Projektplanung ohne Ballast – braucht es wirklich MS Project?

Nicht jedes Projekt erfordert komplexe Software wie MS Project. Oft lassen sich Vorhaben mit schlankeren Methoden genauso effizient steuern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wann MS Project wirklich sinnvoll ist und welche Alternativen Ihnen helfen, Projekte einfacher und flexibler zu managen.

Warum simple Methoden in Projekten manchmal besser sind

Projekte brauchen eine gute Planung, um erfolgreich zu sein. Je größer das Projekt, desto mehr Aufwand muss im Vorfeld in die Planung investiert werden. Das Werkzeug der Wahl ist hier für viele Unternehmen Microsoft Project. MS Project ist eine sehr vielseitige Software, die gerade bei komplexen Projekten eine gute Unterstützung bietet. Viele Projekte erreichen jedoch nicht diese Größenordnung oder starten in einer kleineren Form, für die eine Planung in MS Project viel zu ambitioniert wäre.

„Welches Tool empfiehlst du eigentlich für das Projektmanagement?“ Diese Frage bekomme ich als Digital Consultant immer wieder gestellt. Als erfahrener Berater gebe ich die Consulting-Antwort schlechthin: „Kommt drauf an“. Ja, aber worauf? Auf verschiedene Aspekte. Welches Tool geeignet ist, hängt von der Größe des Projekts ab, gemessen zum Beispiel in Personen, Aufgaben oder Zeit. Die Komplexität des Projekts ist ein entscheidender Faktor, ebenso wie die Organisationsform. Ein Wasserfallprojekt erfordert andere Werkzeuge als ein agiles Projekt. Und ob ein Projekt überhaupt den Kriterien eines „Projekts“ im klassischen Sinne entspricht, spielt ebenfalls eine Rolle. Es gibt kein „one size fits all“.

Nimmt man da nicht einfach MS Project?

Microsoft Project ist die ideale Wahl, wenn man die Lizenz hat und es bedienen kann. Die Projektmanagementmethode muss zur Software passen, dann ist Project das Werkzeug der Wahl. Manchmal stellt sich die Frage gar nicht, weil Project im Toolset des Unternehmens „gesetzt“ ist. Auf jeden Fall kommt Project dann ins Spiel, wenn einfachere Werkzeuge überfordert sind und der hohe Aufwand für das System in Kauf genommen werden kann. Die Logik des Ressourcen- und Terminmanagements macht es zu einem Kandidaten für große und komplexe Projekte. Es gibt also gute Gründe für Project, aber diese müssen auch vorhanden sein. Schauen wir uns im Kontrast dazu an, warum man sich auch anders orientieren könnte.

Was spricht für andere Tools?

Wer Microsoft Project durch ein anderes Software-Schwergewicht ersetzen möchte, findet Alternativen in Hülle und Fülle. Ebenso mangelt es nicht an Vergleichsartikeln, die das „beste“ Werkzeug für das Projektmanagement suchen.Allen gemeinsam ist jedoch, dass es sich um große und komplexe Produkte handelt, die auf Großprojekte im Enterprise-Stil ausgerichtet sind. Wer es einfacher und intuitiver mag, sollte sich nach ganz anderen Tools umsehen. Project und seine Konkurrenten sind sicher nicht dafür geeignet, den Projektverlauf schnell und verständlich zu skizzieren und anderen einen Überblick zu verschaffen. Eine „weiche“ Projektdefinition, die sich während der Umsetzung ändert, oder ein Ablauf, der nicht dem Lehrbuch folgt (was z.B. bei IT-Infrastrukturprojekten häufig vorkommt), lassen die Projektleitung mit Project schnell verzweifeln.

Ein paar bewährte Ideen

Am Anfang eines Projektplans steht oft eine simple Liste. Details fehlen noch, es geht ums „Große und Ganze“. Hier leisten Notiz- oder Textprogramme gute Arbeit. Listen lassen sich einrücken, umstrukturieren und verfeinern – oft reicht das völlig aus. Falls nicht, bilden sie die Grundlage für ein anderes Tool. Die nächste Stufe sind Tabellen. Excel eignet sich gut, weil es flexibel ist und fast überall verfügbar. Zusätzliche Spalten lassen sich jederzeit ergänzen. Gantt-Diagramme kann man damit auch erstellen, aber für komplexe Projekte mit Abhängigkeiten stößt Excel an Grenzen – dann wird MS Project relevant.

Für weniger lineare Projekte eignen sich Karten-Tools, bekannt aus der Kanban-Methodik .Jede Aufgabe kommt auf eine (virtuelle) Karte, die in Spalten wie „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ sortiert wird. Zusätzliche Spalten oder Labels sind möglich, sollten aber nicht ausufern.

Tipp: Analoge Karten an einer Wand verschieben hilft oft mehr als digitale Varianten. Probieren Sie es aus und dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen!

Was Sie immer tun sollten

Ich habe zwei Tricks, die ich immer anwende, auch bei einfachen Projektlisten. Damit laufen Projekte garantiert besser. Trick 1: Aufgaben als Aufgaben formulieren. Wir neigen dazu, in Listen und Plänen nur Stichworte zu notieren. Dann wissen wir schon, was zu tun ist. Doch nach 14 Tagen ist das oft nicht mehr der Fall, und spätestens die Kollegin versteht unsere Stichworte anders. Deshalb Aufgaben immer mit Objekt und Verb formulieren, damit man genau weiß, was womit zu tun ist. „Gebäudeplan erstellen“ ist viel konkreter, als wenn da nur „Gebäudeplan“ steht. So ist zum Beispiel klar, dass der Plan erstellt und nicht geliefert werden muss.

Trick 2: Die logische Ergänzung – Sobald mehr als eine Person am Projekt beteiligt ist, schreiben Sie zu jeder Aufgabe explizit, wer sie erledigen soll.Wählen Sie eine Person und kein Team, aber das kann vom Einzelfall abhängen.

Warum fehlt hier Trick 3, nämlich die Angabe eines Termins? Unserer Erfahrung nach übersehen Planer das Datum nicht so leicht, wohl aber die Zuständigkeit (Trick 2) und die genaue Formulierung (Trick 1). Aber umso besser: Sie werden sicherlich noch weitere Tricks für Ihren Werkzeugkasten einfallen lassen.