Gutschein-App mit Power Automate für eine Hotelgesellschaft
Bei einem führenden Unternehmen in der Tourismusbranche
Die Herausforderung
Eine Hotelgesellschaft plante, insgesamt 16 Lotus-Notes-Anwendungen abzulösen und durch moderne Lösungen auf Basis von Microsoft 365 und der Power Platform zu ersetzen. Im Mittelpunkt stand dabei unter anderem eine geschäftskritische Anwendungen: eine Gutschein-App.
Besonders wichtig war dabei nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Akzeptanz der neuen Plattform. Die Power Platform sollte sich im Praxiseinsatz bewähren und die Anwender:innen überzeugen.
Die passende Lösung
Die entwickelte Gutschein-App ermöglicht die interne Verwaltung von Gutschein-Kontingenten für verschiedene Veranstaltungen. Organisiert ein Hotel beispielsweise ein Golfturnier und lädt externe Trainer ein, erhalten diese über die Anwendung personalisierte Gutscheine für ihren Aufenthalt. Auch Partner-Reisebüros setzen die App regelmäßig ein, um Gutscheine für eigene Events digital zu beantragen, genehmigen zu lassen und zu verwalten.
Die Anwendung bildet den gesamten Ablauf digital ab: von der Generierung und Genehmigung über die Ausstellung bis hin zur automatisierten Verrechnung auf Basis hinterlegter Kontingente. Ergänzt wird die Lösung durch integrierte Statistik- und Controlling-Funktionen, die eine transparente Übersicht über alle ausgestellten Gutscheine und deren Nutzung ermöglichen.
Mit der Einführung der App konnten zentrale Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch deutlich vereinfacht werden. Veraltete Strukturen wurden abgelöst, Logiken modern abgebildet und eine nachhaltige, eine nachhaltige Lösung geschaffen, die mit geringem Wartungsaufwand betrieben und flexibel weiterentwickelt werden kann. Damit hat der Kunde einen entscheidenden Schritt in Richtung einer modernen, flexiblen Anwendungslandschaft gemacht, unabhängig von Lotus Notes und offen für weitere Automatisierungsvorhaben – etwa in Bereichen wie Rechnungsverarbeitung, Check-in-Prozesse oder Kundenkommunikation.
Unser technisches Konzept
Die Lösung wurde vollständig auf Basis der Microsoft Power Platform entwickelt. Zum Einsatz kamen eine individuell gestaltete Canvas App sowie Power Automate zur Abbildung der automatisierten Workflows und Genehmigungsprozesse. Als Datenbasis dient Microsoft SharePoint, über den alle relevanten Informationen strukturiert verwaltet und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Kundenvorteile
- Moderne, intuitive Benutzeroberfläche
- Automatisierte Prozesse mit klaren Genehmigungswegen
- Bessere Nachvollziehbarkeit durch integriertes Reporting
- Reduktion manueller Arbeit und Medienbrüche
- Stärkere Unabhängigkeit von veralteten Systemen
Unser Vorgehen
Zu Beginn des Projekts haben wir gemeinsam mit dem Kunden die bestehenden Prozesse analysiert und konkrete Anforderungen definiert. Auf dieser Basis wurde die Gutschein-App schrittweise entwickelt. Dies erfolgte in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und mit regelmäßigen Feedbackschleifen. Durch dieses iterative Vorgehen konnten Anpassungen frühzeitig berücksichtigt und eine hohe Nutzerakzeptanz sichergestellt werden.
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