Optimierung des Dienstreiseprozesses mit der Microsoft Power Platform
Bei einem führenden Unternehmen
in der Tourismusbranche
Die Herausforderung
Eine veraltete Antragsanwendung, die auf der Plattform Lotus Notes betrieben wurde, verursachte zunehmend hohe Lizenzkosten und ließ sich nicht mehr effizient in moderne IT-Systeme integrieren. Die bestehende Lösung entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Transparenz, sodass eine moderne Alternative erforderlich war.
Die passende Lösung
Um den Dienstreiseprozess effizienter zu gestalten, wurde eine skalierbare Anwendung auf Basis der Microsoft Power Platform entwickelt. Seit dem Go-live Mitte 2024 wird sie weltweit von über 6.000 Mitarbeitenden genutzt und kontinuierlich weiterentwickelt. Die Lösung besteht aus drei zentralen Anwendungen:
Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht die einfache Erfassung und Einreichung von Dienstreiseanträgen.
Ein weiteres Modul unterstützt die Bearbeitung der Anträge und die Verwaltung aller Buchungsleistungen.
Ergänzend dazu übernimmt ein drittes Modul die Abrechnung gegenüber Airlines und für Privatreisen.
Unser technisches Konzept
Für eine nahtlose Integration und effiziente Prozessgestaltung wurde die Lösung mit verschiedenen Microsoft-Technologien realisiert. Die Benutzeroberfläche wurde mit Power Apps entwickelt, um eine intuitive und schnelle Antragstellung zu ermöglichen.
Automatisierte Genehmigungs- und Buchungsprozesse optimieren die Abläufe, indem Power Automate sämtliche Workflows steuert und manuelle Fehler reduziert.
Zur strukturierten und sicheren Datenspeicherung wurden SharePoint und Dataverse eingesetzt, wodurch eine rollenbasierte Zugriffskontrolle gewährleistet ist.
Ergänzend dazu sorgt die direkte Einbindung in Microsoft Teams und Outlook für eine optimierte Kommunikation. Status-Updates und Benachrichtigungen werden automatisch an die relevanten Personen gesendet, wodurch eine durchgängig transparente und effiziente Bearbeitung der Anträge sichergestellt wird. Täglich laufen 2000 – 3000 Power Automate Flows zur Steuerung der gesamten Anwendung.
Kundenvorteile
Durch die Ablösung der alten Lotus-Notes-Anwendung konnten die Lizenzkosten erheblich reduziert werden. Die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse führten zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, da Genehmigungen und Buchungen nun schneller und transparenter abgewickelt werden. Die Echtzeit-Statusverfolgung stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit einen aktuellen Überblick über ihre Anträge haben. Zudem sorgt die nahtlose Integration in die Microsoft-Umgebung für eine bessere Zusammenarbeit und eine optimierte Einbindung in bestehende Geschäftsprozesse.
Unser Vorgehen
Zu Beginn erfolgte eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse und Anforderungen. Darauf aufbauend wurde eine maßgeschneiderte Anwendung entwickelt und erfolgreich implementiert. Die Integration in bestehende Microsoft-Systeme stellt sicher, dass sich die Lösung nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft einfügt. Durch gezielte Automatisierung und Optimierung der Workflows konnte die Effizienz der Abläufe erheblich gesteigert werden.
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