Projektplanung ohne Ballast – braucht es wirklich MS Project?
Nicht jedes Projekt erfordert eine komplexe Software wie MS Project. Oft lassen sich Vorhaben mit schlankeren Methoden genauso effizient steuern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wann MS Project wirklich sinnvoll ist und welche Alternativen Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte einfacher und flexibler zu managen.
Warum simple Methoden in Projekten manchmal besser sind
Damit Projekte erfolgreich sind, ist eine gute Planung unerlässlich. Je größer das Projekt, desto mehr Aufwand muss im Vorfeld investiert werden. Viele Unternehmen nutzen hierfür das Werkzeug Microsoft Project. MS Project ist eine sehr vielseitige Software, die insbesondere bei komplexen Projekten eine große Hilfe ist. Es gibt jedoch viele Projekte, die nicht diese Größenordnung erreichen oder in einer kleineren Form starten, für die eine Planung mit MS Project viel zu ambitioniert wäre.
„Welches Tool empfiehlst du eigentlich für das Projektmanagement?” Diese Frage bekomme ich als Digital Consultant immer wieder gestellt. Als erfahrener Berater gebe ich die Consulting-Antwort schlechthin: „Kommt drauf an.“ Ja, aber worauf? Auf verschiedene Aspekte. Welches Tool geeignet ist, hängt unter anderem von der Größe des Projekts ab, die sich beispielsweise anhand von Personen, Aufgaben oder Zeit messen lässt. Ein entscheidender Faktor ist die Komplexität des Projekts, ebenso wie die Organisationsform. Ein Wasserfallprojekt erfordert andere Werkzeuge als ein agiles Projekt. Auch die Frage, ob ein Projekt überhaupt den Kriterien eines „Projekts” im klassischen Sinne entspricht, spielt eine Rolle. Es gibt kein „one size fits all”.
Nimmt man da nicht einfach MS Project?
Wenn man die Lizenz hat und es bedienen kann, ist Microsoft Project die ideale Wahl. Die Projektmanagementmethode muss zur Software passen, dann ist Project das Werkzeug der Wahl. Manchmal stellt sich diese Frage gar nicht, weil Project im Toolset des Unternehmens fest integriert ist. Auf jeden Fall kommt Project dann ins Spiel, wenn einfachere Werkzeuge überfordert sind und der hohe Aufwand für das System akzeptiert werden kann. Die Logik des Ressourcen- und Terminmanagements macht Project zu einem geeigneten Werkzeug für große und komplexe Projekte. Es gibt also gute Gründe für Project – aber nur, wenn diese auch vorhanden sind. Betrachten wir im Kontrast dazu, warum man sich auch anders orientieren könnte.
Was spricht für andere Tools?
Wer Microsoft Project durch eine andere Software ersetzen möchte, hat die Qual der Wahl. Ebenso mangelt es nicht an Vergleichsartikeln, die das „beste” Werkzeug für das Projektmanagement suchen. Allen gemeinsam ist jedoch, dass es sich um große und komplexe Produkte handelt, die auf Großprojekte im Enterprise-Stil ausgerichtet sind. Wer es einfacher und intuitiver mag, sollte sich nach ganz anderen Tools umsehen. Project und seine Konkurrenten sind sicher nicht dafür geeignet, den Projektverlauf schnell und verständlich zu skizzieren und anderen einen Überblick zu verschaffen. Eine „weiche” Projektdefinition, die sich während der Umsetzung ändert, oder ein Ablauf, der nicht dem Lehrbuch folgt – was beispielsweise bei IT-Infrastrukturprojekten häufig der Fall ist –, führt bei der Projektleitung schnell zu Verzweiflung.
Ein paar bewährte Ideen
Oft beginnt ein Projektplan mit einer einfachen Liste. Details fehlen noch, es geht ums „Große und Ganze”. Hierfür eignen sich Notiz- oder Textprogramme sehr gut. Listen lassen sich einrücken, umstrukturieren und verfeinern – das reicht oft völlig aus. Falls nicht, bilden sie die Grundlage für ein anderes Tool. Die nächste Stufe sind Tabellen. Excel eignet sich hierfür gut, da es flexibel ist und fast überall verfügbar ist. Zusätzliche Spalten lassen sich jederzeit ergänzen. Damit kann man auch Gantt-Diagramme erstellen, aber bei komplexen Projekten mit Abhängigkeiten stößt Excel an Grenzen – dann wird MS Project relevant.
Für weniger lineare Projekte eignen sich Karten-Tools, wie sie aus der Kanban-Methodik bekannt sind: Jede Aufgabe kommt auf eine (virtuelle) Karte, die in Spalten wie „offen”, „in Arbeit” und „erledigt” sortiert wird. Zusätzliche Spalten oder Labels sind möglich, sollten aber nicht überhandnehmen.
Tipp: Analoge Karten an einer Wand verschieben hilft oft mehr als digitale Varianten. Probieren Sie es aus und dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen!
Was Sie immer tun sollten
Ich habe zwei Tricks, die ich immer anwende – selbst bei einfachen Projektlisten. Damit laufen Projekte garantiert besser. Trick 1: Aufgaben als solche formulieren. Wir neigen nämlich dazu, in Listen und Plänen nur Stichworte zu notieren. Dann wissen wir schon, was zu tun ist. Doch nach 14 Tagen ist das oft nicht mehr der Fall und spätestens die Kollegin versteht unsere Stichworte anders. Deshalb sollten Aufgaben immer mit Objekt und Verb formuliert werden, damit genau feststeht, was zu tun ist. „Gebäudeplan erstellen” ist zum Beispiel viel konkreter als nur „Gebäudeplan”. So ist beispielsweise klar, dass der Plan erstellt und nicht geliefert werden muss.
Trick 2: Die logische Ergänzung – Sobald mehr als eine Person am Projekt beteiligt ist, schreiben Sie zu jeder Aufgabe explizit, wer sie erledigen soll. Wählen Sie eine Person und kein Team, wobei dies vom Einzelfall abhängen kann.
Warum fehlt hier Trick 3, nämlich die Angabe eines Termins? Aus unserer Erfahrung übersehen Planer das Datum nicht so leicht, wohl aber die Zuständigkeit (Trick 2) und die genaue Formulierung (Trick 1). Aber umso besser: Ihnen werden sicherlich noch weitere Tricks einfallen, die Sie in Ihren Werkzeugkasten aufnehmen können.
