Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend. Diese Änderung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und soll die Rechnungsstellung im B2B-Bereich modernisieren und effizienter gestalten. Unternehmen müssen ab diesem Datum alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Wichtige Aspekte der E-Rechnungspflicht
Formate für die E-Rechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung: Diese Formate entsprechen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und ermöglichen eine standardisierte elektronische Verarbeitung.
- Sicherstellung der Konformität: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungen in diesen Formaten ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Effizienzsteigerung und Kostensenkung
- Automatisierte Prozesse: Optimieren die Rechnungsabwicklung, sparen Zeit und Ressourcen.
- Reduzierter Papierverbrauch: Beschleunigt die Bearbeitung und Bezahlung und unterstützt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Ausnahmen von der Verpflichtung
- Kleinunternehmen und Sonderfälle: Bis voraussichtlich 2028 von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
- Prüfung der Kriterien: Unternehmen müssen die Kriterien für Ausnahmen genau prüfen und entsprechende Nachweise erbringen.
Anforderungen für den Empfang
- Kapazitäten zur Verarbeitung: Investitionen in neue Software und Anpassungen der IT-Infrastruktur erforderlich.
- Frühzeitige Planung: Unternehmen sollten ihre Systeme bis zum Stichtag auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
Unterstützung durch EDI-Verfahren
- Notifizierungssystem und EDI (Electronic Data Interchange): Erleichtern den Austausch und die Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen.
- Kompatibilität sicherstellen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse kompatibel sind und die neuen Systeme effizient nutzen können.
Übergangsfristen und Umsetzungsaufwand
- Zeit bis Ende 2024: Unternehmen haben Zeit, ihre Systeme für die elektronische Rechnungsstellung anzupassen.
- Maßnahmen des Gesetzgebers: Vorgesehen, um den Übergang zu erleichtern und den Umsetzungsaufwand abzufedern.
- Pflicht für alle Unternehmen: Unabhängig von der Größe, eine frühzeitige Anpassung der Systeme ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Internationale Rechnungsstellung
- Rechnungen ins Ausland: Auch zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
- Umsatzsteuerliche Registrierung: Betrifft insbesondere die umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit.
- Überprüfung und Anpassung: Unternehmen sollten ihre internationalen Rechnungsprozesse überprüfen und anpassen.
E-Rechnung als Schritt zur Digitalisierung
- Wichtiger Schritt: Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zur Digitalisierung und Modernisierung von Unternehmensprozessen in Deutschland.
- Vorteile der E-Rechnung: Unternehmen, die frühzeitig reagieren, können von den Vorteilen profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.
- Strukturiertes und effizientes Arbeiten: Verpflichtung zur E-Rechnung stellt sicher, dass Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen können.
