Welche Rechnungen musst du ab 2027 elektronisch versenden?

10 Jahre

 So lange bewahrst du das strukturierte Original auf. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht genügt dafür nicht.

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein

In der Diskussion um Fristen geht ein Punkt unter: Die Pflicht gilt längst nicht für jeden Beleg. Sie betrifft steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Alles andere fällt heraus.

Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht die einzelne Position.
• Fahrausweise für die Personenbeförderung nach § 34 UStDV, unabhängig vom Betrag. Das entlastet vor allem die Reisekostenabrechnung.
• Viele steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Heilbehandlungen und Bildungsangebote.
• Rechnungen an Privatpersonen und an Empfänger im Ausland. Die Pflicht ist auf inländisches B2B beschränkt.

Das klingt nach Erleichterung, hat aber einen Haken. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen, auch für die, die selbst nie eine E-Rechnung ausstellen müssen. Wer nur Kleinbeträge fakturiert, kann trotzdem eine strukturierte Rechnung von einem Lieferanten bekommen und muss sie verarbeiten und aufbewahren können.

Praktisch heißt das für die Konfiguration: Deine Rechnungsarten brauchen eine saubere Zuordnung, damit das System weiß, welcher Beleg strukturiert erzeugt werden muss und welcher nicht. Wer das nicht sauber trennt, produziert entweder unnötige Fehlerfälle oder übersieht Belege, die eigentlich pflichtig sind. Wie du mit den Fehlern umgehst, die dabei entstehen, steht in unserem Whitepaper zu Fehlern in der SAP E-Rechnung.

Das XML ist das Original, nicht der Ausdruck

Die Umstellung endet nicht beim Versand. Sie endet zehn Jahre später.

Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der Rechnung, also die XML-Datei selbst. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder die menschenlesbare Ansicht sind Darstellungen, nicht das Original. Bekommst du eine hybride Rechnung im ZUGFeRD-Format, in der XML und PDF in einer Datei stecken, gehört der strukturierte Teil unverändert ins Archiv.

Vier Anforderungen solltest du im Blick behalten:

• Unveränderbarkeit. Der Beleg muss so abgelegt sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest protokolliert sind.
• Maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Frist. Die Datei muss auch im achten Jahr noch lesbar und auswertbar sein, nicht nur vorhanden.
• Nachvollziehbarkeit. Eingang, Prüfung und Buchung müssen sich am Beleg nachvollziehen lassen.
• Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie der Ablauf funktioniert. Wer prüft, wer freigibt, wo die Belege liegen, was bei Abweichungen passiert.

Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen. Er kostet wenig Zeit, wenn du ihn während der Umstellung erledigst, und viel, wenn ihn eine Betriebsprüfung anstößt. Achte außerdem darauf, dass eine Systemablösung in den kommenden zehn Jahren die Archivfähigkeit nicht bricht. Wer heute migriert, sollte wissen, wo die Belege von 2025 danach liegen.

Was das BMF nach Erscheinen des Whitepapers klargestellt hat

Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium ein zweites Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ändert die Fristen nicht, beantwortet aber Fragen, die vorher offen waren:

• Gutschriften fallen unter die Pflicht, wenn sie tatsächlich als Rechnung ausgestellt werden.
• Dauerleistungen brauchen nicht monatlich neu abgerechnet zu werden. Eine erste E-Rechnung reicht, solange Leistungsinhalt und Entgelt unverändert bleiben. Ändert sich etwas, entsteht eine neue Pflicht.
• Skonto und Boni mindern die Bemessungsgrundlage, machen aber keine Rechnungsberichtigung nötig. Ändert sich dagegen der Leistungsumfang, brauchst du eine Berichtigung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.

Für Mietverträge, Wartungsverträge und Abonnements ist besonders der zweite Punkt relevant, weil er den laufenden Aufwand deutlich reduziert. Prüfe trotzdem, ob dein System eine Änderung am Vertrag erkennt und die neue Pflicht auslöst.

Solche Klarstellungen werden weiter kommen. Verlass dich deshalb nicht darauf, dass eine einmal gebaute Lösung dauerhaft passt, und plane einen festen Termin ein, an dem jemand die aktuellen Vorgaben mit eurer Umsetzung abgleicht.

Was dazu im Whitepaper steht

Auf 22 Seiten führt Florian Quaß durch die vollständige Fristenlage in Deutschland, von der Pflicht gegenüber Behörden über die laufende Übergangsphase bis zum Ende aller Ausnahmen. Dazu die Frage, was in dieser Zwischenzeit sinnvoll ist und was sich später rächt.

Der zweite Schwerpunkt liegt außerhalb Deutschlands. Europa setzt die E-Rechnung nach drei sehr unterschiedlichen Modellen um, die jeweils andere Anforderungen an Architektur und Betrieb stellen. Das Whitepaper ordnet sie ein, wirft einen Blick auf ViDA und stellt die Lage in fünf weiteren Ländern mit ihren typischen Stolpersteinen gegenüber.

Zum Schluss folgt das Vorgehen: welche Voraussetzungen in den Stammdaten stimmen müssen, wie eine Umstellung in vier Phasen abläuft und ein kurzer Selbstcheck, mit dem du deinen eigenen Stand einordnest.

FAQ - Häufige Fragen

Über den Autor Florian Quaß

Produktmanager SAP E-Rechnungen und Full-Stack-Entwickler im SAP Umfeld

Florian Quaß ist ein begeisterter Full Stack Entwickler mit Erfahrung in diversen Programmiersprachen sowie im UI/UX Bereich. Ihn motiviert die Umsetzung und Optimierung von Kundenbedürfnissen mit modernen Technologien.