Optimierung von Onboarding, Offboarding und Urlaubsplanung mit Microsoft 365
Bei einem führenden Institut für Lasertechnologie
Die Herausforderung
Ohne eine digitale Lösung für die Urlaubsplanung sowie für den On- und Offboarding-Prozess gestalteten sich viele administrative Abläufe zeitaufwendig und fehleranfällig. Urlaubsanträge wurden per E-Mail oder in Papierform eingereicht, was zu langen Genehmigungszeiten, Doppelbuchungen und unklaren Vertretungsregelungen führte. Neue Mitarbeitende mussten manuell in verschiedene Systeme eingepflegt werden, was Verzögerungen und potenzielle Zugriffsprobleme verursachte. Auch das Offboarding verlief oft unvollständig, sodass ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugriff auf Systeme hatten, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellte.
Die passende Lösung:
Durch die Einführung einer digitalen und automatisierten Lösung auf Basis von Microsoft 365 konnten diese Herausforderungen effizient bewältigt werden. Die neue Anwendung bietet eine transparente Übersicht über Abwesenheiten und erleichtert Führungskräften die Planung, indem sie einen klaren Einblick in die Urlaubszeiten ihres Teams ermöglicht. Der Onboarding-Prozess wurde optimiert, sodass neue Mitarbeitende schneller einsatzbereit sind und alle notwendigen Ressourcen unmittelbar erhalten. Gleichzeitig stellt der automatisierte Offboarding-Prozess sicher, dass Zugriffsrechte zuverlässig entfernt und alle relevanten Schritte dokumentiert werden.
Unser technisches Konzept
Die Umsetzung basiert auf einer Kombination leistungsstarker Microsoft-Technologien, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Mithilfe von Power Apps wurde eine intuitive Benutzeroberfläche geschaffen, die eine einfache und schnelle Verwaltung von Anträgen ermöglicht. Gleichzeitig übernimmt Power Automate die Automatisierung aller Workflows, wodurch Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse deutlich beschleunigt und manuelle Fehler reduziert werden.
Alle relevanten Daten werden sicher in SharePoint und Dataverse gespeichert, wo eine rollenbasierte Zugriffskontrolle gewährleistet ist. Darüber hinaus sorgt die Integration mit Teams und Outlook für eine effiziente Kommunikation, indem Mitarbeitende in Echtzeit über den Status ihrer Anträge informiert werden. So entsteht ein durchgängig digitaler und transparenter Prozess, der den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Kundenvorteile
Unser Vorgehen
Eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse diente als Grundlage zur Identifikation von Optimierungspotenzialen. Basierend darauf wurde eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt und erfolgreich implementiert. Die nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Umgebung gewährleistet eine reibungslose Einbindung in die täglichen Arbeitsabläufe. Die Automatisierung und Digitalisierung der Abläufe ermöglichen eine effiziente und fehlerfreie Prozessabwicklung.
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