Von Excel zu Power BI: Effizientes KPI-Reporting für datenbasierte Entscheidungen
Bei einem mittelständischen Unternehmen aus der Finanzbranche
Die Herausforderung
Die Analyse zentraler Kennzahlen (KPIs) und die übersichtliche Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen waren für das Unternehmen essenziell, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Das bestehende Excel-Dashboard erfüllte diese Anforderungen jedoch nur eingeschränkt: Bei wachsenden Datenmengen und komplexeren Auswertungen stieß es an seine Grenzen. Dynamische Analysen waren nur mit hohem manuellem Aufwand möglich, und die Visualisierung wichtiger KPIs war begrenzt. Gleichzeitig sollte der laufende Betrieb ohne Unterbrechung auf modernere, interaktive Reporting-Lösungen überführt werden.
Die passende Lösung
In enger Zusammenarbeit wurde das Projekt in zwei Phasen umgesetzt – von der Optimierung der bestehenden Excel-Reports bis zur Einführung von Power BI als zentrale Reporting-Plattform.
1. Optimierung des Excel-Dashboards:
- Abbildung der Zielpyramiden-KPIs im Soll-Ist-Vergleich
- Aufbau eines performanten Datenmodells mit Power Pivot
- Erstellung eines dynamischen, interaktiven Dashboards in Excel
2. Migration zu Power BI:
- Anbindung der Datenquellen über SharePoint Online
- Transformation und Modellierung mit Power Query
- Gestaltung interaktiver Berichtsseiten mit Filtern und Visualisierungen
- Veröffentlichung im Power BI Service mit automatisierter Datenaktualisierung
- Regelmäßige Abstimmungen und Anpassungen auf Basis des Kundenfeedbacks
Das Ergebnis: Ein flexibles Reporting, das von Excel-Analysen bis hin zu modernen Power BI-Dashboards eine durchgängige Datenbasis und Benutzererfahrung bietet.
Unser technisches Konzept
Die Umsetzung basiert auf modernen Microsoft-Technologien, die sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung des Unternehmens integrieren. Mithilfe von Microsoft Excel und Power Pivot wurden performante Datenmodelle geschaffen, die eine flexible Analyse der Kennzahlen ermöglichen. Für die Visualisierung und interaktive Berichterstellung kam Microsoft Power BI zum Einsatz, während Power Query die effiziente Aufbereitung und Transformation der Daten sicherstellt. SharePoint Online dient als zentrale Plattform für das Datenmanagement und die Zusammenarbeit. Durch diese Kombination entstand ein skalierbares und wartungsarmes Reporting, das sich durch hohe Transparenz und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet.
Kundenvorteile
Durch die Umsetzung konnte das Unternehmen das Reporting deutlich effizienter und zukunftsfähiger gestalten. Die klar strukturierte Darstellung der KPIs ermöglicht schnelle und fundierte Entscheidungen, während die hohe Flexibilität sicherstellt, dass auch neue Analyseanforderungen problemlos umgesetzt werden können. Dank der automatisierten Aktualisierung der Berichte entfallen manuelle Eingriffe vollständig, und der Übergang vom bestehenden Excel-System zu Power BI verlief nahtlos. Durch den Einsatz moderner Microsoft-Technologien wurde zudem eine langfristige Investitionssicherheit geschaffen. Das neue Reporting bietet sowohl dem Management als auch den Fachbereichen eine transparente und interaktive Sicht auf die Unternehmenskennzahlen – jederzeit und standortunabhängig.
Unser Vorgehen
Zu Beginn erfolgte eine detaillierte Analyse der bestehenden Excel-Lösung, um Potenziale für Effizienzsteigerungen zu identifizieren. Auf dieser Grundlage wurde ein schrittweiser Migrationspfad entwickelt, der den laufenden Betrieb zu keiner Zeit beeinträchtigte. Im weiteren Verlauf übernahm unser Team die Konzeption und Implementierung des Datenmodells, die Entwicklung der Dashboards in Excel und Power BI sowie die Integration der Datenquellen über SharePoint. Ergänzend dazu fanden Schulungen und ein gezielter Wissenstransfer statt, um das interne Reporting-Team optimal auf den eigenständigen Umgang mit der neuen Lösung vorzubereiten. Das Ergebnis ist ein modernes Reporting-System, das das Unternehmen befähigt, Kennzahlen jederzeit aktuell, transparent und datenbasiert auszuwerten.
