Excel-Prozesse effizient automatisiert mit Microsoft Power Automate
Bei einem mittelständischen Unternehmen aus der Mess- und Regeltechnik Branche
Die Herausforderung
Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, komplexe Excel-basierte Prozesse effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Hierbei ging es um die automatisierte Transformation von Daten in das benötigte Zielformat für einen Import in das genutzte SAP-System. Die bisherige Vorgehensweise führte zu einem hohen Zeitaufwand, wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten und einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Zudem fehlte eine strukturierte, skalierbare Automatisierungslösung, die bestehende Excel-Templates in eine zukunftsfähige Prozesslandschaft integriert.
Ziel des Projekts war es, eine nachhaltige Automatisierungslösung zu konzipieren und umzusetzen, die:
- manuelle Prozessschritte deutlich reduziert
- Fehlerquellen minimiert
- komplexe Baugruppen automatisiert verarbeitet
- die Produktivität und Prozesssicherheit nachhaltig steigert
Darüber hinaus sollte internes Know-how im Bereich Automatisierung aufgebaut und eine Grundlage für zukünftige Digitalisierungsprojekte geschaffen werden.
Die passende Lösung
Das Projekt wurde strukturiert in zwei Phasen umgesetzt:
Phase 1: Anforderungsanalyse im Workshop-Format
In zwei jeweils vierstündigen Workshops wurden gemeinsam mit den Fachbereichen:
- Grundlagen und Best Practices zur Automatisierung mit Microsoft Power Automate vermittelt
- relevante Prozesse identifiziert
- bestehende Excel-Templates und darauf aufbauende Anforderungen analysiert
- ein individuelles Automatisierungskonzept entwickelt
Eine praxisnahe Live-Demo zeigte konkrete Einsatzmöglichkeiten.
Im Anschluss wurden sämtliche Ergebnisse dokumentiert und als belastbares Umsetzungskonzept ausgearbeitet.
Phase 2: Implementierung & technische Umsetzung
Basierend auf den Workshop-Ergebnissen erfolgte die technische Umsetzung:
- Umsetzung der automatisierten Verarbeitung von Excel-Templates
- Begleitung der Testphase mit Echtdaten
- Dokumentation der Prozesse
Die Umsetzung erfolgte mit einem Projektvolumen von ca. 200 Stunden durch zwei erfahrene Consultants
Unser technisches Konzept
Bei dem Projekt wurden folgende Technologien eingesetzt:
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Excel
- Individuell entwickelte VBA-Makros
Kundenvorteile
- Durch die implementierte Lösung konnte das Unternehmen:
- den manuellen Bearbeitungsaufwand signifikant reduzieren
- Fehlerquoten minimieren
- Durchlaufzeiten verkürzen
- Ressourcen gezielt für wertschöpfende Aufgaben einsetzen
Unser Vorgehen
Gemeinsam mit den Fachbereichen analysierten wir die bestehenden Prozesse und entwickelten ein passgenaues Automatisierungskonzept. Anschließend wurde die Lösung mit Microsoft Power Automate umgesetzt, mit Echtdaten getestet und umfassend dokumentiert.
