Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Bei einer High-Tech-Organisation für industrielle Lasertechnologie und Forschung
Die Herausforderung
Unser Kunde ist eine Organisation an der Schnittstelle zwischen Forschung und industrieller Anwendung mit Fokus auf High-Tech-Lösungen rund um die industrielle Nutzung von Lasertechnologie. Während die inhaltliche Arbeit hochmodern ist, sieht es in der internen Organisation noch anders aus: Viele Verwaltungs- und Geschäftsprozesse laufen weiterhin analog ab. Checklisten und Formulare wandern in Mappen von einem physischen Postfach zum nächsten. Jeder Bearbeitungsschritt wird handschriftlich per Unterschrift bestätigt, bevor der Vorgang weitergereicht wird.
Das führt zu langen Durchlaufzeiten und mangelnder Transparenz. Der aktuelle Bearbeitungsstand eines Prozesses lässt sich nur schwer nachverfolgen, da es keine zentrale digitale Erfassung gibt.
Die Lösung
Die Digitalisierung interner Verwaltungsprozesse wurde als strategischer Schwerpunkt identifiziert. Hier lag das größte Potenzial für Effizienzgewinne und Vereinfachung.
Auf dieser Basis entwickelten wir gemeinsam mit dem Kunden eine kompakte Vision für die Digitalisierung und einen strategischen Rahmen mit klaren Zielen, Zeitvorgaben, Verantwortlichkeiten und organisatorischen Bedingungen.
Die Grundlage für die Umsetzung bildete eine erste Roadmap mit zehn Pilotprozessen, darunter einfache Abläufe wie die Organisation interner Besprechungen ebenso wie komplexere Prozesse mit vielen Abhängigkeiten, etwa der Rechnungseingang. Diese Pilotprozesse dienten der praktischen Erprobung und als Nachweis für die Tragfähigkeit der ausgewählten Lösung.
Unser technisches Konzept
Für die Entwicklung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie kamen verschiedene bewährte Methoden und Werkzeuge zum Einsatz. Im Rahmen des Digital Consulting nutzten wir Moderations- und Kreativitätstechniken, um gemeinsam mit dem Kunden Ideen zu entwickeln und Entscheidungen fundiert zu treffen. Kommunikationswerkzeuge unterstützten die strukturierte Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
Zur Veranschaulichung und Erprobung neuer Abläufe wurden Simulations- und Mock-up-Techniken eingesetzt. So konnten Prozesse frühzeitig visualisiert und bewertet werden.
Als technische Grundlage für die Umsetzung fiel die Wahl auf Microsoft 365 mit besonderem Fokus auf Power Automate zur Automatisierung der identifizierten Prozesse.
Kundenvorteile
- Orientierung an einer klaren und ausdrücklichen Strategie, die von der Geschäftsführung und den Stakeholdern getragen wird.
- Gemeinsamer, konkreter Handlungsplan für die folgenden Monate.
- Abschätzung von Nutzen, Aufwänden, Kosten und Ersparnissen.
- Nachweis für die Leistungsfähigkeit des Vorgehens, gleichzeitig stetige Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten.
- Durch die Umsetzung der ersten Roadmap: Modernisierung und teils drastische Beschleunigung und Vereinfachung der veränderten Prozesse.
Unser Vorgehen
In mehreren Kurzworkshops begleiteten wir die Geschäftsführung und die interne Arbeitsgruppe zur Digitalisierung durch den gesamten Strategieprozess. Zunächst vermittelten wir Grundlagenwissen zu Digitalisierung, gängigen Handlungsfeldern und möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen. In moderierten Diskussionen wurden Prioritäten gesetzt und ein gemeinsamer Fokus erarbeitet.
Mit Hilfe strukturierter Methoden, etwa Simulations- und Kreativitätstechniken, wurden mögliche Plattformen und Lösungsansätze bewertet. Die Ergebnisse flossen in eine fundierte Beschlussempfehlung an die Geschäftsführung ein.
Möchten Sie mehr erfahren?
