Serverausfall im Unternehmen – Das können Sie tun

Microsoft Teams wird in vielen Unternehmen eingesetzt und stellt ein elementares Kommunikationsmittel dar. Wenn der Service nicht verfügbar ist, ist die Panik im Unternehmen groß. Die Probleme bei Microsoft werfen bei vielen gleichzeitig die Frage auf: Was passiert, wenn der Server bei uns im Unternehmen ausfällt? Sind wir darauf vorbereitet und wie können wir einen Ausfall verhindern? Nicht nur das Ausfallen von Software verursacht Probleme, auch die wachsenden Cyberangriffe auf Unternehmensserver und generelle Systemfehler können das System innerhalb von Sekunden lahmlegen und die Arbeit ist dadurch nicht mehr fortzuführen. Zusätzlich kostet ein Serverausfall dem Unternehmen hohe Summen, da z.B. der Webshop oder die Dienstleistung vorerst nicht erreichbar ist.

Mit der rasanten Entwicklung der Digitalisierung gibt es immer mehr Angriffsflächen. Viele Unternehmen setzen dabei auf eigene IT-Systeme, die ständig verwaltet und gewartet werden müssen. Um Serverausfälle jeglicher Art zu verhindern, muss das Team jederzeit auf verschiedene Situationen vorbereitet sein und reagieren können. Durch Protokolle kann im Ernstfall reagiert und Schaden verhindert werden.

Was kann einen Serverausfall verursachen?

Sobald eine Warnung oder ein Ausfall eintritt, muss die Ursache so schnell wie möglich herausgefunden werden. Eine schnelle Reaktion kann den Schaden minimieren und die Ausfallzeit so kurz wie möglich halten. Wenn die NutzerInnen nur langsam oder gar nicht mehr auf die interne Software (auf den Zentralrechner) zugreifen können, ist das das erste Anzeichen für einen Ausfall. Weitere Ursachen können sein:

• Überhitzung: Wenn der Server zu hohe Temperaturen erreicht, kann dieser erhitzen und zu einem Ausfall führen.
• Hardwareproblem: Hardware kann kaputt gehen. Dies tritt z.B. durch einen Produktionsfehler ein, wenn das Gerät zu alt ist oder eine Fehlfunktion im Kühlsystem auftritt. Da hilft nur, die Hardware regelmäßig zu überprüfen und ggf. austauschen, damit es nicht zum Ausfall kommt.
• Softwareproblem: Die Software auf dem Server muss regelmäßig gewartet werden. Wenn das Betriebssystem veraltet ist oder die Updates bzw. Upgrades ohne vorheriges Testen durchgeführt werden, kann es unter anderem zu Datenbeschädigung führen und Probleme im System verursachen.
• Cyberangriffe: Wenn das Netzwerk veraltet oder nicht vollständig gesichert ist, kann es zu verschiedenen Angriffen von außen kommen. Die Cyberattacken können dadurch das System verlangsamen oder den Server vollständig zum Absturz bringen.
• Höhere Gewalt: Verschiedene Ursachen, die nicht in der Kontrolle des Unternehmens liegt, können für einen Ausfall sorgen. Darunter zählt z.B. Brände, Gewitter mit Stromausfall, Überschwemmungen.
• Verunreinigung: Die Hardware muss regelmäßig gereinigt werden, um zu verhindern, dass die Leistung wegen Staub und Dreck sinkt oder es gar zu einem Ausfall kommt.
• Menschliches Versagen: Menschen machen Fehler. Falsche Einstellungen, keine Reaktion auf Warnung etc. können zum Serverausfall führen.

Welche Folgen hat ein Serverausfall für Ihr Unternehmen?

Ein Serverausfall verursacht hauptsächlich finanzielle Schäden. Da das System für die Mitarbeiter und ggf. Kunden nicht zur Verfügung steht, ist der Arbeitsfluss gestört. Welche Kosten pro Ausfallstunden entstehen, ist abhängig von der Unternehmensgröße. Eine Studie von Techconsult hat festgestellt, dass bei einem Systemausfall bei einem mittelständischen Unternehmen die Kosten pro Jahr bei ca. 400.000 Euro liegen. Die Studie stammt jedoch von 2013, daher sind die Kosten mittlerweile deutlich höher, da die Digitalisierung immer mehr Bedeutung in den Jahren erhalten hat.

