Digitalisierungsstrategie zur Prozessmodernisierung
Mit der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie auf Basis einer klaren Vision wurden Nutzen, Aufwand und Potenziale der Digitalisierung erarbeitet.
Die Herausforderung
Viele Verwaltungsvorgänge in der internen Organisation sowie zahlreiche Geschäftsprozesse basieren immer noch auf Papier. Oft wandern umfangreiche Checklisten in Form von Aktenordnern von einem physischen Postfach zum nächsten. Dies führt dazu, dass viele Prozesse unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Gleichzeitig ist es schwierig, den Status eines laufenden Vorgangs abzufragen, da dieser nirgends zentral erfasst wird. Das Projekt „Digitalisierungsstrategie“ war der erste Schritt in einer geplanten Reihe von Projekten. Ziel war es, eine Strategie für das Forschungs- und Entwicklungsinstitut zu entwickeln, die dem Unternehmen eine klare Orientierung für die Modernisierung seiner Prozesse gibt. Diese sollte konkret genug sein, um in absehbarer Zeit Erfolge zu zeigen. Gleichzeitig sollte sie offen und flexibel genug sein, um auch zukünftige Perspektiven zu eröffnen und Handlungsspielräume zu definieren. Abgeleitet aus der Strategie sollte eine Roadmap mit konkreten Maßnahmen die ersten Schritte zur Umsetzung der Strategie aufzeigen.
Die Lösung
In einer Reihe von Kurzworkshops begleitete IT-P die Stakeholder – insbesondere die Geschäftsführung und die Arbeitsgruppe Digitalisierung – durch den Prozess der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie. Die einzelnen Schritte waren
- Know-how-Vermittlung über Möglichkeiten, Handlungsfelder und Folgen der Digitalisierung
- Diskussion und Auswahl eines strategischen Schwerpunkts aus den vier wichtigsten Handlungsfeldern
- Entwerfen einer (kurz formulierten) Vision, was mit der Digitalisierungsstrategie erreicht werden soll
- Entwickeln eines strategischen Rahmens: zeitliche Vorgaben, organisatorische Rahmenbedingungen und verantwortliche Personen
- Identifizieren und Auswählen der Elemente für die erste Roadmap
Der Fokus wurde zunächst auf die Verwaltungsprozesse gelegt, da hier der größte Modernisierungsbedarf und damit der größte Nutzen gesehen wurde.
Zur Erstellung der Roadmap wurden von den Beteiligten zehn interne Prozesse als Pilotprozesse benannt, um die Vorgehensweise zu testen und die Eignung der technischen Basis nachzuweisen. Darunter befanden sich „kleinere“ Prozesse wie die Organisation interner Besprechungen, aber auch „Schwergewichte“ mit vielen Abhängigkeiten wie der Rechnungseingangsprozess. Teil der Vorgehensweise war auch eine Bewertung möglicher technischer Plattformen für die Digitalisierung inklusive einer Entscheidungsempfehlung für die Geschäftsführung.
Die erarbeitete Digitalisierungsstrategie bietet eine klare Orientierung und einen konkreten Handlungsplan. Durch die Umsetzung der ersten Roadmap konnten die Prozesse modernisiert und zum Teil drastisch beschleunigt und vereinfacht werden.
Eingesetzte Methoden & Technologien
- Digital Consulting
- Moderations- und Kreativitätstechniken
- Kommunikationswerkzeuge
- Simulations- und Mock-up-Techniken
- Technische Basis für die Umsetzung: Microsoft 365, insbesondere Power Automate
