Mit der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie auf Basis einer klaren Vision wurden Nutzen, Aufwände und Potenziale der Digitalisierung erarbeitet.
Die Herausforderung
Viele Verwaltungsvorgänge in der internen Organisation sowie zahlreiche Geschäftsprozesse beruhen noch auf Papier. Oft gehen umfangreiche Checklisten als Mappen von einem physischen Postfach zum nächsten. In der Folge erfordern viele Vorgänge unangemessen viel Zeit. Gleichzeitig ist es schwierig, den Zustand eines laufenden Prozesses abzufragen, da er nirgends zentral erfasst wird. Das Projekt „Digitalisierungsstrategie“ stellte den ersten Schritt in einer geplanten Reihe von Projekten dar. Es hatte zum Ziel, eine Strategie für das Forschungs- und Entwicklungsinstitut zu entwickeln, die dem Unternehmen eine klare Orientierung für die Modernisierung seiner Prozesse gibt. Diese sollte konkret genug sein, um in absehbarer Zeit Erfolge zu zeigen. Gleichzeitig sollte sie offen und flexibel genug sein, um auch künftige Perspektiven zu eröffnen und Handlungsfreiräume zu definieren. Abgeleitet von der Strategie sollte eine Roadmap mit handfesten Maßnahmen die ersten Schritte zur Umsetzung der Strategie aufzeigen.
Die Lösung
In einer Reihe von Kurzworkshops hat IT-P die Stakeholder – namentlich die Geschäftsführung und die Arbeitsgruppe zur Digitalisierung – durch den Prozess begleitet, die Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Einzelne Schritte dabei waren:
- Know-how-Vermittlung über Möglichkeiten, Handlungsfelder und Folgen der Digitalisierung
- Diskussion und Auswahl eines strategischen Schwerpunkts aus den vier wichtigsten Handlungsfeldern
- Entwerfen einer (kurz formulierten) Vision, was mit der Digitalisierungsstrategie erreicht werden soll
- Entwickeln eines strategischen Rahmens: zeitliche Vorgaben, organisatorische Rahmenbedingungen und verantwortliche Personen
- Identifizieren und Auswählen der Elemente für die erste Roadmap
Fokus wurde zunächst auf Verwaltungsprozesse gelegt, weil hier der größte Modernisierungsbedarf und damit einhergehend der größte Nutzen erkannt wurden.
Zum Aufbau der Roadmap benannten die Stakeholder zehn interne Prozesse als Pilotprozesse, um die Vorgehensweise zu erproben und die Eignung der technischen Basis unter Beweis zu stellen. Dazu zählten „kleinere“ Abläufe wie die Organisation interner Besprechungen, aber auch „Schwergewichte“ mit vielen Abhängigkeiten wie der Rechnungseingangsprozess. Teil des Vorgehens war auch eine Evaluation möglicher technischer Plattformen für die Digitalisierung einschließlich einer Beschlussempfehlung für die Geschäftsführung.
Die erarbeitete Digitalisierungsstrategie bietet klare Orientierung und einen konkreten Handlungsplan. Durch die Umsetzung der ersten Roadmap wurde modernisiert und durch veränderte Prozesse teils drastische beschleunigt und vereinfacht.
Eingesetzte Methoden & Technologien
- Digital Consulting
- Moderations- und Kreativitätstechniken
- Kommunikationswerkzeuge
- Simulations- und Mock-up-Techniken
- Technische Basis für die Umsetzung: Microsoft 365, insbesondere Power Automate
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