Automatisierte Rechnungsprüfung mit KI – rechtskonform, effizient und nahtlos integriert
mit Daume GmbH
Daume GmbH
Die Daume Gruppe ist ein deutschlandweit tätiger Unternehmensverbund im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung. Sie plant, installiert und wartet moderne Versorgungssysteme in den Bereichen Heizung, Lüftung, Sanitär, Klima und Elektrotechnik. Als Komplettanbieter betreut sie Bauprojekte ganzheitlich – von der Planung bis zum technischen Gebäudeservice.
Die Herausforderung
Die Finanzbuchhaltung der Daume Gruppe stand vor der Herausforderung, die Potenziale für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) gezielt zu erkennen und zu bewerten. Im Fokus stand die Optimierung von Prozessen in der Finanzbuchhaltung. Dort wurde als ein zentraler Schmerzpunkt der Prüfprozess für Eingangsrechnungen identifiziert. Die bestehenden Tools und Prozesse waren von Medienbrüchen und manuellen Aufwänden geprägt, was nicht nur die Effizienz hemmte, sondern auch die Fehleranfälligkeit erhöhte. Die Prüfung auf gesetzliche Pflichtangaben gemäß §14 UStG sowie die inhaltliche Plausibilitätsprüfung waren zeitintensiv und fehleranfällig. Gleichzeitig bestand aufgrund der heterogenen, gewachsenen IT-Systeme in der Finanzbuchhaltung die Herausforderung, eine Einheitliche, Systemunabhängige Prüfung umzusetzen.
Die passende Lösung:
Im Rahmen eines KI-Potenzialworkshops wurde die Ausgangssituation gemeinsam mit der Fachabteilung detailliert analysiert. Dabei wurden bestehende Systeme, Prozesse und Herausforderungen systematisch erfasst. Im Ergebnis konnte ein konkretes Automatisierungspotenzial identifiziert werden: die automatisierte Vorqualifikation und Prüfung eingehender Rechnungen nach §14 UStG mithilfe von KI. Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, die ohne aufwändige Systemwechsel auskommt, sich in die vorhandenen Prozesse und Infrastruktur integrieren lässt und die Prüfprozesse deutlich effizienter und sicherer gestaltet.
Unser technisches Konzept
Die entwickelte Lösung kombiniert Power Automate, Azure Functions und moderne KI-Komponenten. Eingehende Rechnungen werden automatisiert aus dem Rechnungseingangspostfach abgeholt und an eine Azure Function übergeben. Dort validieren das Open-Source-Tool MustangProject und eigens entwickelte Python-Skripte die Rechnungsdaten hinsichtlich Vollständigkeit, gesetzlicher Pflichtangaben und Struktur. Dabei wird unter anderem geprüft, ob alle erforderlichen Angaben gemäß §14 UStG vorhanden sind – beispielsweise Name und Anschrift des Leistungserbringers und -empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz. Für besonders komplexe Fälle kommt zusätzlich ein in Azure gehostetes Sprachmodell von OpenAI zum Einsatz, das anhand des Rechnungstextes semantische Plausibilitätsprüfungen durchführt. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen werden automatisiert erkannt und – je nach Konfiguration – entweder zur Korrektur an den Absender zurückgespielt oder intern zur Nachbearbeitung markiert.
Kundenvorteile
Durch den strukturierten Proof of Concept konnte die Daume Gruppe die Machbarkeit und den praktischen Nutzen der KI-Lösung klar validieren. Die Automatisierung der Rechnungsprüfung führte zu einer signifikanten Reduktion manueller Tätigkeiten und einer deutlichen Erhöhung der Prozessqualität. Die KI erkennt automatisch fehlende Pflichtangaben, prüft die Plausibilität von Beträgen, Rabatten und Positionen und reduziert so das Fehlerrisiko. Die Lösung ist vollständig in die bestehende ERP- und FiBu-Umgebung integrierbar, ohne dass Änderungen an den Systemen notwendig sind. Darüber hinaus ist sie skalierbar und lässt sich bei Bedarf flexibel an neue Lieferanten, Formate oder gesetzliche Anforderungen anpassen. Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt bildeten die Grundlage für eine fundierte Entscheidung über den unternehmensweiten Rollout der Lösung.
- Rechtskonformität: Die KI erkennt fehlende Pflichtangaben gemäß §14 UStG und stellt sicher, dass nur korrekt geprüfte Rechnungen verbucht werden.
- Effizienz: Manuelle Kontrollschritte entfallen – das Team kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
- Plausibilität & Sicherheit: Unstimmigkeiten (z. B. fehlerhafte Beträge oder Rabatte) werden frühzeitig erkannt, Folgefehler vermieden.
- Nahtlose Integration: Bestehende ERP-/FiBu-Systeme bleiben unangetastet – es sind keine teuren Umstellungen nötig.
- Zukunftssicherheit: Die skalierbare Cloud-Lösung passt sich flexibel neuen Anforderungen an.
Unser Vorgehen
Zu Beginn wurde ein gemeinsamer KI-Potenzialworkshop mit der Finanzbuchhaltung durchgeführt. Dabei wurden die vorhandenen Tools, Prozesse und Problemstellungen umfassend analysiert. Im Anschluss folgte eine detaillierte Anforderungsanalyse, um die fachlichen und technischen Rahmenbedingungen exakt zu erfassen. Auf dieser Basis wurde die Lösung iterativ entwickelt und in einer realitätsnahen Pilotphase getestet. Während der gesamten Umsetzung wurde die Fachabteilung eng eingebunden, um ein schnelles Feedback und eine praxisgerechte Weiterentwicklung sicherzustellen. Nach erfolgreicher Pilotierung wurde die fertige Lösung inklusive Dokumentation und Schulung an das zuständige interne Team übergeben. Die Einführung legte den Grundstein für eine langfristige Integration KI-gestützter Prozesse in der Finanzbuchhaltung des Unternehmens.
Die automatisierte Eingangsrechnungsprüfung nach §14 UStG ist für Unternehmen ein wirkungsvoller Hebel, um Routineaufgaben effizienter und sicherer zu gestalten – ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen. Durch die Kombination aus intelligenter Datenverarbeitung, rechtlicher Prüfung und maschinellem Lernen entsteht ein innovativer Prozess, der rechtskonform, wartungsarm und zukunftssicher ist.
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