Microsoft Teams wird in zahlreichen Unternehmen eingesetzt und stellt ein essenzielles Kommunikationsmittel dar. Ist der Dienst nicht verfügbar, führt dies in Unternehmen oft zu großer Verunsicherung. Die Probleme bei Microsoft werfen bei vielen gleichzeitig die Frage auf: Was passiert, wenn der Server ausfällt? Sind wir darauf vorbereitet und wie können wir einen Ausfall verhindern? Neben dem Ausfall von Software sind auch zunehmende Cyber-Angriffe auf Unternehmensserver und allgemeine Systemfehler ein relevantes Problem, da diese das System innerhalb von Sekunden lahmlegen und die Arbeit unmöglich machen können.

Ein Serverausfall bedeutet für ein Unternehmen zudem erhebliche finanzielle Einbußen, da beispielsweise der Webshop oder die Dienstleistungen vorübergehend nicht erreichbar sind. Mit der rasanten Entwicklung der Digitalisierung entstehen immer mehr Angriffsflächen. Viele Unternehmen setzen dabei auf eigene IT-Systeme, die ständig administriert und gewartet werden müssen. Um Serverausfälle jeglicher Art zu vermeiden, muss das Team jederzeit auf verschiedene Situationen vorbereitet sein und reagieren können. Mithilfe von Protokollen kann im Ernstfall reagiert und Schaden abgewendet werden.

Was kann einen Serverausfall verursachen?

Sobald eine Warnung oder eine Störung auftritt, muss die Ursache so schnell wie möglich gefunden werden. Eine schnelle Reaktion kann den Schaden minimieren und die Ausfallzeit so kurz wie möglich halten. Wenn die NutzerInnen nur langsam oder gar nicht mehr auf die interne Software (den Zentralrechner) zugreifen können, ist das ein erstes Anzeichen für einen Ausfall. Weitere Ursachen können sein

• Überhitzung: Wenn der Server eine zu hohe Temperatur erreicht, kann er überhitzen und ausfallen.
• Hardware-Problem: Die Hardware kann ausfallen. Dies kann z.B. durch einen Produktionsfehler geschehen, wenn das Gerät zu alt ist oder eine Fehlfunktion im Kühlsystem auftritt. Hier hilft nur, die Hardware regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls auszutauschen, um Ausfälle zu vermeiden.
• Software-Problem: Die Software auf dem Server muss regelmäßig gewartet werden. Ist das Betriebssystem veraltet oder werden Updates oder Upgrades ohne vorherige Tests durchgeführt, kann dies unter anderem zu Datenbeschädigungen und Systemproblemen führen.
• Cyber-Angriffe: Wenn das Netzwerk veraltet oder nicht vollständig gesichert ist, kann es zu verschiedenen Angriffen von außen kommen. Cyberangriffe können das System verlangsamen oder den Server ganz zum Absturz bringen.
• Höhere Gewalt: Verschiedene Ursachen, die nicht im Einflussbereich des Unternehmens liegen, können zu einem Ausfall führen. Dazu gehören z.B. Brände, Gewitter mit Stromausfall, Überschwemmungen.
• Verschmutzung: Die Hardware muss regelmäßig gereinigt werden, um zu verhindern, dass Staub und Schmutz die Leistung beeinträchtigen oder gar zu einem Ausfall führen.
• Menschliches Versagen: Menschen machen Fehler. Falsche Einstellungen, keine Reaktion auf Warnungen usw. können zu einem Serverausfall führen.

Welche Folgen hat ein Serverausfall für Ihr Unternehmen?

Ein Serverausfall verursacht hauptsächlich finanzielle Schäden. Da das System für die Mitarbeiter und ggf. Kunden nicht zur Verfügung steht, ist der Arbeitsfluss gestört. Welche Kosten pro Ausfallstunden entstehen, ist abhängig von der Unternehmensgröße. Eine Studie von Techconsult hat festgestellt, dass bei einem Systemausfall bei einem mittelständischen Unternehmen die Kosten pro Jahr bei ca. 400.000 Euro liegen. Die Studie stammt jedoch von 2013, daher sind die Kosten mittlerweile deutlich höher, da die Digitalisierung immer mehr Bedeutung in den Jahren erhalten hat.

Die Verluste während eines Ausfalls lassen sich in mehreren Kategorien einteilen:

• Personalkosten: Während eines Ausfalls können die Mitarbeiter ggf. nicht weiterarbeiten, müssen jedoch weiterhin bezahlt werden. Zusätzlich müssen sich die zuständigen Mitarbeiter um den Ausfall kümmern und eine zeitnahe Lösung finden. Dabei können durchaus Überstunden entstehen, welche auch vergütet werden müssen.
• Schadensersatzanforderungen: Je nach Branche kann ein Ausfall rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben und der Schadensersatz muss bezahlt werden.
• Umsatzverlust: Die Geschäftsfähigkeit kann in der Zeit nicht gewährleistet und keine Einnahmen verbucht werden. Das Vertrauen der Kunden, da Ihr Unternehmen nicht erreichbar ist, sinkt eventuell auch.
• Datenverlust: Eine mögliche Datenmanipulation oder nicht gespeicherte Daten verursachen einen erheblichen Schaden im Unternehmen, da die Daten nicht mehr zur Verfügung stehen und die Arbeit erneut gemacht werden muss.
• Möglicher Imageschaden: Wenn Ihr Unternehmen nicht erreichbar ist, wirkt sich das negativ auf die Außendarstellung aus und bleibt als Nachricht online stets verfügbar zum Nachlesen und eventuell negativ in den Gedanken von (potenziellen) Kunden.

