Was haben Wohngeld, Fachkräftemangel und „Digitalisierung“ gemeinsam?

Im Januar 2023 soll „Wohngeld plus“ starten und die Höhe des Wohngeldes deutlich anheben. Konkret bedeutet dies, dass die mögliche Zahlung im Schnitt auf 370 Euro angehoben und damit verdoppelt wird. Darüber hinaus steigt die Zahl der Menschen, die einen Anspruch auf Wohngeld haben, von rund 660.000 Menschen auf fast 2 Millionen. Wie hoch die jeweils ausgezahlte Summe am Ende ist, hängt von der Zahl der Mitglieder in einem Haushalt ab.

Durch die zu erwartete Steigerung der Zahl der Wohngeldberechtigten kann im kommenden Jahr vor allem bei der Antragsverwaltung mit Engpässen gerechnet werden. Unsere Expertin Stefanie Bolzek hat sich hierzu einmal mit der Digitalisierung von Verwaltungen beschäftigt und gibt uns dazu einen Einblick.

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Vor kurzem hörte ich morgens einen Radiobeitrag zu den Schwierigkeiten bei der zeitnahen Bearbeitung von Wohngeldanträgen.

Was sind die Herausforderungen?

Zukünftig wird es mehr Anträge geben, da die Bedingungen sich geändert haben. Die Bearbeitung von Wohngeldanträgen ist ein juristisch hochkomplexes Verfahren. Es gibt nur sehr wenige Menschen, die entsprechende Kompetenzen haben und die Ausbildung in diesem Bereich dauert sehr lange. Der akute Fachkräftemangel lässt sich also nicht einfach beheben und wird sich zukünftig noch verschlimmern. In einigen Kommunen dauert es daher bis zu vier Monaten bis Anspruchsberechtige ihre Zahlungen erhalten. Dies ist nicht nur für die Menschen schrecklich, die auf das Geld angewiesen sind. Auch die Verwaltungsangestellten leiden unter dieser Situation. Sie machen viele Überstunden kommen aber gegen den Aktenberg nicht an und können so den Bürger*innen nicht helfen.

„Digitale“ Missverständnisse

Die Frage, ob das Problem die mangelnde „Digitalisierung“ der Verwaltungen sei, wurde von der Leiterin einer Wohngeldstelle im Interview sofort verneint. Denn so das Argument, die Bearbeitung von Wohngeldanträgen ist kompliziert und ohne das entsprechende Fachwissen nicht möglich und daher auch durch „Digitalisierung“ nicht zu verbessern. Hier tut sich ein Missverständnis bzgl. der „Digitalisierung“ auf, welches insbesondere in Deutschland weit verbreitet ist. Denn „Digitalisierung“ bedeutet nicht nur, einen Wohngeldantrag online auszufüllen, sondern auch die Bearbeitung danach sollte digital sein. Dies heißt aber gerade nicht, dass die Sachbearbeiterin am Bildschirm 1:1 das tut, was sie auch mit den Papierakten täte. Da hat die Leiterin der Wohngeldstelle recht, das bringt niemandem Vorteile.

Wie kann denn „Digitalisierung“ nun helfen? (Und warum steht das dauernd in Anführungszeichen?)

Ja, warum steht das dauernd in Anführungszeichen? Ganz einfach, der Begriff ist nicht wirklich definiert. In Deutschland wird darunter oftmals lediglich verstanden, dass physisches Papier zu einem Online-Formular (PDF oder Eingabemaske) wird. In vielen anderen Ländern wird die Digitalization als digitale Transformation aller Lebens- und Wirtschaftsbereiche interpretiert. Diese Definition hilft uns auch, die Herausforderung der Wohngeldbearbeitung neu zu betrachten. Da es nicht genug Fachkräfte gibt, um die Anträge zu bearbeiten, muss hier zunächst die Komplexität in der Bearbeitung reduziert werden, damit auch Menschen mit abweichenden Qualifikation die Anträge korrekt bearbeiten können.

Wie lässt sich die Komplexität reduzieren?

Im Endeffekt basieren alle Entscheidungen, die in der Bearbeitung der Wohngeldanträge getroffen werden, auf einem komplexen Regelset, dass in den Köpfen der Mitarbeitenden, in Verfahrensanweisungen, Verordnungen usw. steckt. Diese Regeln müssen gehoben und definiert werden, so dass ein System gegen diese Regeln prüfen kann.[1] Zwei Dinge sind immer zu beachten:

  1. Um die Bearbeitung von ihrer Komplexität zu befreien und zu digitalisieren ist vorab sehr viel Fleißarbeit notwendig, Prozesse müssen beschrieben, Regeln definiert werden.
  2. Ohne die FachexpertInnen wird dies nicht funktionieren, da sie die WissensträgerInnen sind

Schnell ein neues System einzuführen ist niemals eine gute Lösung.

Werden dann zukünftig keine FachexpertInnen mehr gebraucht?

Doch. Natürlich. Sie sind erstens unbedingt notwendig für die digitale Transformation und zweitens weiterhin als WissensträgerInnen unverzichtbar für die Bearbeitung der Wohngeldanträge. In der digitalen Bearbeitung nehmen sie eine wichtige Prüf-, Kontroll- und Entscheidungsrolle ein. Denn Zweifelsfälle die individuell entschieden werden müssen, wird es immer geben.

Einige Worte zum Abschluss

Falls sich Menschen in der öffentlichen Verwaltung nun missverstanden fühlen – Ich finde, Sie machen einen sehr guten Job angesichts des Stands der „Digitalisierung“ in der öffentlichen Verwaltung. Und viele Initiativen zeigen, wie innovativ Sie sind (z.B. https://creativebureaucracy.org/de/ und https://agile-verwaltung.org/).

[1] Die Beschreibung der Regeln kann z.B. mithilfe von Entscheidungstabellen (https://de.wikipedia.org/wiki/Entscheidungstabelle) erfolgen. Diese lassen sich auch gut über DMN (Decision Model Notification https://de.wikipedia.org/wiki/Decision_Model_and_Notation) in BPMN (Business Prozess Model Notification https://de.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Model_and_Notation) integrieren.

Autor/in
Stefanie Bolzek
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Stefanie Bolzek
Stefanie Bolzek unterstützt Unternehmen seit Jahren bei der Einführung neuer, agiler Arbeitsweisen. Bei IT-P ist sie als Product Ownerin und Produktmanagerin Prozessanalyse für agiles Projektmanagement, Prozess-, Business- und Anforderungsanalysen sowie Change Management im Rahmen komplexer Veränderungen verantwortlich. Dazu hilft sie unseren Kunden als Agile Coach, die Prinzipien und Werte agiler Methoden zu verinnerlichen. ... mehr vom Experten