Digitalisierung des BANF-Prozesses
Bei einem deutschen Hersteller von Raucherbedarf
Die Herausforderung
Ein deutscher Hersteller von Raucherbedarf arbeitete in vielen Bereichen bereits effizient, hatte jedoch einen zentralen internen Prozess noch fast vollständig papierbasiert: den Bestellanforderungsprozess (BANF). Nach einer Genehmigung wurden die Informationen manuell in SAP übertragen.
Das führte zu mehreren Problemen gleichzeitig:
- hoher Zeitaufwand durch Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
- erhöhte Fehleranfälligkeit bei der manuellen Übertragung
- geringe Transparenz über Status und Bearbeitungswege
Eine direkte Digitalisierung über SAP wäre zwar naheliegend gewesen, hätte aber durch zusätzliche Nutzerlizenzen und Integrationsaufwände hohe Kosten verursacht. Der Kunde suchte daher nach einer schlanken, modernen Alternative auf Basis der bestehenden Microsoft-365-Landschaft mit der Perspektive, den Prozess später automatisiert an SAP anzubinden.
Die passende Lösung:
Es wurde in kurzer Zeit ein funktionaler Prototyp entwickelt, der den BANF-Prozess vollständig digital abbildet. Dafür haben wir Microsoft Power Apps eingesetzt und den Genehmigungsworkflow in Microsoft Teams integriert.
Die Lösung deckt den gesamten Ablauf ab:
- Digitale Bedarfsmeldung über ein intuitives Power-Apps-Formular
- Freigaben und Genehmigungen direkt in Teams
- Strukturierte Datenaufbereitung als Grundlage für die SAP-Übernahme
Zusätzlich haben wir das Formular auch im Corporate Design des Kunden gestaltet, um die Akzeptanz im Fachbereich weiter zu erhöhen.
Unser technisches Konzept
- Frontend / Nutzeroberfläche: Microsoft Power Apps als leicht bedienbares Formular für BANF-Erfassungen
- Freigabelogik & Workflow: Anbindung der Genehmigungsprozesse an Microsoft Teams, inkl. technischer Umsetzung der Freigabestufen
- Plattform: Nutzung der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung, um zusätzliche Lizenzkosten zu vermeiden
- SAP: Daten werden bereits strukturiert vorbereitet und vollautomatisiert über eine Schnittstelle in SAP übertragen
Kundenvorteile
Mit der neuen Lösung erzielt der Hersteller klare, messbare Verbesserungen:
- Schnellere Abläufe: Wegfall papierbasierter Schritte und manueller Nacharbeit
- Weniger Fehler: keine doppelte Datenerfassung, weniger Übertragungsrisiken
- Mehr Transparenz: Status und Freigaben sind jederzeit nachvollziehbar
- Kosteneffizienz: Nutzung bestehender Microsoft-365-Komponenten statt teurer SAP-Lizenz-Erweiterungen
- Zukunftssicherheit: wartbare und erweiterbare Lösung mit SAP-Integration
So stärkt die Lösung unmittelbar die Digitalstrategie des Kunden und bildet ein belastbares Fundament für die nächsten Automatisierungsstufen.
Unser Vorgehen
Wir sind strukturiert, pragmatisch und eng abgestimmt mit dem Fachbereich vorgegangen:
- Kurze, zielorientierte Abstimmung: gemeinsame Klärung der BANF-Anforderungen und Freigabelogik
- Schnelle Prototyp-Entwicklung: Umsetzung in Power Apps mit Fokus auf Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit
- Iteratives Feintuning: technische Anbindung der Genehmigungswege und Anpassungen anhand von Feedback
- Remote-Delivery durch IT-P Consultants: effiziente Umsetzung ohne Vor-Ort-Aufwand, transparent abgerechnet über einen Dienstleistungsvertrag
Das Ergebnis: Eine einsatzfähige Lösung, die sofort Mehrwert liefert und gleichzeitig mit den vorhandenen internen Systemen (SAP) interagiert.
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