Digitalisierungsstrategie zur Prozessmodernisierung

Mit der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie auf Basis einer klaren Vision wurden Nutzen, Aufwand und Potenziale der Digitalisierung erarbeitet.

Die Herausforderung

Viele Verwaltungsvorgänge in der internen Organisation sowie zahlreiche Geschäftsprozesse basieren immer noch auf Papier. Oft wandern umfangreiche Checklisten in Form von Aktenordnern von einem physischen Postfach zum nächsten. Dies führt dazu, dass viele Prozesse unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Gleichzeitig ist es schwierig, den Status eines laufenden Vorgangs abzufragen, da dieser nirgends zentral erfasst wird. Das Projekt „Digitalisierungsstrategie“ war der erste Schritt in einer geplanten Reihe von Projekten. Ziel war es, eine Strategie für das Forschungs- und Entwicklungsinstitut zu entwickeln, die dem Unternehmen eine klare Orientierung für die Modernisierung seiner Prozesse gibt. Diese sollte konkret genug sein, um in absehbarer Zeit Erfolge zu zeigen. Gleichzeitig sollte sie offen und flexibel genug sein, um auch zukünftige Perspektiven zu eröffnen und Handlungsspielräume zu definieren. Abgeleitet aus der Strategie sollte eine Roadmap mit konkreten Maßnahmen die ersten Schritte zur Umsetzung der Strategie aufzeigen.

Die Lösung

In einer Reihe von Kurzworkshops begleitete IT-P die Stakeholder – insbesondere die Geschäftsführung und die Arbeitsgruppe Digitalisierung – durch den Prozess der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie. Die einzelnen Schritte waren

  • Know-how-Vermittlung über Möglichkeiten, Handlungsfelder und Folgen der Digitalisierung
  • Diskussion und Auswahl eines strategischen Schwerpunkts aus den vier wichtigsten Handlungsfeldern
  • Entwerfen einer (kurz formulierten) Vision, was mit der Digitalisierungsstrategie erreicht werden soll
  • Entwickeln eines strategischen Rahmens: zeitliche Vorgaben, organisatorische Rahmenbedingungen und verantwortliche Personen
  • Identifizieren und Auswählen der Elemente für die erste Roadmap

Der Fokus wurde zunächst auf die Verwaltungsprozesse gelegt, da hier der größte Modernisierungsbedarf und damit der größte Nutzen gesehen wurde.

Zur Erstellung der Roadmap wurden von den Beteiligten zehn interne Prozesse als Pilotprozesse benannt, um die Vorgehensweise zu testen und die Eignung der technischen Basis nachzuweisen. Darunter befanden sich „kleinere“ Prozesse wie die Organisation interner Besprechungen, aber auch „Schwergewichte“ mit vielen Abhängigkeiten wie der Rechnungseingangsprozess. Teil der Vorgehensweise war auch eine Bewertung möglicher technischer Plattformen für die Digitalisierung inklusive einer Entscheidungsempfehlung für die Geschäftsführung.

Die erarbeitete Digitalisierungsstrategie bietet eine klare Orientierung und einen konkreten Handlungsplan. Durch die Umsetzung der ersten Roadmap konnten die Prozesse modernisiert und zum Teil drastisch beschleunigt und vereinfacht werden.

Eingesetzte Methoden & Technologien

  • Digital Consulting
  • Moderations- und Kreativitätstechniken
  • Kommunikationswerkzeuge
  • Simulations- und Mock-up-Techniken
  • Technische Basis für die Umsetzung: Microsoft 365, insbesondere Power Automate
Whitepaper Microsoft Fabric

Whitepaper kostenlos herunterladen

15 häufig übersehene Gefahrenquellen im Homeoffice. Leitfaden für mehr IT-Sicherheit & Datenschutz

Infomaterial kostenlos herunterladen

Infomaterial: Der SIPOC-Leitfaden für effektive Prozessanalysen in Ihrem Unternehmen

