Automatisierung des Auftragseingangsprozesses
Für einen Anbieter von Intralogistik-Lösungen
Die Herausforderung
Ein Anbieter von Intralogistik-Lösungen wollte den Auftragseingang effizienter gestalten und dabei Fehlerquellen minimieren. Im Rahmen eines Business-Process-Automation-Workshops wurde der Bedarf identifiziert, das bestehende Auftragseingangsformular durch eine digitale Lösung zu ersetzen. Ziel war es, den manuellen Aufwand zu reduzieren, Abläufe zu beschleunigen und die Datenqualität zu verbessern.
Die Lösung
Auf Basis einer Machbarkeitsstudie wurde eine Webserver-Anwendung entwickelt und erfolgreich implementiert. Sie greift auf mehrere relevante Datenbanken zu – darunter Kundendaten, Konfigurationsdaten und Fahrzeugtypen – und ersetzt das bisherige manuelle Auftragseingangsformular.
Durch die Automatisierung konnten manuelle Aufwände deutlich reduziert, Fehlerquellen minimiert und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt werden. Die neue Lösung sorgt für konsistente Daten, mehr Prozesssicherheit und spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.
Unser technisches Konzept
Die Lösung basiert auf einer systemunabhängigen Architektur, die maximale Flexibilität im Betrieb ermöglicht. Im Backend kommt eine ausführbare JAR-Datei zum Einsatz, die über die Java Runtime Engine (Open JDK) lauffähig ist. Die Anwendung bietet eine intuitive Web-Oberfläche, über die Nutzende den Auftragseingang bequem und strukturiert abwickeln können.
Die erzeugten Daten werden automatisch verarbeitet und im PDF-Format ausgegeben – ideal zur Weiterverarbeitung oder Archivierung. Durch den Einsatz von Open JDK ist die Lösung unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem und lässt sich problemlos in verschiedene IT-Umgebungen integrieren.
Kundenvorteile
- Automatisierter Auftragseingang spart Zeit und entlastet die Mitarbeitenden
- Höhere Datenqualität durch fehlerfreie, strukturierte Eingaben
- Schnellere Durchlaufzeiten und beschleunigte interne Abläufe
- Systemunabhängigkeit durch Einsatz von Java (Open JDK)
- Einheitliches PDF-Ausgabeformat für Weiterverarbeitung und Archivierung
- Zukunftssichere Lösung, die sich flexibel erweitern lässt
Unser Vorgehen
Zu Beginn des Projekts wurde ein Business-Process-Automation-Workshop durchgeführt, um die bestehenden Abläufe im Auftragseingang genau zu analysieren. Gemeinsam mit dem Kunden konnten so konkrete Optimierungspotenziale identifiziert werden.
Im Anschluss folgte eine Machbarkeitsstudie, in der die technische Umsetzung der Anforderungen geprüft und ein geeignetes Konzept entwickelt wurde. Auf dieser Basis wurde eine individuelle Webserver-Anwendung mit direkter Anbindung an mehrere Datenbanken realisiert.
Die Entwicklung erfolgte iterativ und in enger Abstimmung mit dem Kunden. Nach erfolgreichen Tests wurde die automatisierte Lösung produktiv in Betrieb genommen mit messbarem Erfolg für die internen Prozesse.
