Was ist Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation – kurz RPA genannt – ist die automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch Software-Roboter. Aufgaben und Prozesse, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden, können so von „Robotern“ erledigt werden. Unternehmen sparen sich damit wichtige Arbeitskräfte, die an anderer Stelle verwendet werden können. Der Roboter imitiert dabei die Arbeitsweise von Menschen und erfüllt Aufgaben zielgerichtet und zuverlässig. Entstanden ist die RPA aus der klassischen Prozessautomatisierung und ist heute in vielen erfolgreichen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Die Stärke robotergesteuerter Prozessautomatisierung liegt vor allem bei der Bearbeitung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben. Lästige „Daily Tasks“, wie sie wohl jeder kennt, lassen sich damit völlig unabhängig von menschlicher Arbeit erledigen. Aber auch komplexere Tätigkeiten können mit RPA ausgeführt werden, wenn eine entsprechende KI eingesetzt wird.

Robotic Process Automation vs. traditionelle Prozessautomatisierung

Im Gegensatz zur klassischen Business Process Automation – kurz BPA – wo ein Geschäftsprozess in Gänze betrachtet, analysiert und optimiert wird, kümmert sich RPA lediglich um den Einsatz eines Software-Roboters zur Erfüllung einer Aufgabe. Hierfür muss der Prozess selbst überhaupt nicht verändert werden – der Roboter agiert auf der GUI, also der Benutzeroberfläche des Prozesses, und führt den Prozess so bereits effizienter durch als ein Mensch es könnte. RPA ist oftmals ein Teilbereich von BPA und wird zur Gesamtoptimierung eines Prozesses genutzt. Zusammen mit einer entsprechenden KI kann sich der Software-Roboter auch auf Veränderungen innerhalb eines Prozesses einstellen und weiterhin effizient funktionieren. Große Vorteile von Robotic Process Automation gegenüber Business Process Automation sind, dass keine bestehenden Geschäftsprozesse beim Einsatz von RPA beeinträchtigt werden und darüber hinaus keine kostspieligen Investitionen, wie z.B. in neue Plattformen, benötigt werden.

Wettbewerbsvorteil durch RPA

Robitic Process Automation ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung. Viele Erfolgreiche Unternehmen setzen bereits in vielen Bereichen auf RPA. Die Vorteile von RPA sind dabei deutlich merkbar:

  • Ein Software Roboter arbeitet rund um die Uhr. Er ist dabei weder an Arbeitszeiten noch an andere Vorgaben gebunden und kann so z.B. die Produktion stark unterstützen.
  • RPA ist meist mit einmaligen Kosten bei der Einführung einer entsprechenden Software verbunden – anschließend arbeitet diese deutlich kostengünstiger als jeder Mitarbeiter.
  • Die zuvor gebrauchte Arbeitskraft für die Ausführung eines Prozesses wird frei und kann an anderer Stelle eingesetzt werden.
  • Software-Roboter haben eine Fehlerquote nahe 0% und liefern damit immer das bestmögliche Ergebnis.
  • Schnelle Reaktionszeiten und kurzfristige Hilfestellungen durch RPA erhöht die Kundenzufriedenheit.

Robotic Process Automation kann einfach und kostengünstig in Unternehmen integriert werden und stellt damit den optimalen Start in die Digitalisierung dar.

Welche Geschäftsprozesse können mit RPA automatisiert werden?

  • Von sich wiederholenden Routineaufgaben bis zu komplexen Tätigkeiten
    • Pesonal: Zeiterfassung
    • Buchhaltung und Rechnungswesen
    • Kundenservice / -Anfragen
    • Verarbeiten von Daten
    • Durchführen von Berechnungen
    • Ausfüllen von Formularen

Wie oben beschrieben profitieren vor allem sich wiederholende Geschäftsprozesse von einer Optimierung durch RPA. Mit vielen solcher Prozesse ist wahrscheinlich jeder bereits in Kontakt gekommen. Besonders geeignet für den Einsatz von Robotic Process Automation sind folgende Prozessarten:

  • Personalprozesse, z.B. Zeiterfassung
  • Rechenprozesse in Buchhaltung und Rechnungswesen
  • Kundenservice und -Anfragen
  • Verarbeitung großer Datenmengen
  • Automatisiertes Ausfüllen von Formularen

Aber auch in anderen Bereichen kann RPA unterstützen. Um ein besseres Bild Ihrer eigenen Situation zu gekommen, kann die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse hilfreich sein.

Vollautomatisierte vs. teilautomatisierte Prozesse

Robotic Process Automation unterscheidet zwischen vollautomatisierten und teilautomatisierten Prozessen.

Bei vollautomatisierten Prozessen arbeitet der Roboter völlig selbstständig ohne das Eingreifen eines Menschen. Der große Vorteil: Der Roboter arbeitet rund um die Uhr – auch dann, wenn andere bereits Feierabend haben. Diese Art von Prozessen laufen häufig im Backoffice. Der Roboter reagiert auf Trigger, bspw. einem bestimmten Inhalt einer Email, und führt entsprechend notwendige Bearbeitungsprozesse aus.

Teilautomatisierte Prozesse sollen Menschen bei täglichen Aufgaben unterstützen. Hier arbeitet der Roboter dem Menschen entgegen und wird durch eine Arbeitstätigkeit des Menschen ausgelöst. Diese Art von Prozessen kommt häufig bei Kundenportalen zum Einsatz – der Roboter sucht hier automatisiert bei Eingabe einer Kundennummer bestimmte Metriken heraus, wie z.B. Laufzeiten von Verträgen. Der Mitarbeiter muss sich oft nur noch um Ausnahmen bei Prozessen kümmern.

Geschäftsprozesse durch RPA automatisieren mit IT-P

RPA ist eine leicht zu implementierende Geschäftsprozessoptimierung, da hierbei der Prozess selbst nicht verändert werden muss und damit nur geringe Kosten entstehen. In unserem kostenlosen Workshop analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, an welchen Stellen Sie Prozesse automatisieren können und diskutieren mit Hilfe von Use Cases, wo wir bei Ihnen ansetzen können, um mit Hilfe von BPA (Geschäftsprozessautomatisierung) wertvolle Zeit gewinnen können.