Die Verluste während eines Ausfalls lassen sich in mehreren Kategorien einteilen:

• Personalkosten: Während eines Ausfalls können die Mitarbeiter ggf. nicht weiterarbeiten, müssen jedoch weiterhin bezahlt werden. Zusätzlich müssen sich die zuständigen Mitarbeiter um den Ausfall kümmern und eine zeitnahe Lösung finden. Dabei können durchaus Überstunden entstehen, welche auch vergütet werden müssen.
• Schadensersatzanforderungen: Je nach Branche kann ein Ausfall rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben und der Schadensersatz muss bezahlt werden.
• Umsatzverlust: Die Geschäftsfähigkeit kann in der Zeit nicht gewährleistet und keine Einnahmen verbucht werden. Das Vertrauen der Kunden, da Ihr Unternehmen nicht erreichbar ist, sinkt eventuell auch.
• Datenverlust: Eine mögliche Datenmanipulation oder nicht gespeicherte Daten verursachen einen erheblichen Schaden im Unternehmen, da die Daten nicht mehr zur Verfügung stehen und die Arbeit erneut gemacht werden muss.
• Möglicher Imageschaden: Wenn Ihr Unternehmen nicht erreichbar ist, wirkt sich das negativ auf die Außendarstellung aus und bleibt als Nachricht online stets verfügbar zum Nachlesen und eventuell negativ in den Gedanken von (potenziellen) Kunden.

Ein Serverausfall darf also nicht auf die leichte Schulter genommen werden und es sollten zu jeder Zeit entsprechende Vorkehrungsmaßnahmen getroffen worden sein, um ein solches Szenario so gut es geht zu verhindern. Eine 100 prozentige Ausfallsicherheit gibt es nicht, jedoch kann man diese schon ansatzweise erreichen.

So können Sie einen Serverausfall vorbeugen

Damit es erst gar nicht zu einem Serverausfall kommt bzw. um die Chance so gering wie möglich zu halten, gibt es einige Maßnahmen, die getroffen werden können, um einem Serverausfall vorzubeugen. Je früher der/die AdministratorIn die Warnzeichen erkennt, umso schneller kann reagiert werden. Mit einer Serverüberwachungssoftware kann jederzeit der Status der eigenen Server im Blick gehalten werden und bei Problemen wird eine Warnmeldung versendet. Neben dem Überwachungstool gibt es noch weitere Wartungsmaßnahmen, um die Betriebszeit und den guten Zustand der Server sicherzustellen.

Server benötigen eine angemessene Belüftung und Temperatur, um Überhitzungen zu vermeiden. Die Innen- und Außenfläche sollte regelmäßig von Schmutz und Staubablagerung befreit werden und die Temperatur muss nach Bedarf angepasst werden. Durch regelmäßige Wartungen wird ein Ausfall so gut wie möglich verhindert. Die Festplatten müssen überprüft und die System regelmäßig aktualisiert werden. Sollte es nicht anders möglich sein, muss die Hardware ausgetauscht werden, um Probleme zu verhindern. Neben der Wartung von der Hardware muss auch die Software immer überprüft werden. Aktualisierungen der Software und Betriebssysteme sind wichtig, um Schwachstellen schnellstmöglich zu schließen.

Damit die Mitarbeiter möglichst keine Probleme verursachen, muss eine strenge Zugriffskontrolle mit detaillierten Protokollen gepflegt werden. Dadurch kann lückenlos nachvollzogen werden, wer den Serverraum betreten und/oder auf die Verwaltungssoftware zugegriffen hat. Neben der Serverüberwachungssoftware sollte kontinuierlich die Serverleistung überprüft werden. Sobald die Leistung vom Server sinkt, können potenzielle Probleme direkt über das Monitoring erkannt werden. Dabei kann aufgeführt werden, ob es sich um ein Hardware- oder Softwareproblem handelt, ob es Probleme im Serverraum (Kühlungssystem) gibt oder das System überlastet ist (z.B. durch angesammelte Protokolle).

Natürlich ist durch die Maßnahmen kein Unternehmen vor einem Serverausfall zu 100 % geschützt. Daher ist es wichtig, einen Servernotfallplan zu entwickeln. In dem Plan sollten verfügbare sekundäre Hardware (z.B. mehrere Stromversorgungen), redundanter RAM und Backup-Server festgelegt werden. Im Datenwiederherstellungsplan wird festgehalten, was bei einem Datenverlust durch eine Naturkatastrophe oder eines Sicherheitsverstoßes passiert. Backup-Pläne sollen vor langen Ausfallzeiten und Datenverlusten schützen und müssen auch regelmäßig besprochen werden.

Investieren Sie Zeit in die Vorausplanung von Ausfällen

Sind Sie bis hierhin gekommen, sollte klar sein, dass ein Serverausfall u.U. große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben kann. Planen Sie deshalb sorgfältig voraus, um bei einem möglichen Eintreten darauf, vorbereitet zu sein. Das kostet zwar auch Zeit und Ressourcen, ist aber i.d.R. deutlich günstiger, also unvorbereitet in einen Serverausfall zu laufen und erst dann mit den eigenen Maßnahmen zu starten. Sollten Ihre eigenen Ressourcen dafür nicht ausreichen oder keine eigene IT vorhanden sein, kann ein externer Service zur Verwaltung Ihrer IT-Ressourcen hilfreich sein, um Sie optimal aufzustellen und möglichen Problemen vorzubeugen.