Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hätte einen intelligenten Bibliothekar. Ihm werfen Sie all Ihre Informationen zu, die sich in SharePoint, auf dem Fileserver, in internen Wikis oder ERP-Systemen befinden. Er weiß zwar nicht alles auswendig, aber er weiß ganz genau, wo was steht. Genau das leistet Wisbee, unser KI-gestütztes Wissensmanagementsystem.
Mit Wisbee wurde eine zentrale Lösung geschaffen, die Mitarbeitenden hilft, schnell und zuverlässig auf das vorhandene Wissen zuzugreifen – auch wenn es über viele Systeme verteilt ist. Die KI versteht gestellte Fragen in natürlicher Sprache, durchsucht im Hintergrund passende Quellen und gibt präzise Antworten – samt Herkunftsnachweis. So bleibt das Wissen nicht nur auffindbar, sondern auch nachvollziehbar und überprüfbar.
Die Lösung basiert technisch auf einer Vektordatenbank, die Informationen nicht einfach speichert, sondern intelligent verknüpft. Anstatt riesige Datenmengen in ein KI-Modell zu pressen, wird gezielt nur das eingebunden, was für die jeweilige Anfrage relevant ist. Dieser Ansatz ist effizient, nachvollziehbar und datenschutzkonform. Der große Mehrwert für Kunden liegt in der schnelleren Informationsbeschaffung, dem geringeren Suchaufwand und der größeren Sicherheit im Umgang mit internem Wissen.
Problem des Kunden
Viele Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Systemen: von klassischen Fileservern über Kollaborationstools wie Confluence bis hin zu verschiedenen Wissensdatenbanken. Dabei wachsen die Datenmengen stetig und die Informationsstrukturen sind oft historisch gewachsen, sodass sie sich nur schwer durchsuchen lassen. Die Folge: Mitarbeitende verlieren Zeit mit ineffizienten Suchvorgängen, insbesondere, wenn sie auf klassische Suchfunktionen angewiesen sind, die nur einfache Stichworte erkennen. Fragen in natürlicher Sprache wie „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?” bleiben häufig unbeantwortet. Besonders auf lokalen Fileservern empfinden viele Nutzer:innen die Suche als frustrierend und unzuverlässig. Der Wunsch nach einer intelligenteren, KI-gestützten Lösung zur Informationssuche ist daher groß.
Intent des Kunden
Das Ziel des Kunden bestand darin, die bestehende Informationsflut beherrschbar zu machen und widersprüchliche Datenquellen zu harmonisieren. In der täglichen Arbeit führten schlecht oder gar nicht dokumentierte Inhalte sowie widersprüchliche Informationen aus unterschiedlichen Systemen – etwa SharePoint, Fileserver oder interne Wikis – zu Unsicherheit: Welche Information ist gültig? Mithilfe von KI sollte eine Lösung geschaffen werden, die Informationen aus verschiedenen Quellen nicht nur zusammenführt, sondern auch inhaltlich einordnet. Dazu gehörte auch, dem System Kontext und Hierarchien mitzugeben, beispielsweise die Bevorzugung qualitätsgesicherter Dokumente aus dokumentenlenkenden Systemen gegenüber frei verfassten Inhalten. Der Kunde wollte damit eine einheitliche, verlässliche Wissensbasis schaffen, auf die sich die Mitarbeitenden verlassen können.
Projektschritte und Umsetzung
Zu Beginn des Projekts stand ein klares Erwartungsmanagement: Was kann eine KI leisten – und was nicht? Diese Transparenz war entscheidend, um alle Beteiligten – insbesondere die Bereiche IT-Sicherheit und Datenschutz sowie den Betriebsrat – frühzeitig einzubinden. Eine zentrale Entscheidung betraf den Umgang mit sensiblen Daten, insbesondere mit personenbezogenen Informationen oder Gesundheitsdaten. Es wurde sorgfältig geprüft, welche Daten verarbeitet werden dürfen und in welcher Form eine Speicherung – beispielsweise in der Cloud – zulässig ist.
Auf dieser Grundlage wurden die relevanten Datenquellen identifiziert und geprüft, welche technischen Schnittstellen (Adapter) bereits vorhanden waren bzw. noch entwickelt werden mussten. Dabei spielte auch die Frage eine Rolle, wie aktuell die Daten in der KI-gestützten Suche verfügbar sein sollen. Reicht eine tägliche Aktualisierung oder wird eine nahezu Echtzeit-Synchronisierung benötigt?
Eine der größten Herausforderungen im Projekt war die Qualität der vorhandenen Dokumentation. Schnell zeigte sich: Wenn Inhalte unvollständig oder uneinheitlich dokumentiert sind, kann auch eine KI keine verlässlichen Antworten liefern („Garbage in, garbage out“). Dieser Erkenntnisprozess führte bei vielen Beteiligten zu einem bewussteren Umgang mit interner Dokumentation und in einigen Fällen sogar zu Verbesserungsmaßnahmen bei der Pflege von Informationen.
Technische Themen und Lösungen
Zum Einsatz kam Wisbee, der KI-gestützte Wissensmanagement-Chatbot von IT-P. Er wurde speziell dafür entwickelt, strukturierte und unstrukturierte Informationen aus unterschiedlichen Quellen intelligent zu verknüpfen und nutzbar zu machen. Die Lösung ermöglicht eine dialogbasierte Suche in natürlicher Sprache, wie man sie von bekannten KI-Chatbots kennt, und liefert dabei präzise, kontextbasierte Antworten aus den Unternehmensdaten.
Technisch basiert Wisbee auf einer flexiblen Architektur mit über 90 vorgefertigten Konnektoren zu gängigen Systemen wie SharePoint, Confluence, Fileservern und vielen weiteren. Für kundenspezifische Systeme oder exotische Datenquellen können individuelle Adapter entwickelt werden, sodass sich Wisbee nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.
Eine zentrale technische Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz war die strukturierte Anbindung der relevanten Datenquellen. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf Datenqualität, Zugriffsschutz und Aktualisierungsintervalle gelegt. Durch gezielte Vorabklärungen – insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Hierarchien der Quellen und Synchronisierungslogik – konnten technische Herausforderungen frühzeitig erkannt und gelöst werden.
Change für den Kunden und Nutzen
Seit der Einführung von Wisbee hat sich der Umgang mit Wissen im Unternehmen grundlegend verändert. Anstatt Informationen in verschiedenen Systemen zusammensuchen zu müssen, können Mitarbeitende ihre Fragen nun direkt in natürlicher Sprache an die KI stellen, ohne zu wissen, in welchem System die Antwort zu finden ist. Das sorgt für deutlich schnellere Ergebnisse und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
Die Suche wird nicht mehr als lästiges Hindernis empfunden, sondern als intuitiver Dialog mit einem virtuellen Assistenten, der relevante Inhalte punktgenau liefert und dabei auf die Ursprungsquelle verweist. Das stärkt das Vertrauen in die Ergebnisse und fördert den bewussteren Umgang mit unternehmensinternem Wissen.
Gleichzeitig hat das Projekt eine wichtige Nebenerkenntnis mit sich gebracht: Der Einsatz von KI hat die Aufmerksamkeit auf die Qualität der eigenen Dokumentation gelenkt. Viele Unternehmen stellten fest, dass sie ihre Informationspflege verbessern müssen – und setzten genau dort an. So entstand nicht nur ein technischer Fortschritt, sondern auch ein kultureller Wandel im Umgang mit Wissen: Dieser ist nun strukturierter, verlässlicher und zugänglicher.