Infomaterial kostenlos herunterladen

Infomaterial: Künstliche Intelligenz verstehen: Entwicklung, Vor- und Nachteile & Grenzen

Infomaterial kostenlos herunterladen

Infomaterial: KI in 7 Branchen - Chancen, Herausforderungen und Tools

Infomaterial kostenlos herunterladen

Infomaterial: In 6 Schritten zum perfekten Prompt & 50 praktische Prompts für Text- und Bildgenerierung

Infomaterial kostenlos herunterladen

Infomaterial: Strategische Planung leicht gemacht mit Wardley Mapping

Infomaterial kostenlos herunterladen

Kosteneinsparungen mit Wisbee berechnen!

Verwenden Sie die Excel-Tabelle, um herauszufinden, wie viel Sie mit Wisbee einsparen können.

Geben Sie schnell und bequem ein paar Zahlen ein, um die Einsparungen pro Jahr, pro Monat und pro Tag auf einen Blick zu sehen.

Sie können Wisbee auch ganz unverbindlich für 14 Tage testen oder sich in einem Beratungstermin Wisbee direkt vorstellen und gleichzeitig ihre offenen Fragen beantworten lassen.

Wisbee Datenblatt herunterladen

Erhalten Sie alle Informationen rund um Wisbee und die Preise im Datenblatt. Sie können sich das schnell und einfach herunterladen.

Wisbee kostenlos testen!

Erleben Sie die Vorteile von KI-gestütztem Wissensmanagement mit Wisbee!
Testen Sie unsere KI-Lösung zwei Wochen lang kostenlos mit einem kleinen Set an Echtdaten.

So funktioniert’s:

  • Zugang beantragen: Formular ausfüllen, wir richten Ihre Testumgebung ein
  • Dokumente hochladen: Bis zu 50 PDFs oder 15 GB, ohne Systemanbindung
  • Chat with Your Data: KI-gestützt Wissen abrufen und nutzen
  • Automatische Löschung: Ihre hochgeladenen Daten werden nach der Testphase vollständig entfernt

Wisbee testen und KI-gestütztes Wissensmanagement live erleben!

Bildbeschreibung: Cover vom Whitepaper "Prozessautomatisierung mit der Power Platform in M365"

Whitepaper kostenlos herunterladen

Prozessintegration und -automatisierung mit der Integration Suite und SAP BTP

Whitepaper kostenlos herunterladen

Anleitung:
In 6 Schritten zum perfekten Prompt inkl. Grundlagen des Prompt Engineerings

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur ROI-Berechnung inklusive Fallbeispiel

Infografik:
KI im Wissensmanagement - Ihr Wegweiser zum Erfolg

40 ChatGPT Prompts für
Marketing und Social Media

Infografik: KI-Chatbots im IT-Support - Optimierung der Ticketbearbeitung

Checkliste:
Entwicklungsprozess für KI/ML-Modelle

ERFOLGREICHE DIGITALE TRANSFORMATION DURCH SYSTEMATISCHES VORGEHEN

Whitepaper kostenlos herunterladen

Bildbeschreibung: Whitepaper-Cover zu "Was kostet ein RAG-Chatbot im Unternehmen?"

Whitepaper kostenlos herunterladen

Bildbeschreibung: Whitepaper-Cover zu "Was kostet ein RAG-Chatbot im Unternehmen?"

Whitepaper kostenlos herunterladen

Bildbeschreibung: Whitepaper-Cover zu "Was kostet ein RAG-Chatbot im Unternehmen?"

Whitepaper kostenlos herunterladen

Bildbeschreibung: Whitepaper-Cover zu "Was kostet ein RAG-Chatbot im Unternehmen?"

Whitepaper kostenlos herunterladen

Bildbeschreibung: Whitepaper-Cover zu "Was kostet ein RAG-Chatbot im Unternehmen?"

Whitepaper kostenlos herunterladen