Was ist Business Process Automation?

Business Process Automation – auch BPA oder Geschäftsprozessoptimierung – beschreibt den Einsatz von Technologie und Software zur Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess ist eine Aktivität – oder eine Reihe von Aktivitäten – die zur Erreichung eines bestimmten Unternehmensziels durchgeführt werden. Im Vordergrund steht dabei die Ablösung menschlicher Ressourcen – damit soll der personelle Aufwand minimiert werden, was zu einer Kostenreduktion im Unternehmen führt. Dafür werden wiederkehrende Workflows analysiert und mit Hilfe von Modelliersprachen (z.B. BPMN oder BPEL) dargestellt. So lassen sich Schwachstellen einfach identifizieren und durch effizientere Prozessschritte ersetzen. BPA soll dabei nicht einfach nur die zuvor manuelle Arbeit automatisieren, sondern insbesondere einzelne Schritte innerhalb eines Workflows vereinfachen und verbessern. Typische Beispiele für den Einsatz von Geschäftsprozessoptimierung sind die Eliminierung von Email-Ketten oder Datentransfers.

BPA vs. RPA vs. BPM?

Geschäftsprozessoptimierung ist nur ein Teil von Möglichkeiten zur Digitalisierung es eigenen Unternehmens. Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM) sind weitere Methoden, die andere Aspekte und Ausrichtungen auf die Digitalisierung von Prozessen werfen. Unternehmen können alle drei Methoden anwenden, um den Erfolg ihrer Digitalisierung zu maximieren.

RPA unterstützt BPA durch den Einsatz von „Software-Robotern“ bei der Erfüllung von Workflows. Die Software soll dabei die menschliche Interaktion mit einem System simulieren. Ziel hierbei ist die Minimierung von Fehler, die täglichen Routinen passieren können. Software arbeitet strikte Muster ab – taucht hierbei ein Fehler auf, kann dieser langfristig durch Optimierung des Programmiercodes behoben werden.

Bei BMP wird im Gegensatz zu BPA ein Blick auf das gesamte Unternehmen geworfen. Wo BPA das Ziel hat, sich wiederholende Prozesse langfristig zu verbessern, schaut BPM auf Prozessstrukturen im Unternehmen und versucht, die Produktivität, Produkt- und Betriebsqualität sowie die Kosteneffizienz in allen Bereichen zu optimieren. Der Anwendungsbereich ist also deutlich ausgeweiteter.

Um das Ganze in einen Zusammenhang zu bringen, kann man zur Vereinfachung sagen, dass sowohl BPA also auch RPA als Teilbereiche des BMP gesehen werden können und die ganzheitliche Digitalisierung eines Unternehmens unterstützen.

Welche Geschäftsprozesse können mit BPA automatisiert werden?

Zu den gängigsten Geschäftsprozessen gehören unter anderem die Ausführung von

  • Kundenbestellungen
  • die Genehmigung von Anträgen jeglicher Art
  • die Bearbeitung von Abrechnungen oder
  • das Onboarding neuer Mitarbeiter

Wird ein solcher Prozess ad hoc durchgeführt, umfasst er in der Regel mehrere E-Mails, Dokumente und Übergaben an andere Prozesse oder Personen.

Selbst kleinere Fehler können die Effizienz dieses Vorgehens stark beeinträchtigen und zu Problemen in der Kommunikation und auch in der Termintreue führen. Diese Probleme multiplizieren sich meist in kürzester Zeit.

Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen – BPA – können solche Fehler von vornherein reduziert oder ganzheitlich vermieden werden. Mit einer erweiterbaren und wieder verwendbaren Strategie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Kontrolle und Transparenz über ihre bestehenden und neuen Geschäftsprozesse wiedererlangen. Hierdurch verbessert sich unter anderem die Kommunikation innerhalb aber auch außerhalb des Unternehmens.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart Zeit und Ressourcen. So können sich Mitarbeiter wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und müssen sich nicht mit repetitiven oder nicht sinnstiftenden Aufgaben befassen.

BPA-Lösungen verwenden immer häufiger Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz, um Prozesse auf ein neues Level der Automatisierung zu heben.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft Menschen, produktiver zu sein, indem sie mühsame und sich wiederholende Aufgaben loswerden. Beispielsweise kann ein Kundendienstmitarbeiter die Automatisierung von Geschäftsprozessen verwenden, um Routinefragen zu Versandinformationen zu beantworten, ohne alle Details durchgehen zu müssen, was es ihm ermöglicht, seine Zeit mit komplizierteren oder persönlicheren Fragen zu verbringen.

Diese Art von Software kann Unternehmen auch dabei helfen, das Kundenerlebnis zu optimieren, indem die Anzahl der Schritte reduziert wird, die erforderlich sind, um eine Anfrage oder Beschwerde eines Kunden zu lösen.

Schritte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

  1. Erkennen Sie Möglichkeiten zur Automatisierung
    Schauen Sie sich die Prozesse in Ihrem Unternehmen an und identifizieren Sie solche, die wiederholt von Mitarbeitern durchgeführt werden. Beurteilen Sie diese Prozesse z.B. anhand der Prozessart, Komplexität oder Häufigkeit der Durchführung.
  2. Analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
    Analysieren Sie die ausgewählten Prozesse – gravieren Fehler, die dabei aufgedeckt werden, sollten direkt behoben werden. Anschließend sollte ein Wunschzustand für jeden Prozess festgelegt werden.
  3. Definieren Sie ein Verfahren zur Prozessoptimierung
    Stellen Sie Ihre Geschäftsprozesse als Flussdiagramm dar – am besten direkt digital. So erhalten Sie die perfekte Übersicht über alle enthaltenen Prozessschritte.
  4. Erstellen Sie Formulare und Eingabemasken
    Benutzeroberflächen für Endnutzer sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Systems. Ein frühzeitiger Entwurf verschafft genügend Zeit für Verbesserungen.
  5. Schließen Sie Ihre Optimierungen ab
    Kontrollieren Sie Ihre Prozesse erneut, nachdem alle Verbesserungen durchgeführt wurden.
  6. Starten Sie mit der Ausführung
    Das Ausrollen der optimierten Prozesse kann entweder in einem kleinen Team oder direkt im gesamten Unternehmen erfolgen.
  7. Überwachen Sie die Ergebnisse
    Die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse ist ein sich wiederholender Prozess – stetige Überwachung zeigt Ihnen rechtzeitig an, wann sich erneute Analysen und Optimierungen Ihrer Prozesse lohnen.

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