ob der Bon digital ist, sondern ob der gesamte Ablauf effizienter wird.
FAQ zum digitalen Kassenbon ab 2028
Ist der digitale Kassenbon ab 2028 bereits beschlossen?
Nein, das Bundeskabinett hat lediglich einen entsprechenden Gesetzentwurf beschlossen. Dieser muss jedoch noch das parlamentarische Verfahren durchlaufen.
Wird der Papierbon komplett abgeschafft?
Nein, digitale Belege sollen zum Standard werden, aber ein Papierbeleg soll auf Wunsch weiterhin erhältlich sein.
Welche Unternehmen betrifft die geplante Kassenpflicht?
Grundsätzlich Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz. Für Steuerpflichtige mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr ist eine Ausnahme vorgesehen.
Müssen Unternehmen jetzt neue Kassensysteme kaufen?
Nein, zunächst sollte geprüft werden, ob bestehende Systeme betroffen sind und welche Anpassungen nötig wären. Größere Investitionen sollten die endgültige Gesetzgebung berücksichtigen.
Warum sind Schnittstellen dabei wichtig?
Digitale Belege entfalten ihren größten Nutzen, wenn die Daten automatisch in ERP-, Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder andere Systeme weitergegeben werden können.
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