Wer an Roboter denkt, denkt vielleicht an humanoide Maschinen mit großen Augen, die in Pflegeheimen Gesellschaft leisten. Aber das ist nur ein kleiner Teil der Robotik. In diesem Artikel geht es um eine andere Art von Robotern – Software-Roboter, auch Bots genannt.
Diese digitalen Helfer übernehmen wiederkehrende Aufgaben, automatisieren Prozesse und helfen Unternehmen, effizienter zu arbeiten – ohne gleich alle bestehenden Systeme austauschen zu müssen. Gerade wenn Sie Ihr Unternehmen schrittweise digitalisieren möchten, bieten Bots eine clevere Lösung, um erste Erfolge zu erzielen. Wie das funktioniert und was Sie damit erreichen können? Das erfahren Sie hier.
Warum sind Software-Bots sinnvoll?
Software-Bots sind mehr als nur eine technologische Spielerei – sie lösen ein grundlegendes Problem: die Verschwendung wertvoller Arbeitszeit für monotone und repetitive Aufgaben. Denken Sie nur an alltägliche Aufgaben wie das manuelle Übertragen von Daten aus Excel in ein anderes System. Diese Aufgaben sind zeitaufwändig, fehleranfällig und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weder motivierend noch erfüllend. Der demografische Wandel verschärft das Problem zusätzlich – mit den Babyboomern geht eine Generation in Rente, die mit solchen Routinetätigkeiten aufgewachsen ist.
Aber auch unabhängig davon sollten sich Unternehmen fragen: Müssen hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich ihre Zeit mit repetitiven Prozessen verschwenden? Jede Stunde, die mit manuellen Übertragungen verbracht wird, fehlt dort, wo sie den größten Mehrwert schafft: bei der Kundenbetreuung, der Prozessoptimierung oder der Entwicklung neuer Ideen. Software-Bots übernehmen genau diese Aufgaben – schnell, effizient und fehlerfrei. Sie sorgen dafür, dass sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können: den Erfolg Ihres Unternehmens und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Beispiele für den Einsatz von Bots
Der Einsatz von Bots verbessert nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf Ihre Kunden. Dies möchte ich anhand von zwei Beispielen erläutern. Beide Beispiele sind im Bankenumfeld angesiedelt, lassen sich aber gut auf andere Branchen übertragen. Letztlich geht es bei der Digitalisierung aus Kundensicht immer darum, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen..
Anwendungsbeispiel 1: Adressrecherche mit Bot-Unterstützung
Stellen Sie sich vor, sie haben bei einer Bank einen sehr lang laufenden Sparvertrag, Sie wissen schon, so einen mit noch richtig hohen Zinsen. Regelmäßig wurden die Sparbeiträge von Ihrem Konto eingezogen und nun ist das neue Jahr da und was fehlt, ist der Kontoauszug. Was ist passiert? Sie sind umgezogen und haben Ihre neue Adresse nicht mitgeteilt. Zum Kundenservice gehört es aber nun mal, dem Kunden die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Das kann der Kontoauszug sein oder der Status der Bestellung oder die Verfügbarkeit bestimmter Komponenten. Dies betrifft alle Branchen, egal, ob es sich um B2B oder B2C handelt.
Anwendungsbeispiel 2: Vorgangsabschluss im Dokumentenmanagementsystem
Hier geht es auch um die Lösung eines sehr häufigen Problems, für das ein Bot sehr gut geeignet ist. Stellen Sie sich vor, Sie haben für Ihr Unternehmen eine Standardsoftware gekauft. Bestimmte Tätigkeiten müssen immer wieder ausgeführt werden, obwohl sie keinen Mehrwert bringen. Natürlich könnte man das Problem lösen, indem man die Standardsoftware an die eigenen Bedürfnisse anpasst. Das ist aber sehr aufwendig und teuer und in manchen Fällen gar nicht möglich. Im konkreten Fall ging es um das Dokumentenmanagementsystem unseres Kunden. Hier gab es bestimmte Vorgänge, die automatisch angelegt wurden, aber nicht benötigt wurden. Die Vorgänge wurden von den Mitarbeitern gesplittet und dann geschlossen. Das macht jetzt der Bot. Er sucht den entsprechenden Postkorb, filtert die passende Vorgangsart und -nummer heraus, splittet die Vorgänge und schließt sie ab. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Zeit nun sinnvoll und produktiv für die Erfüllung der Kundenbedürfnisse einsetzen.
Von manueller Arbeit zu intelligenter Automatisierung – Ein direkter Vergleich
Viele Unternehmen setzen noch immer auf manuelle Prozesse, die nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig sind. Das folgende Beispiel zeigt, wie durch den Einsatz von Software-Bots ehemals händische Tätigkeiten vollständig automatisiert werden können – mit enormen Effizienzgewinnen.
