KI-Wissensagent mit Microsoft Copilot Studio
Für ein internationales Unternehmen aus der Industrie- und Fertigungsbranche
Die Herausforderung
Ein internationales Unternehmen aus der Industrie- und Fertigungsbranche mit über 600 Mitarbeitenden verfügte bereits über rund 16.000 technische Dokumente und Bedienungsanleitungen (IOMs). Ziel war es, diese umfangreiche Wissensbasis mithilfe eines KI-gestützten Agents besser nutzbar zu machen.
Die größte Herausforderung bestand zunächst darin, eine geeignete Datenbasis und Struktur für den Agenten zu definieren. Dabei mussten Themen wie Governance, Versionierung, Sprachtrennung (Deutsch/Englisch) sowie die Auswahl geeigneter Dokumente geklärt werden. Gleichzeitig sollte bewusst kein komplexer Big-Bang-Ansatz verfolgt werden, sondern ein kontrollierter und testbarer Einstieg in die KI-gestützte Dokumentensuche erfolgen.
Zusätzlich mussten organisatorische und technische Fragestellungen beantwortet werden, darunter:
- Definition eines geeigneten Agent-Namens
- Auswahl der ersten Dokumente für den Testbetrieb
- Festlegung der initialen Sprachbasis
- Vorbereitung einer späteren Integration in Microsoft Teams
Ziel des Projekts war der Aufbau eines ersten KI-gestützten Wissensagents auf Basis von Microsoft Copilot Studio, um technische Bedienungsanleitungen effizient durchsuchbar und nutzbar zu machen.
Dabei lag der Fokus auf:
- einem schnellen Proof of Concept
- einem strukturierten und risikoarmen Einstieg
- der Validierung der Antwortqualität
- der Schaffung einer skalierbaren Grundlage für zukünftige Erweiterungen
Die passende Lösung:
Gemeinsam mit dem Kunden entwickelte IT-P ein pragmatisches und iteratives Umsetzungskonzept. Im Mittelpunkt stand ein bewusst kleiner Startumfang mit schneller Validierung der Ergebnisse.
Die Umsetzung umfasste:
- Aufbau eines Copilot Studio Agents mit dem Arbeitsnamen „IOM Reader“
- Nutzung der bestehenden SharePoint-Online-Struktur als Wissensquelle
- Bereinigung und Strukturierung der Datenbasis
- Einführung einer klaren Trennung zwischen deutschen und englischen Dokumenten
- Start mit einem einzelnen Testdokument zur Qualitätssicherung
- schrittweise Erweiterung des Datenbestands
Vorbereitung einer zukünftigen Integration in Microsoft Teams
Besonders wichtig war dabei die Entscheidung, zunächst nicht alle verfügbaren Dokumente einzubinden. Stattdessen wurde ein kontrollierter Pilotansatz gewählt, um das Antwortverhalten des Agents gezielt zu testen und die Qualität der Ergebnisse frühzeitig sicherzustellen.
Zusätzlich unterstützte IT-P den Kunden bei Governance-Themen, der Definition der Datenstruktur sowie der technischen Vorbereitung der späteren Skalierung.
Verwendete Technologien
- Microsoft Copilot Studio
- SharePoint Online
- Microsoft Teams (perspektivische Integration)
- KI-gestützter Wissensagent
- strukturierte Dokumentenbibliotheken
- mehrsprachige Dokumentenverwaltung (Deutsch / Englisch)
Kundenvorteile
- schneller Einstieg in die Nutzung von KI im Dokumentationsumfeld
- bessere Auffindbarkeit technischer Informationen
- reduzierte Komplexität durch klar abgegrenzten Startumfang
- saubere und skalierbare Dokumentenstruktur
- Grundlage für zukünftige Erweiterungen auf weitere Dokumente und Sprachen
- Vorbereitung einer einfachen Nutzung direkt innerhalb von Microsoft Teams
- iterative Weiterentwicklung statt kostenintensiver Komplettimplementierung
Unser Vorgehen
Wir entwickelten gemeinsam mit dem Kunden einen kontrollierten Einstieg in das KI-gestützte Wissensmanagement. Nach der Definition der Datenstruktur und Auswahl geeigneter Dokumente bauten wir einen ersten Copilot Studio Agenten auf und testeten dessen Antwortqualität anhand eines begrenzten Dokumentenbestands. Durch die schrittweise Erweiterung entstand eine skalierbare Grundlage für die zukünftige Nutzung weiterer Dokumente, Sprachen und Microsoft-365-Integrationen.
