Digitale Formularverwaltung
Für eine öffentliche Förderbank
Die Herausforderung
Die Beantragung von Investitions- und Fördermitteln erfolgte bislang über Onlineformulare, deren Aufbau in einer Excel-Tabelle gepflegt wurde. Diese Lösung stieß an ihre Grenzen:
- Es fehlten zentrale Funktionen wie Suchoptionen, Versionierung, Rollen- und Rechtemanagement sowie Historisierung.
- Unterschiedliche Dateiversionen führten regelmäßig zu Unklarheiten, welche Version die aktuelle war.
- Wichtige Logiken zur Erstellung und Pflege von Formularen waren nicht dokumentiert, sondern ausschließlich im Wissen einzelner Mitarbeitender vorhanden.
Die Excel-basierte Lösung war damit weder skalierbar noch revisionssicher.
Die passende Lösung:
Eine webbasierte Anwendung ersetzt die bisherige Excel-Struktur und bildet die Formular- und Bausteinpflege zentral ab. Sie integriert Versionierung, Historisierung sowie ein fein abgestuftes Rollen- und Rechtekonzept. Dadurch können Formulare effizient verwaltet, Änderungen nachvollzogen und Verantwortlichkeiten eindeutig gesteuert werden.
Unser technisches Konzept
Die neue Lösung wurde auf Basis einer Oracle-Datenbank entwickelt und nutzt Oracle APEX als Benutzeroberfläche.
- Implementierung eines fein abgestuften Rollen- und Rechtekonzepts
- Versionierung und Historisierung von Formularen und Formularbausteinen
- Zentralisierte Pflege und Verwaltung aller Formulare über eine intuitive Weboberfläche
Kundenvorteile
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Versionen und Änderungen sind jederzeit einsehbar.
- Sicherheit und Kontrolle: Rollen- und Rechtekonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen.
- Effizienzsteigerung: Einheitliche Datenbasis und zentrale Verwaltung eliminieren doppelte Pflege und Abstimmungsaufwände.
- Wissenssicherung: Geschäftslogiken und Abläufe sind dokumentiert und nicht mehr nur implizit vorhanden.
Unser Vorgehen
Zu Beginn wurde eine erste funktionsfähige Version der Anwendung (ein sogenanntes Minimum Viable Product) entwickelt. Diese Basisversion enthielt die wichtigsten Funktionen, um die Formularpflege direkt zu erproben und Feedback der Anwender:innen zu sammeln. Auf dieser Grundlage wurde die Anwendung in mehreren kurzen Entwicklungsphasen schrittweise erweitert. Durch dieses hybride Vorgehen aus agilen und klassischen Elementen konnten neue Anforderungen flexibel umgesetzt und die Lösung kontinuierlich verbessert werden, bis sie alle benötigten Funktionen abdeckte.
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