Früher: Langsame, manuelle Bearbeitung
Bevor die Automatisierung eingeführt wurde, musste eine Vielzahl an manuellen Schritten durchlaufen werden, um Adressdaten zu verarbeiten und zu aktualisieren:
1️⃣ Batchlauf-Erstellung – Zur Identifikation der betroffenen Kunden musste ein Batchlauf gestartet werden, der die relevanten Daten ermittelte.
2️⃣ Datenexport nach Excel – Die Ergebnisse wurden in eine Excel-Tabelle exportiert, um sie weiter zu bearbeiten.
3️⃣ Manuelle Datenübertragung ins Legacy-System – Mitarbeitende mussten die betroffenen Listeneinträge händisch in das bestehende System einpflegen.
4️⃣ Adressrecherche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) – Jede Adresse wurde einzeln überprüft, um festzustellen, ob es alternative Informationen gibt.
5️⃣ Erstellung einer zusätzlichen Excel-Liste – Nicht recherchierbare Kundenadressen wurden in einer separaten Datei erfasst.
6️⃣ Weitergabe der Liste an ein externes Adressermittlungsunternehmen – Die Excel-Tabelle wurde manuell an einen Dienstleister übermittelt.
7️⃣ Statusänderung im Legacy-System – Unbekannte Adressen mussten manuell im System gekennzeichnet werden, um weiteren unnötigen Postversand zu verhindern.
❌ Herausforderungen:
- Hoher Zeitaufwand durch repetitive manuelle Eingaben.
- Fehleranfälligkeit durch manuelle Übertragungen.
- Verzögerungen durch lange Bearbeitungszeiten.
- Unnötige Kosten für papierbasierte Prozesse und Fehlerkorrekturen.
Heute: Automatisierung mit Software-Bots
Durch den Einsatz intelligenter Bots wurden diese ineffizienten Prozesse vollständig digitalisiert und optimiert:
✅ Automatische Erkennung neuer Daten – Der Bot-Orchestrator fragt täglich automatisch neu hinzugekommene unbekannte Adressen im Legacy-System ab. Kein manueller Batchlauf mehr notwendig.
✅ Direkte Datenverarbeitung – Die ermittelten Adressen werden vom Bot direkt ins Zielsystem geschrieben, ohne dass Mitarbeitende eingreifen müssen.
✅ Automatisierte Adressrecherche – Anstatt manuell nach Adressen zu suchen, übermittelt der Bot die nicht recherchierbaren Kundenadressen automatisch über eine REST API an das externe Adressermittlungsunternehmen.
✅ Selbstständige Statusaktualisierung – Der Bot ändert automatisch den Adressstatus im Legacy-System, sodass kein unnötiger Postversand mehr erfolgt.
🚀 Das Ergebnis:
- Massive Zeitersparnis – Routineaufgaben laufen nun vollautomatisch ab.
- Geringere Fehlerquote – Keine manuellen Eingabefehler mehr.
- Höhere Geschwindigkeit – Prozesse werden in Echtzeit ausgeführt, anstatt in mehreren Tagen oder Wochen.
- Optimale Ressourcennutzung – Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt repetitive Tätigkeiten auszuführen.
Die Automatisierung mit Software-Bots macht nicht nur bestehende Prozesse effizienter, sondern eliminiert auch unnötige Arbeitsschritte. Unternehmen sparen Zeit, reduzieren Kosten und verbessern ihre Datenqualität – ein klarer Vorteil für den digitalen Wandel.
Fazit
Roboter sind mehr als nur ein Zukunftsthese – sie sind eine effiziente Möglichkeit, den Einstieg in die Digitalisierung zu meistern. Sie übernehmen repetitive Tätigkeiten, steigern die Effizienz und entlasten die Mitarbeitenden, ohne dass Unternehmen gleich eine komplette digitale Transformation durchführen müssen.
Vor allem in der Industrie, in der Logistik und im Dienstleistungssektor steigern Robotiklösungen die Produktivität, reduzieren Fehlerquoten und optimieren Prozesse. Aber auch darüber hinaus bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, erste Schritte in Richtung Automatisierung zu gehen und Erfahrungen mit digitalen Technologien zu sammeln.
Roboter sind somit nicht nur Werkzeuge zur Effizienzsteigerung, sondern auch Wegbereiter für die digitale Zukunft. Unternehmen, die frühzeitig in Robotik investieren, legen den Grundstein für eine nachhaltige, wettbewerbs- und zukunftsfähige Unternehmensstrategie.
