Wie gelingt Prozessautomatisierung im Mittelstand?

Über 40 %

So viele Projekte mit KI-Agenten werden nach Gartner bis Ende 2027 abgebrochen.
Gartner

Wer den Ablauf gebaut hat, ist in zwei Jahren vielleicht nicht mehr da

Der Pilot läuft, das Team ist zufrieden, das Projekt gilt als abgeschlossen. Ein Jahr später ändert der Anbieter eine Maske, der Ablauf bricht, und niemand weiß mehr, wie er aufgebaut war.

Das ist der häufigste Grund, warum Automatisierung im Mittelstand still verschwindet. Nicht ein spektakulärer Fehler, sondern fehlende Zuständigkeit. Kläre deshalb vor dem Start drei Dinge:

• Wem gehört der Ablauf? Eine namentlich benannte Person im Fachbereich, nicht „die IT" als Sammelbegriff.
• Wo ist er beschrieben? Was er tut, welche Regeln gelten, wer bei Ausnahmen entscheidet. Zwei Seiten reichen, aber sie müssen existieren.
• Was passiert bei Ausfall? Es braucht einen manuellen Rückfallweg, den jemand kennt und im letzten halben Jahr einmal benutzt hat.

Ein Detail wird regelmäßig übersehen: In vielen Low-Code-Umgebungen hängen Abläufe am persönlichen Konto der Person, die sie gebaut hat. Verlässt sie das Unternehmen und wird das Konto deaktiviert, steht der Ablauf. Lass Automatismen deshalb über technische Konten laufen, nicht über persönliche.

Plane außerdem feste Zeit für Pflege ein. Regeln ändern sich, Ausnahmen kommen dazu, Schnittstellen werden angepasst. Ein Ablauf ohne Wartungsbudget ist ein Ablauf mit Verfallsdatum.

Sobald KI mitentscheidet, gelten zusätzliche Regeln

Solange ein Workflow feste Regeln abarbeitet, ist die Rechtslage überschaubar. Sobald ein Modell Dokumente liest, Vorschläge macht oder Entscheidungen vorbereitet, kommen weitere Anforderungen dazu.

Der EU AI Act gilt seit dem 1. August 2024 und ist seit dem 2. August 2026 allgemein anwendbar. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 greifen seit diesem Termin. Die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme nach Anhang III wurden auf den 2. Dezember 2027 verschoben, die nach Anhang I auf den 2. August 2028. Artikel 4 zur KI-Kompetenz der Beschäftigten wurde abgeschwächt: Unternehmen müssen sie nicht mehr sicherstellen, sondern fördern.

Für dich heißt das konkret:

• Einordnen, bevor du auswählst. Die meisten Automatisierungen im Büroalltag fallen nicht in die Hochrisiko-Kategorien. Prüfen musst du es trotzdem, und zwar schriftlich.
  Kennzeichnen, wo Menschen betroffen sind. Wer eine automatisch erzeugte Antwort erhält, sollte erkennen können, dass sie automatisch entstanden ist.
• Entscheidungen nicht allein der Maschine überlassen. Die DSGVO setzt Grenzen bei Entscheidungen, die Personen erheblich betreffen. Eine echte Freigabe durch einen Menschen ist hier keine Formalie.
• Früh mit der Mitbestimmung sprechen. Sobald Software protokolliert, wer wie schnell arbeitet, ist der Betriebsrat im Spiel.

Der AI-Act-Zeitplan hat sich mehrfach geändert. Prüfe die Fristen, bevor du sie in eine Präsentation schreibst.

Die Lizenzkosten fallen erst beim Skalieren auf

Der Pilot ist günstig. Er läuft auf Lizenzen, die ohnehin da sind, und braucht keine besonderen Anbindungen. Genau deshalb überrascht die Rechnung beim zweiten Schritt.

Diese Punkte solltest du klären, solange du noch auswählst:

• Wonach wird abgerechnet? Pro Nutzer, pro Ablauf oder pro Ausführung. Bei hohen Stückzahlen ändert das die Rechnung erheblich.
• Was ist Standard, was kostet extra? Anbindungen an Fremdsysteme und Datenbanken sind häufig kostenpflichtig, obwohl sie in derselben Oberfläche erscheinen.
• Zählt der Testbetrieb mit? Manche Modelle rechnen Testumgebungen voll mit.
• Was passiert bei Volumensprüngen? Lass dir zeigen, was der zehnfache Durchsatz kostet, nicht nur der heutige.

Rechne den Business Case deshalb nicht für den Piloten, sondern für den Zielzustand. Ein Ablauf, der sich bei 200 Vorgängen im Monat trägt, kann bei 5.000 Vorgängen unwirtschaftlich werden, wenn pro Ausführung abgerechnet wird.

Was dazu im Whitepaper steht

Auf 28 Seiten beschreibt Carsten Stein zunächst, woran man ineffiziente Prozesse im Arbeitsalltag erkennt und welche äußeren Entwicklungen den Druck erhöhen. Daran schließt eine Abgrenzung an, die in der Praxis viel Verwirrung stiftet: Was Automatisierung von Digitalisierung unterscheidet und auf welchen Ebenen sie ansetzen kann.

Der Mittelteil ist der praktischste. Er zeigt Methoden, mit denen du geeignete Prozesse findest und bewertest, und stellt die verbreiteten Plattformen gegenüber, darunter die Microsoft Power Platform und SAP BTP, samt Stärken, Grenzen und der Frage, wann sich ein Nebeneinander lohnt. Dazu kommen Use Cases aus Personalwesen, Einkauf, Vertrieb, Rechnungswesen und IT sowie zwei durchgerechnete Projektbeispiele.

Zum Schluss folgen Erfolgsfaktoren für den Einstieg und eine Checkliste, mit der du einen konkreten Prozess auf seine Eignung prüfst.

FAQ - Häufige Fragen

Über den Autor Carsten Stein

Produktmanager für Prozessautomatisierung

Carsten Stein begleitet seit über 25 Jahren Unternehmen als Senior Consultant in der IT- und Digitalisierungsberatung. Sein Fokus liegt auf der strategischen Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen durch Künstliche Intelligenz und Automatisierung. Unter seinem Leitmotto „keepITsimple“ transformiert er komplexe Anforderungen in pragmatische, klar strukturierte Lösungen – von der ersten Vision bis zur technischen Implementierung.