Digitalisierungsstrategie zur Prozessmodernisierung
Die Herausforderung
Viele Abläufe in der internen Organisation und den Geschäftsprozessen eines spezialisierten Dienstleisters für Krankenkassen basierten noch auf papiergestützten Verfahren. Umfangreiche Checklisten wanderten in Aktenordnern von einem physischen Postfach zum nächsten – ein enormer Zeitfaktor. Zudem fehlte eine zentrale Übersicht über den Bearbeitungsstand laufender Vorgänge, was die Transparenz und Nachverfolgbarkeit erheblich erschwerte.
Mit der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie auf Basis einer klaren Vision sollten diese Herausforderungen systematisch angegangen werden. Ziel war es, den Nutzen, den Aufwand und die Potenziale der Digitalisierung fundiert zu analysieren und daraus eine konkrete Handlungsgrundlage abzuleiten.
Die Strategie sollte dem Unternehmen eine klare Richtung für die Modernisierung seiner Prozesse geben – greifbar genug, um kurzfristige Erfolge zu ermöglichen, aber gleichzeitig flexibel genug, um langfristige Entwicklungen und neue Anforderungen einzubeziehen. Als Ergebnis entstand eine Roadmap mit konkreten Maßnahmen, die die nächsten Schritte auf dem Weg zur digitalen Transformation vorgibt.
Die passende Lösung:
Entstanden ist eine praxisnahe Digitalisierungsstrategie mit klarer Zielrichtung und einem realistischen Umsetzungsfahrplan. Besonders im Fokus: die Verwaltungsprozesse. Hier lag das größte Potenzial zur Entlastung und Beschleunigung.
Die Auswahl der Pilotprozesse reichte von einfachen Abläufen wie der Organisation interner Besprechungen bis hin zu komplexen Vorgängen mit vielen Abhängigkeiten, etwa dem Rechnungseingangsprozess. Damit konnten sowohl das methodische Vorgehen als auch die technische Basis konkret erprobt werden.
Ein weiterer Bestandteil war die Bewertung geeigneter Plattformen. Wir lieferten hier eine fundierte Analyse sowie eine Entscheidungsempfehlung für die technische Umsetzung mit Fokus auf Microsoft 365 und Power Automate.
Die ersten Maßnahmen aus der Roadmap wurden bereits umgesetzt: Prozesse sind heute messbar schlanker, schneller und transparenter.
Unser technisches Konzept
Durch gezieltes Digital Consulting wurden strategische Leitplanken definiert und Entscheidungsprozesse strukturiert begleitet. Moderations- und Kreativitätstechniken kamen zum Einsatz, um gemeinsam mit den Beteiligten praktikable Lösungsansätze zu erarbeiten. Ergänzend dazu unterstützten geeignete Kommunikationswerkzeuge die transparente Zusammenarbeit aller Stakeholder.
Simulations- und Mock-up-Techniken halfen dabei, Prozesse und Lösungsansätze vorab zu visualisieren und auf ihre Praxistauglichkeit zu prüfen. Als technische Basis für die spätere Umsetzung wurde Microsoft 365 gewählt mit einem besonderen Fokus auf Power Automate, um zentrale Prozesse effizient zu digitalisieren und zu automatisieren.
Kundenvorteile
- Orientierung an einer klaren und ausdrücklichen Strategie, die von der Geschäftsführung und den Stakeholdern getragen wird.
- Gemeinsamer, konkreter Handlungsplan für die folgenden Monate.
- Abschätzung von Nutzen, Aufwänden, Kosten und Ersparnissen.
- Nachweis für die Leistungsfähigkeit des Vorgehens, gleichzeitig stetige Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten.
- Durch die Umsetzung der ersten Roadmap: Modernisierung und teils drastische Beschleunigung und Vereinfachung der veränderten Prozesse.
Unser Vorgehen
In mehreren kompakten Workshops wurden zunächst Grundlagen geschaffen: Welche Chancen und Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die Organisation? Welche Handlungsfelder sind relevant? Und wo liegt der größte Hebel für Veränderung?
Ausgehend von diesen Fragen wurden die vier zentralen Handlungsfelder diskutiert und ein strategischer Fokus festgelegt. Es folgte die Formulierung einer klaren Vision als Leitbild dafür, was die Strategie erreichen soll.
Darauf aufbauend entstand ein strategischer Rahmen mit zeitlichen Vorgaben, organisatorischen Voraussetzungen und benannten Verantwortlichkeiten. Um die ersten Schritte konkret zu machen, wurden zehn interne Prozesse ausgewählt, die als Pilotprojekte in eine initiale Roadmap einflossen.
