Konkurrenzfähigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens haben direkt mit dem Einsatz digitaler Möglichkeiten zu tun. Durch aktuelle Veränderungen werden die Karten bezüglich Chancen in Sachen Wettbewerbsfähigkeit neu gemischt. Wer es versteht, neue Technologien kreativ in seine Geschäftsprozesse einzubinden, kann Kunden begeistern, Marktpotenziale abschöpfen und Prozesseffizienz gewinnen.
Die Herausforderung
Unser Kunde ist eine Organisation an der Schnittstelle von der Forschung zur industriellen Anwendung. Inhaltlich befasst er sich mit High-Tech, nämlich der Anwendung von Lasertechnik für industrielle und verfahrenstechnische Zwecke. In der internen Organisation sind Vorgänge teils aber noch nicht so modern. Viele Verwaltungsvorgänge, aber auch viele Geschäftsprozesse beruhen noch auf Papier, und so gehen oft umfangreiche Checklisten als Mappen von einem physischen Postfach zum nächsten. Wer eine Aufgabe bearbeitet, bestätigt dies per Unterschrift und reicht die Mappe weiter an die nächste zuständige Person. Es liegt auf der Hand, dass viele Vorgänge unangemessen lang dauern. Gleichzeitig ist es schwierig, den Zustand eines laufenden Prozesses abzufragen, denn er ist ja nirgends zentral erfasst.
Das Projekt „Digitalisierungsstrategie“ stellte den ersten Schritt in einer geplanten Reihe von Projekten dar. Es hatte zum Ziel, eine Strategie zu entwickeln, die dem Kunden eine klare Orientierung für die Modernisierung seiner Prozesse gibt. Diese sollte konkret genug sein, um in absehbarer Zeit Erfolge zu zeigen. Gleichzeitig sollte sie offen und flexibel genug sein, um auch künftige Perspektiven zu eröffnen und Handlungsfreiräume zu definieren. Abgeleitet von der Strategie sollte eine Roadmap mit handfesten Maßnahmen die ersten Schritte zur Umsetzung der Strategie aufzeigen.
Die Lösung
In einer Reihe von Kurzworkshops hat IT-P die Stakeholder des Kunden – namentlich die Geschäftsführung und die Arbeitsgruppe zur Digitalisierung – durch den Prozess begleitet, die Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Einzelne Schritte dabei waren:
- Know-how-Vermittlung über Möglichkeiten, Handlungsfelder und Folgen der Digitalisierung
- Diskussion und Auswahl eines strategischen Schwerpunkts aus den vier wichtigsten Handlungsfeldern
- Entwerfen einer (kurz formulierten) Vision, die beschreibt, was der Kunde mit der Digitalisierungsstrategie erreichen will
- Entwickeln eines strategischen Rahmens: zeitliche Vorgaben, organisatorische Rahmenbedingungen und verantwortliche Personen
- Identifizieren und Auswählen der Elemente für die erste Roadmap
Im Fall des Kunden fokussierten sich die Beteiligten schnell auf die internen Verwaltungsprozesse, weil hier der größte Modernisierungsbedarf und damit einhergehend der größte Nutzen erkannt wurde. Zum Aufbau der Roadmap benannten die Stakeholder zehn interne Prozesse als Pilotprozesse, um die Vorgehensweise zu erproben und die Eignung der technischen Basis unter Beweis zu stellen. Dazu zählen „kleinere“ Abläufe wie die Organisation interner Besprechungen, aber auch „Schwergewichte“ mit vielen Abhängigkeiten wie der Rechnungseingangsprozess. Teil des Vorgehens war auch eine Evaluation möglicher technischer Plattformen für die Digitalisierung einschließlich einer Beschlussempfehlung für die Geschäftsführung.
Der Mehrwert für den Kunden war:
- Orientierung an einer klaren und ausdrücklichen Strategie, die von der Geschäftsführung und den Stakeholdern getragen wird.
- Gemeinsamer konkreter Handlungsplan für die folgenden Monate.
- Abschätzung von Nutzen, Aufwänden, Kosten und Ersparnissen.
- Nachweis für die Leistungsfähigkeit des Vorgehens, gleichzeitig stetige Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten.
- Durch die Umsetzung der ersten Roadmap: Modernisierung und teils drastische Beschleunigung und Vereinfachung der veränderten Prozesse.
Eingesetzte Methoden & Technologien
- Digital Consulting
- Moderations- und Kreativitätstechniken
- Kommunikationswerkzeuge
- Simulations- und Mock-up-Techniken
- Technische Basis für die Umsetzung: Microsoft 365, insbesondere Power Automate
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