Ein Serverausfall darf also nicht auf die leichte Schulter genommen werden und es sollten zu jeder Zeit entsprechende Vorkehrungsmaßnahmen getroffen worden sein, um ein solches Szenario so gut es geht zu verhindern. Eine 100 prozentige Ausfallsicherheit gibt es nicht, jedoch kann man diese schon ansatzweise erreichen.

So können Sie einen Serverausfall vorbeugen

Damit es gar nicht erst zu einem Serverausfall kommt bzw. um die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls so gering wie möglich zu halten, gibt es einige Maßnahmen, die zur Vorbeugung eines Serverausfalls getroffen werden können. Je früher die Warnzeichen erkannt werden, desto schneller kann reagiert werden. Mit einer Serverüberwachungssoftware ist es möglich, den Status der eigenen Server jederzeit im Auge zu behalten und bei Problemen eine Warnmeldung zu versenden. Neben dem Überwachungstool gibt es weitere Wartungsmaßnahmen, um die Verfügbarkeit und den guten Zustand der Server zu gewährleisten.

Server benötigen eine angemessene Belüftung und Temperatur, um eine Überhitzung zu vermeiden. Die Innen- und Außenflächen sollten regelmäßig von Schmutz und Staubablagerungen befreit und die Temperatur bei Bedarf angepasst werden. Durch regelmäßige Wartung können Ausfälle weitestgehend vermieden werden. Die Festplatten müssen überprüft und das System regelmäßig aktualisiert werden. Wenn es nicht anders möglich ist, muss die Hardware ausgetauscht werden, um Probleme zu vermeiden. Neben der Wartung der Hardware muss auch immer die Software überprüft werden. Updates von Software und Betriebssystemen sind wichtig, um Schwachstellen schnellstmöglich zu schließen.

Damit die Mitarbeiter möglichst keine Probleme verursachen, muss eine strenge Zugriffskontrolle mit detaillierten Protokollen gepflegt werden. So kann lückenlos nachvollzogen werden, wer den Serverraum betreten und/oder auf die Verwaltungssoftware zugegriffen hat. Neben der Serverüberwachungssoftware sollte auch die Serverleistung kontinuierlich überprüft werden. Sobald die Leistung des Servers nachlässt, können mögliche Probleme direkt über das Monitoring erkannt werden. Es kann angezeigt werden, ob es sich um ein Hardware- oder Softwareproblem handelt, ob es Probleme im Serverraum (Kühlung) gibt oder ob das System überlastet ist (z.B. durch angesammelte Protokolle).

Natürlich können diese Maßnahmen kein Unternehmen zu 100% vor einem Serverausfall schützen. Daher ist es wichtig, einen Server-Notfallplan zu entwickeln. In diesem Plan sollten verfügbare sekundäre Hardware (z.B. mehrere Stromversorgungen), redundanter Arbeitsspeicher und Backup-Server festgelegt werden. Der Datenwiederherstellungsplan legt fest, was im Falle eines Datenverlusts aufgrund einer Naturkatastrophe oder eines Sicherheitsverstoßes zu tun ist. Backup-Pläne sollen vor langen Ausfallzeiten und Datenverlust schützen und müssen regelmäßig überprüft werden.

Investieren Sie Zeit in die Vorausplanung von Ausfällen

Wenn Sie diesen Abschnitt erreicht haben, sollten Sie über die möglichen Konsequenzen eines Serverausfalls für Ihr Unternehmen informiert sein. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, im Voraus sorgfältig zu planen, um im Falle eines Falles vorbereitet zu sein. Dies erfordert zwar Zeit und Ressourcen, ist jedoch in der Regel die kostengünstigere Alternative, im Vergleich zu einer reaktiven Herangehensweise, bei der erst nach dem Eintreten des Serverausfalls mit eigenen Maßnahmen begonnen wird. Wenn die eigenen Ressourcen nicht ausreichen oder keine eigene IT vorhanden ist, kann ein externer Service für das Management der IT-Ressourcen hilfreich sein, um sich optimal aufzustellen und möglichen Problemen vorzubeugen.

Eine regelmäßige Risikoanalyse hilft, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt Gegenmaßnahmen einzuleiten. Durch strukturierte Notfallpläne und definierte Verantwortlichkeiten kann im Ernstfall schneller reagiert werden. Automatisierte Monitoring- und Alarmsysteme ermöglichen es, Probleme proaktiv zu erkennen, bevor sie kritische Ausmaße erreichen. Zusätzlich kann der Einsatz redundanter Systeme und Cloud-Technologien die Betriebssicherheit erhöhen und die Auswirkungen eines Ausfalls minimieren. Die vorausschauende IT-Strategie eines Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung, um die Auswirkungen eines potenziellen Serverausfalls auf die Geschäftstätigkeit zu minimieren.