Webbasiertes Pflichtenheft steigert Transparenz und Effizienz

Die Pflege des sogenannten Pflichtenhefts erfolgte bislang in Excel. Darin werden alle Dokumentationen und Umsetzungsanforderungen für die Beantragung, Genehmigung, technische Verarbeitung, Abrechnung, Kundenkommunikation und Darstellung von Förderprodukten abgebildet – von EU-, Bundes- und Landesprogrammen bis hin zu Unterstützungsleistungen in Krisenzeiten.

Mit Beginn einer neuen EU-Förderperiode stieg die Anzahl der Programme deutlich an, was die Excel-basierte Verwaltung an ihre Grenzen brachte. Unterschiedliche Nutzergruppen mit variierenden Rollen und Rechten konnten so nicht mehr effizient abgebildet werden.

Um die wachsende Komplexität der Förderprogramme beherrschbar zu machen, wurde eine zentrale, webbasierte Anwendung entwickelt, die alle Prozesse und Beteiligten in einem System zusammenführt. Sie ersetzt die bisherige Excel-Verwaltung, schafft Transparenz über Bearbeitungsstände und vereinfacht Abstimmungen erheblich.

Die entwickelte Anwendung basiert auf Oracle APEX und ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Inhalte des Pflichtenhefts. Versionierung, Historisierung und ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept stellen sicher, dass der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Ein besonderer Fokus lag auf der Konfigurierbarkeit: Fachverantwortliche der Bank können über bereitgestellte Kataloge Teile der Bearbeitungsoberfläche selbst anpassen, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.

Zur Unterstützung von Architektur, Planung und Entwicklung kamen unter anderem Arc42, Atlassian Jira, Miro, Balsamiq Mockups und GitLab zum Einsatz.

• Zentrale Pflege und Bearbeitung aller Pflichtenhefte in einem gemeinsamen System
• Jederzeit transparente Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Statusmanagement
• Rollenspezifische Rechteverwaltung für unterschiedliche Nutzergruppen
• Deutlich verkürzte Abstimmungs- und Bearbeitungsprozesse
• Hohe Flexibilität durch konfigurierbare Oberflächen und eigenständige Anpassungsmöglichkeiten

Das Projekt startete mit einem mehrtägigen Anforderungs- und Architekturworkshop, um ein gemeinsames Verständnis der fachlichen und technischen Anforderungen zu schaffen. Anschließend wurde in kurzen Sprints ein Minimum Viable Product entwickelt und iterativ erweitert. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen der Bank konnte die Lösung kontinuierlich an reale Anforderungen angepasst werden. Die iterative Vorgehensweise und die klare Kommunikation ermöglichten eine schnelle Produktivsetzung und einen nachhaltigen Projekterfolg.